Najczęstsze pytania

Dobieramy, wdrażamy i prowadzimy wsparcie wirtualnej asystentki dla Twojej firmy. Zaczynamy od krótkiej rozmowy o zadaniach i narzędziach, potem przygotowujemy propozycję, a po jej akceptacji dobieramy asystentkę i ustalamy zasady pracy. W trakcie współpracy masz jeden punkt kontaktu i regularny raport z wykonanych zadań, więc zawsze wiesz, kto odpowiada za Twoje sprawy. Cały proces opisujemy krok po kroku na stronie Jak wygląda współpraca.

Co miesiąc masz do dyspozycji ustaloną pulę godzin pracy asystentki i listę zadań, które w tym czasie realizuje. Płacisz za godziny pracy, a nie za etat, więc nie ponosisz kosztów rekrutacji, stanowiska pracy ani przestojów. Pulę i zakres dobieramy razem z Tobą na podstawie tego, co faktycznie zabiera czas w Twojej firmie. Gdy priorytety się zmieniają, zmieniamy zakres albo liczbę godzin – zasady wprowadzania zmian opisujemy w ofercie i umowie.

Wycena zależy od zakresu i liczby godzin – po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję. Nie publikujemy cennika, bo podobne na pierwszy rzut oka zakresy potrafią wymagać zupełnie innego nakładu pracy. Na liczbę godzin najbardziej wpływa to, jakie zadania chcesz przekazać, jak często się powtarzają i w ilu narzędziach trzeba je wykonać. Żeby propozycja była trafna, opisz to w formularzu w kilku zdaniach.

To częsta sytuacja na starcie. W formularzu wybierz opcję „Nie wiem – doradźcie” i opisz, co chcesz przekazać. Na rozmowie przejdziemy przez zadania i pomożemy oszacować pulę, a po pierwszym miesiącu sprawdzimy ją na danych z raportu. Przykład tego, ile pracy mieści się w niewielkiej puli godzin, pokazujemy w artykule Ile zadań udało się zrealizować VA w pakiecie 10h?

Zasady rozliczania takich sytuacji są opisane w ofercie i umowie – szczegóły poznasz przed podjęciem decyzji o współpracy. Na bieżąco widzisz w raporcie, ile godzin zostało przepracowanych i na jakie zadania. Jeśli pula przestaje pasować do potrzeb, wspólnie dopasowujemy zakres albo liczbę godzin. Dzięki raportom taką decyzję podejmujesz na podstawie liczb, a nie wrażeń.

Nie rekrutujesz, nie organizujesz stanowiska pracy i nie płacisz za czas, w którym nie ma zadań. Asystentka pracuje zdalnie w ustalonej puli godzin, a zakres zmienia się razem z potrzebami firmy. Etat ma sens, gdy potrzebujesz osoby na pełen wymiar albo na miejscu w biurze. Zestawienie etatu, wirtualnej asystentki i freelancera znajdziesz na stronie Kim jest wirtualna asystentka?

Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze i proponujemy termin krótkiej, bezpłatnej konsultacji. Na rozmowie doprecyzujemy zadania, narzędzia i orientacyjną liczbę godzin, a potem przygotujemy propozycję współpracy. Warto mieć pod ręką listę zadań, które chcesz przekazać, i narzędzi, w których pracujesz. Zgłoszenie do niczego nie zobowiązuje – decyzję podejmujesz po zapoznaniu się z propozycją.

Termin startu ustalamy na rozmowie. Zależy od zakresu zadań, narzędzi i dostępów, które trzeba przygotować, a także od tego, kiedy chcesz zacząć – możesz to zaznaczyć w formularzu. Wdrożenie idzie sprawniej, gdy lista zadań i dostępy są gotowe przed pierwszym dniem pracy asystentki. Pierwszy krok jest prosty: na zgłoszenie odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.

Wystarczy kilka rzeczy, które ustalamy wspólnie podczas wdrożenia:

• lista zadań do przekazania – nawet robocza, z zaznaczeniem, co jest najpilniejsze
• dostępy do narzędzi, w których asystentka ma pracować, najlepiej na osobnym koncie
• zasady: jak odpowiadać, które sprawy wymagają Twojej decyzji, jakie terminy obowiązują
• osoba po Twojej stronie, która odpowiada na pytania w pierwszych tygodniach

O tym, jak dobrze przekazywać zadania, piszemy w artykule Zarządzanie przez delegowanie.

Godziny i dni pracy ustalamy na rozmowie, bo zależą od rodzaju zadań. Inaczej planuje się obsługę skrzynki, która wymaga regularnych przeglądów w ciągu dnia, a inaczej zadania projektowe z terminem na koniec tygodnia. Jeśli Twoja firma ma stałe godziny kontaktu z klientami, powiedz o tym na konsultacji. Ustalenia zapisujemy w zasadach współpracy, żeby było jasne, kiedy możesz spodziewać się reakcji.

Sposób zastępstw i zapewnienia ciągłości pracy ustalamy na rozmowie, zanim zacznie się współpraca. Dużo ułatwiają spisane instrukcje do powtarzalnych zadań i porządek w dokumentach – warto zadbać o nie już podczas wdrożenia. Dzięki nim zadania nie zależą od pamięci jednej osoby. Jeśli ciągłość jest dla Ciebie szczególnie ważna, na przykład przy obsłudze klienta, zaznacz to na konsultacji.

Języki obsługi ustalamy na rozmowie. Jeśli część zadań wymaga kontaktu po angielsku albo w innym języku, napisz o tym w formularzu, a uwzględnimy to przy doborze asystentki. Zaznacz też, czy chodzi o korespondencję pisemną, czy o rozmowy, bo to dwa różne wymagania. Im dokładniej opiszesz te zadania i ich częstotliwość, tym trafniejszą propozycję przygotujemy.

Kanał komunikacji ustalamy podczas wdrożenia. Może to być e-mail, komunikator zespołu albo system zadań – najlepiej narzędzie, którego Twoja firma już używa. Ważne, żeby zlecenia trafiały w jedno miejsce: wtedy nic nie ginie, a Ty widzisz status każdej sprawy. Więcej o organizacji pracy na odległość piszemy w kompendium wiedzy o pracy zdalnej.

Czas reakcji ustalamy na starcie i zapisujemy w zasadach współpracy. Zależy od rodzaju zadań i godzin pracy asystentki: inne oczekiwania ma się wobec obsługi skrzynki, a inne wobec prezentacji na przyszły tydzień. Sprawy pilne warto oznaczać w umówiony sposób, żeby od razu było wiadomo, co ma pierwszeństwo. Dzięki temu wiesz, czego się spodziewać, i nie musisz sprawdzać, czy wiadomość dotarła.

Dostajesz raport z wykonanych zadań i przepracowanego czasu. Formę i częstotliwość raportu ustalamy podczas wdrożenia, tak żeby był czytelny i nie wymagał od Ciebie dodatkowej pracy. Dzięki temu wiesz, za co płacisz, i łatwo ocenisz, czy pula godzin pasuje do potrzeb. Raport to także dobry punkt wyjścia do rozmowy o zmianach zakresu.

W sprawach współpracy masz jeden punkt kontaktu po naszej stronie. Tam zgłaszasz uwagi, zmiany zakresu czy liczby godzin, a my ustalamy, co zmienić w organizacji pracy. Bieżące zadania przekazujesz bezpośrednio asystentce w ustalonym kanale. Nie musisz więc rozdzielać spraw między wiele osób: organizacyjne trafiają do nas, a operacyjne – do asystentki.