Zarządzanie przez delegowanie – współpraca z Wirtualną Asystentką

Rozdzielanie zadań przypisane jest liderom zespołów i grup w kilku celach. Na pewno aby osiągnąć założony cel w wyznaczonym czasie i zwiększyć efektywność zespołu. Prawidłowe delegowanie zadań zwiększa wydajność i zaangażowanie zespołu. W samym liderze, managerze zespołu leży duża odpowiedzialność za wyznaczenie zadań i przypisanie ich odpowiednim osobom w zespole.

Trzeba wiedzieć jak delegować zadania. W delegowaniu zadań nie chodzi tylko o sam fakt delegowania i przenoszenia ze swojej listy zadań na innych i uznanie tego za zarządzanie przez delegowanie. Oddelegowanie zadania wiążę się także z przekazaniem w pewien sposób odpowiedzialności za wykonaną pracę. Każdy kto deleguje zadania powinien wyrabiać poczucie motywacji i odpowiedzialności. Nie można oczekiwać rezultatów jeżeli nie przekażemy odpowiednich narzędzi lub wiedzy, która pozwoli zadanie zrealizować prawidłowo. Pracownik lub podwykonawca zadania znając warunki, narzędzia i obszar w jakim może się poruszać, samodzielnie wyznaczy drogę do realizacji celu, biorąc za to odpowiedzialności i kierując się tym samym motywacją.

Budowanie odpowiedzialności i motywacji w współpracowniku przy delegowaniu zadania to nie wszystko. Trzeba zdobyć się na zaufanie i nie obawiać się oddelegowania. W delegowaniu pracy i zadań nie może zabraknąć zaufania do podwykonawcy. Nie można  zakładać z góry, że nikt tak dobrze nie poradzi z zadaniem jak my sami.

Jakie mamy cele przy delegowaniu zadań?

Na pewno jednym z ważniejszych celów jest to, co zostało powiedziane na początku. Delegujemy zadania aby realizować cele w określonym czasie. Delegowanie zwiększa wydajność firmy, organizacji którą zarządzamy, delegowanie usprawnia wdrażanie innowacji a to pozwala odnosić sukcesy i rozwijać firmę. 

Decydując się na założenie działalności i firmy każdy staje przed tymi samymi wyzwaniami, problemami.  Właściciel czy przedsiębiorca w pierwszym okresie funkcjonowania firmy wiele spraw, zadań i obowiązków bierze na siebie. Jednak przychodzi taki moment w życiu każdego przedsiębiorcy o podjęciu decyzję i przyjęciu pracownika w trybie stacjonarnym a coraz częściej w trybie zdalnym. Zaczynamy oddelegowywać pewien obszar pracy, który jest czasochłonny, rutynowy aby zrobić przestrzeń na zadania i cele strategiczne, które są  przypisane właścicielom, managerom, osobom zarządzającym. Delegując zadania zwiększamy bufory czasowe, tym samy zaczynamy realizować kolejny cel, czyli rozwijać przedsiębiorstwo, firmę. Oczywistym jest, że rozwój prowadzi do zwiększenia dochodów i przekłada się na wyniki finansowe, ludzie prowadzą biznesy aby zarabiać. 

Zasady delegowania

Chcąc dobrze delegować zadania trzeba wiedzieć o kilku zasadach. Na pewno im szybciej podejmiemy decyzję o delegowaniu tym lepiej. Prowadząc własny biznes powinniśmy być świadomi tego co, powinniśmy zrobić sami a co możemy zlecić. Przekazując zadania do zrealizowania nie delegujemy dla samego delegowania. Trzeba wiedzieć w jakim celu zlecamy. Dobrze jak pracownik, podwykonawca zna cel zadania i rozumie czemu ma służyć praca, którą ma wykonać. 

Coraz częściej zlecamy zadania w trybie zdalnym. We współpracy zdalnej warto jest zadbać  o odpowiednie narzędzia, które pomogą zlecać zadania, rozpisywać etapy, pokazywać  efekty pracy, komunikować się, wymieniać informacjami. Samo narzędzie ma ułatwiać przekaz zadania i pracę nad projektem. Delegując zadania należy upewnić się czy druga strona zrozumiała zadanie i nie ma wątpliwości. Pytanie o zrozumienie nie godzi ani jednej, ani drugiej strony. To raczej przejaw odpowiedzialności i zapobieganie niedomówieniom i niejasnościom w komunikacji. 

Warto podkreślić kolejną istotę w delegowaniu zadań, to terminowość. Zlecając zadania należy określać ramy czasowe i realny termin. Wyznaczanie bezpiecznych ram czasowych pozwoli uniknąć pośpiechu, ryzyka i błędów jaki może wywołać zbyt krótki czas na wykonanie zadania.

Problemy przy delegowaniu 

Delegowanie zadań to nie pozbywanie się z obowiązku i odpowiedzialności. Należy unikać zlecania hurtem tylko dlatego, że delegowanie to domena lidera, managera i jest przejawem zarządzania. Delegować trzeba z głową. Fundamentalne jest to, żeby wiedzieć co, komu zlecić i delegować zgodnie z jego możliwościami, ofertą i usługami jakie proponuje jeżeli mowa jest o podwykonawcy. 

Problemem przy delegowaniu może okazać się także nadmierna kontrola. W delegowaniu zadań należy wykazać się dojrzałością. Nie należy się spodziewać efektu pracy na drugi dzień po jego zleceniu, jeśli wiązało się to z zebraniem np. konkretnych informacji w wąskiej dziedzinie. Warto pytać czy zadanie jest jasne i dawać poczucie wsparcia na dowolnym etapie, niż przejawiać ciągłą kontrolę.

W delegowaniu problemem może okazać się zła komunikacja, jej brak lub błędy w komunikowaniu się. Ważnym elementem w pracy zespołowej jest dawanie i otrzymywanie informacji zwrotnej. Decydując się na delegowanie należy pamiętać aby przekazywać informacje, które pozwolą zrealizować zadanie. Pracownik, wykonawca czy też podwykonawca liczy na feedback. Brak feedbacku może rzutować negatywnie na dalszą współpracę. 

Korzyści z delegowania

To chyba najprzyjemniejsza część delegowania. Możliwość delegowania to pewnego rodzaju wartość. Oddelegowywanie zadań rzutuje na całość firmy, jej pozycję i wizerunek. Ten kto oddelegowuje czyli np. manager, właściciel, dyrektor może lepiej skupić się na zadaniach, które są jemu przypisane i wynikają ze stanowiska jakie zajmuje. Dzięki temu oni sami jak i cała organizacja osiąga zamierzone cele. Zlecając pracownikom, współpracowników i wykonawcom dajemy szansę na rozwój kompetencji i usług. Dzielenie pracy poprawia ogólną wydajność przedsiębiorstwa i poczucie wspólnej misji. Zyskuje zlecający zadanie, wykazują się umiejętnościami managerskimi i kompetencjami przypisując konkretne projekty odpowiednim członkom zespołu. Zleceniobiorca wywiązując się ze swojej pracy zyskuje dobrą opinię i rekomendacje. W finale wszyscy zyskują korzyści materialne. Za wykonaną pracę, zadanie należy zapłacić.

Dlaczego tak ciężko jest delegować, czyli o oporach przy delegowaniu. 

Powodów dla których nie delegujemy może być wiele. Nie wiemy często jak to robić, mamy poczucie, że te zadania są przypisane tylko nam. Kolejnym oporem jest wizja, że przekazanie informacji na temat zadania zajmie za dużo czasu, więc wolimy zająć się  tym osobiście. Tłumacząc przede wszystkim sobie, że czas który poświęcimy na przygotowanie do oddelegowania można przeznaczyć na wykonanie zadania. Utrata kontroli nad tym co się dzieje w firmie. Skoro nie wykonujemy tej pracy samodzielnie to jaką mamy mieć pewność, że zostanie ona wykonana prawidłowo? Nie wiemy komu zlecać zadanie bo brakuje współpracowników, wykonawców.

Delegowanie przy współpracy zdalnej

Coraz więcej firm i usług przenosi się dziś do Internetu, następstwem tego jest podejmowanie pracy w trybie zdalnym czy też budowa zespołów rozproszonych. Prowadząc biznesy online i stacjonarnie szukamy sposobów na oszczędność przy jednoczesnym osiąganiu celów. Nie każda firma potrzebuje zatrudnić pracownika stacjonarnie. Tworzyć odrębne stanowisko pracy i ponosząc przy tym koszty zatrudnienia np. związane z umową. Coraz częściej firmy szukają podwykonawców z własnymi działalnościami, proponujących rozliczenie fakturowe pracujących w systemie zdalnym.

Bez względu czy biznes, który prowadzimy jest online czy offline przyjdzie się nam mierzyć z decyzją o delegowaniu. Spotkają nas te same dylematy co, we współpracy stacjonarnej. Z pomocą idą cyfrowe narzędzia, które ułatwiają współpracę zdalną. Cyfrowy rynek oferuje narzędzia do zarządzania zadaniami, systemy do monitorowania czasu pracy. Rozwój komunikatorów internetowych pozwala na spotkań online zespołów dzięki temu możemy rozmawiać z pracownikami i partnerami biznesowymi online. Zebrania firmowe nie musza odbywać się w salce obok. Miejsce do spotkań daje nam sieć i Internet.

Praca i współpraca zdalna wciąż nie jest odpowiednia dla każdego. W pracy w systemie zdalnym również trzeba wykazać się dojrzałością, odpowiedzialnością, organizacją pracy zarządzaniem sobą w czasie. To dotyczy zarówno strony zlecającej jak i wykonującej zlecenie. Wciąż wielu pracodawców, zleceniodawców kieruje się zasadą ograniczonego zaufania przy współpracy zdalnej i wykorzystuje programy do kontroli zespołu. Współpraca zdalna i delegowanie zdalnie jest w pewien sposób charakterystyczne. Trzeba się nauczyć pracować w systemie zdalnym i delegować zdalnie i jest to ciągłe doskonalenie dwóch stron zarówno zlecającej jak i wykonującej.

Emilia Wasążnik
Assistant Support Wirtualna Asystentka