Centrum Wirtualnej Asysty
Wirtualna asystentka dla Twojej firmy
Oddaj nam administrację, skrzynkę, kalendarz i obsługę klienta. Dobieramy, wdrażamy i prowadzimy wsparcie wirtualnej asystentki – a Ty wracasz do pracy, na której zarabiasz.
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Brzmi znajomo?
Firma rośnie, a Ty grzęźniesz w zadaniach, które może przejąć ktoś inny
W wielu małych i średnich firmach właściciel traci każdego tygodnia wiele godzin na pracę, która jest potrzebna, ale nie wymaga jego kompetencji. Wirtualna asystentka przejmuje ją zdalnie, w ustalonych godzinach i według ustalonych zasad.
Skrzynka rośnie szybciej, niż odpisujesz
Ważne wiadomości giną między ofertami i powiadomieniami, a klienci czekają na odpowiedź.
Dokumenty zbierasz w ostatniej chwili
Faktury, umowy i potwierdzenia trafiają do księgowej z opóźnieniem, a koniec miesiąca to nerwy.
Kalendarz układa się sam – zwykle źle
Przekładanie spotkań, przypomnienia i ustalanie terminów zjadają czas, który miał być na sprzedaż.
Projekty stoją, bo nikt nie pilnuje terminów
Zadania rozjeżdżają się między ludźmi i narzędziami. Brakuje osoby, która trzyma całość.
Co możesz zlecić
Wsparcie dla firm
Osiem obszarów, w których wirtualna asystentka realnie odciąża zespół. Możesz zacząć od jednego i rozszerzać zakres, gdy współpraca się sprawdzi.
Administracja i organizacja
Dokumenty dla księgowej, faktury, porządek w plikach i danych, zakupy, rezerwacje i sprawy, które zawsze czekają „na później”.
Skrzynka, kalendarz, sekretariat
Porządek w poczcie, odpowiedzi według ustalonych zasad, umawianie spotkań i pilnowanie kalendarza. Twoja recepcja online.
Obsługa klienta
Odpowiedzi na zapytania, obsługa zamówień i zwrotów, helpdesk e-mail i czat, porządek w CRM. Klienci nie czekają.
Koordynacja projektów
Terminy, zadania i spotkania pod kontrolą. Notatki, statusy, kontakt z podwykonawcami i przypomnienia, zanim coś się opóźni.
Formalności firmy i spółki
Korespondencja z urzędami i instytucjami, terminy, rejestry i dokumenty do podpisu. Organizacyjnie, w porozumieniu z Twoim prawnikiem i księgową.
Rekrutacje i sprawy zespołu
Ogłoszenia, wstępna selekcja zgłoszeń, umawianie rozmów, onboarding nowych osób i porządek w dokumentach zespołu.
Marketing i treści
Publikacje w mediach społecznościowych, newslettery, treści na stronę, research i redakcja. Regularnie, w tonie Twojej marki.
Grafika
Grafiki do social mediów, prezentacje, proste materiały reklamowe i szablony zgodne z identyfikacją firmy.
Księgowość, kadry i płace
Świadczymy je jako osobną usługę – to nie jest wirtualna asysta. Możesz zapytać o nie w tym samym formularzu, a przygotujemy osobną propozycję.
Jak to działa
Od zgłoszenia do stałego wsparcia w czterech krokach
Opisujesz potrzebę
Wypełniasz krótki formularz: czym się zajmujesz i co zabiera Ci czas. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Bezpłatna konsultacja
Na rozmowie ustalamy zadania, narzędzia, oczekiwania i orientacyjną liczbę godzin. Potem przygotowujemy propozycję.
Dobór i wdrożenie
Dobieramy asystentkę do Twoich zadań, ustalamy dostępy, kanał komunikacji i zasady raportowania.
Stała współpraca
Asystentka pracuje w miesięcznej puli godzin. Ty dostajesz raport i jeden punkt kontaktu, a zakres zmienia się razem z firmą.
Model współpracy
Płacisz za godziny pracy, nie za etat
Współpracujemy w modelu abonamentowym: ustalasz z nami miesięczną pulę godzin i zakres zadań. Nie rekrutujesz, nie organizujesz stanowiska pracy i nie płacisz za przestoje. Gdy potrzeby się zmieniają, zmieniamy zakres.
Ile to kosztuje? Wycena zależy od zakresu i liczby godzin – po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję.
Co dostajesz w każdej współpracy
- dobraną do zadań asystentkę, która zna Twoje narzędzia i zasady
- jasny zakres zadań i miesięczną pulę godzin
- ustalony kanał komunikacji i czas reakcji
- raport z wykonanych zadań i przepracowanego czasu
- jeden punkt kontaktu w sprawach współpracy
- możliwość zmiany zakresu, gdy firma się zmienia
Znamy ten zawód od środka
Od 2020 r. tworzymy bezpłatną wiedzę dla wirtualnych asystentek. Wykorzystujemy ją w pracy dla firm
Asystentkowo.pl zaczęło się od edukacji: poradników, wywiadów z praktyczkami i społeczności wirtualnych asystentek. Dzięki temu wiemy, jak pracuje dobra asystentka, jakich narzędzi używa i jak ułożyć współpracę, żeby od początku miała jasne zasady.
Wiedza dla VA jest i zostanie bezpłatna. Możesz do niej zajrzeć, zanim zdecydujesz się na współpracę – to dobry sposób, żeby zobaczyć, jak myślimy o pracy.
40+poradników i wywiadów o pracy wirtualnej asystentki
20+rozmów z praktyczkami i ekspertami
2020rok startu Centrum Wirtualnej Asysty
Społeczność: grupa na Facebooku i grupa na LinkedIn.
W skrócie
Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka (VA, od ang. virtual assistant) to specjalistka, która zdalnie wspiera firmę w zadaniach administracyjnych, organizacyjnych i komunikacyjnych. Pracuje w narzędziach firmy, w ustalonych godzinach, a rozliczenie obejmuje faktycznie przepracowany czas.
- W odróżnieniu od etatu nie rekrutujesz, nie organizujesz stanowiska i nie płacisz za przestoje.
- W odróżnieniu od przypadkowych zleceń masz stałą osobę, która zna Twoją firmę, i ustalone zasady współpracy.
Zaufanie i bezpieczeństwo
Twoje dane i dostępy pod kontrolą
Poufność w umowie
Zasady poufności i przetwarzania danych ustalamy na piśmie, zanim asystentka zacznie pracę.
Dostęp tylko do tego, co potrzebne
Uprawnienia nadajemy do konkretnych zadań, najlepiej przez menedżer haseł. Po zakończeniu współpracy dostępy są odbierane.
Przejrzyste raporty
Wiesz, co zostało zrobione i ile czasu to zajęło. Bez zgadywania, za co płacisz.
Dowiedz się więcej: Zasady bezpieczeństwa w wirtualnym biurze.
Z bloga
Wiedza dla firm, które chcą delegować
-
Wirtualna asystentka administracyjna a księgowa: co komu oddać
Asystentka zbiera faktury i pilnuje folderu. Księgowa księguje. Granica zadań, zanim oddasz komuś całą administrację.
-
Wirtualna asystentka czy etat? Co porównać, zanim poprosisz o cennik
Cennika na stronie nie ma. Zamiast stawek: co porównujesz, gdy zestawiasz etat ze współpracą z asystentką. Zakres, zastępstwo,…
-
Wirtualna sekretarka a wirtualna asystentka: czym się różnią
Sekretarka prowadzi recepcję: skrzynkę i kalendarz. Asystentka bierze szerszy, opisany kawałek firmy. Kiedy wystarczy jedno, a kiedy nie.
FAQ
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje wirtualna asystentka?
Wycena zależy od zakresu zadań i liczby godzin w miesiącu. Po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję dopasowaną do Twojej firmy. Nie publikujemy cennika, bo dwa podobne na pierwszy rzut oka zakresy potrafią wymagać zupełnie innego nakładu pracy.
Na czym polega współpraca w modelu godzinowym?
Ustalamy miesięczną pulę godzin i listę zadań. Asystentka pracuje w tym czasie dla Twojej firmy, a Ty widzisz w raporcie, co zostało zrobione. Gdy firma rośnie albo zmienia priorytety, zmieniamy zakres i liczbę godzin.
Nie wiem, ile godzin potrzebuję. Co wtedy?
To najczęstsza sytuacja. Zaznacz w formularzu „Nie wiem – doradźcie” i opisz zadania. Na rozmowie pomożemy oszacować zakres, a po pierwszym miesiącu sprawdzimy go na prawdziwych danych.
Jak szybko możemy zacząć?
Termin startu ustalamy na rozmowie. Zależy od zakresu zadań, narzędzi i dostępów, które trzeba przygotować. Na zgłoszenie odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Czy asystentka pracuje w naszych narzędziach?
Tak. Pracuje w narzędziach, których używa Twoja firma: w poczcie, kalendarzu, na dysku, w CRM czy systemie zadań. Jeśli jakiegoś procesu nie ma jeszcze w żadnym narzędziu, podpowiemy proste rozwiązanie.
Jak dbacie o poufność i dane?
Zasady poufności i przetwarzania danych ustalamy w umowie. Asystentka dostaje dostęp tylko do tego, czego potrzebuje do zadań, a po zakończeniu współpracy dostępy są odbierane. Więcej piszemy w artykule Zasady bezpieczeństwa w wirtualnym biurze.
Czy zajmujecie się też księgowością, kadrami i płacami?
Tak, ale jako osobną usługą – to nie jest wirtualna asysta. Zaznacz „Księgowość, kadry i płace” w formularzu, a przygotujemy osobną propozycję.
Jestem wirtualną asystentką. Czy mogę się u Was zgłosić?
Formularz na tej stronie jest przeznaczony dla firm i nie prowadzimy przez niego rekrutacji. Bezpłatną wiedzę o zawodzie znajdziesz w dziale Wiedza dla VA, a rozmowy z innymi asystentkami – w naszych grupach na Facebooku i LinkedIn.
Nie ma tu Twojego pytania? Zajrzyj do pełnego FAQ albo napisz do nas przez formularz poniżej.
Bezpłatna konsultacja
Opisz, czego potrzebujesz
Napisz w kilku zdaniach, co zabiera Ci czas. Resztę ustalimy na rozmowie.
- Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
- Na krótkiej rozmowie doprecyzujemy zakres i liczbę godzin.
- Przygotujemy propozycję współpracy dopasowaną do Twojej firmy.
- Zgłoszenie do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz e-mail? Napisz na biuro@asystentkowo.pl.