Terminy, dokumenty, rejestry
Formalności firmy i spółki pod kontrolą
Wirtualna asystentka prowadzi kalendarz terminów firmy, przygotowuje dokumenty do podpisu na podstawie Twoich wzorów, pilnuje obiegu podpisów i porządku w rejestrach umów i pełnomocnictw. To wsparcie organizacyjne, nie pomoc prawna – pracujemy w porozumieniu z Twoim prawnikiem i biurem rachunkowym.
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Brzmi znajomo?
Formalności nie są trudne – trudno o nich pamiętać
Każda firma ma swój kalendarz obowiązków: sprawozdania, zgromadzenia, odnowienia umów i polis, terminy wypowiedzeń, wygasające pełnomocnictwa. Do tego dokumenty, które trzeba przygotować, podpisać, zeskanować i odłożyć tam, gdzie da się je potem znaleźć.
Zwykle pilnuje tego właściciel albo zarząd – między sprzedażą a prowadzeniem zespołu. Prawnik i biuro rachunkowe wiedzą, co trzeba zrobić, ale ktoś musi zebrać dokumenty i podpisy i dopilnować, żeby nic nie przeleżało w skrzynce. Tę organizacyjną część może przejąć wirtualna asystentka.
Sygnały, że formalności potrzebują opiekuna
- o terminie dowiadujesz się w ostatniej chwili
- aktualnej wersji umowy szukasz w kilku skrzynkach
- nie wiesz od ręki, które pełnomocnictwa są aktualne
- dokumenty do podpisu czekają, bo nikt nie pilnuje obiegu
- pisma z urzędów i instytucji czekają, aż ktoś je przeczyta i przekaże dalej
Zakres usługi
Co przejmuje wirtualna asystentka w formalnościach firmy
Przejmujemy organizację: terminy, dokumenty, podpisy i porządek w rejestrach. Treść merytoryczną zatwierdzasz Ty, Twój prawnik albo biuro rachunkowe.
Kalendarz terminów firmy i spółki
Terminy sprawozdań, zgromadzeń, odnowień i umów zebrane w jednym kalendarzu. Daty ustalasz Ty, Twój prawnik albo biuro rachunkowe, a asystentka przypomina o nich z wyprzedzeniem.
Dokumenty do podpisu
Dokumenty przygotowane na podstawie wzorów od Ciebie albo Twojego prawnika: uzupełnione dane, pilnowanie wersji i formatowania, komplet załączników.
Obieg podpisów
Wysyłka dokumentów do podpisu, także elektronicznego, pilnowanie kolejności i terminów oraz odkładanie podpisanych wersji w ustalonym miejscu.
Korespondencja z urzędami i instytucjami
Korespondencja w sprawach organizacyjnych: zamawianie dokumentów, umawianie wizyt, wysyłka pism przygotowanych przez Ciebie lub prawnika i rejestr odpowiedzi.
Rejestr umów i pełnomocnictw
Rejestr umów, aneksów, pełnomocnictw i dokumentów korporacyjnych: kto, z kim, do kiedy i gdzie leży oryginał albo podpisany plik.
Aktualne dane w rejestrach
Sprawdzanie, czy dane firmy w publicznych rejestrach zgadzają się z dokumentami, i przygotowanie materiałów do zmian. Zgłoszenie składa osoba uprawniona.
Granice usługi
Organizacja – tak.
Pomoc prawna – nie
Formalności firmy i spółki to wsparcie organizacyjno-administracyjne. Asystentka dba o terminy, dokumenty i porządek, ale nie zastępuje prawnika ani księgowej. Dzięki temu od początku wiadomo, kto za co odpowiada.
- pilnujemy terminów, które ustalisz z prawnikiem lub biurem rachunkowym
- przygotowujemy dokumenty na Twoich wzorach i według Twoich wskazówek
- organizujemy podpisy, korespondencję i archiwum dokumentów
- przekazujemy prawnikowi i księgowej komplet informacji
Czego nie robimy
- Nie udzielamy porad prawnych ani podatkowych.
- Nie oceniamy umów, uchwał ani innych dokumentów pod kątem prawnym.
- Nie reprezentujemy Cię przed sądami ani urzędami.
- Nie prowadzimy w tej usłudze księgowości, kadr ani płac – to osobna linia usług.
Współpracujemy z Twoim prawnikiem i biurem rachunkowym. Jeśli sprawa wymaga opinii prawnej albo decyzji podatkowej, przekazujemy ją właściwej osobie z kompletem dokumentów.
Przykładowe zadania
Jak to wygląda w praktyce
Przykłady zadań, które asystentka wykonuje w ramach miesięcznej puli godzin. Dokładny zakres ustalamy na rozmowie – także z udziałem Twojego prawnika lub biura rachunkowego.
Terminy i kalendarz
- kalendarz terminów spółki uzgodniony z biurem rachunkowym
- przypomnienia o zgromadzeniach i posiedzeniach z wyprzedzeniem
- lista umów, które się kończą albo same przedłużają
- terminy odnowień polis, licencji, domen i abonamentów
- pilnowanie ważności pełnomocnictw i upoważnień
Dokumenty i podpisy
- uchwały i protokoły na wzorach od Twojego prawnika, uzupełnione danymi spółki
- umowy i aneksy na Twoich wzorach, gotowe do akceptacji
- wysyłka dokumentów do podpisu elektronicznego i pilnowanie kolejności
- podpisane wersje i skany w ustalonym archiwum
- zestawienie dokumentów dla prawnika lub księgowej
Urzędy, instytucje, rejestry
- zamawianie odpisów i zaświadczeń w ramach udzielonego upoważnienia
- pisma organizacyjne przygotowane do Twojego podpisu
- rejestr korespondencji z urzędami i instytucjami
- porównanie danych w rejestrach, np. KRS czy CEIDG, z dokumentami firmy
- dane do zgłoszenia zmian przygotowane dla osoby uprawnionej
Jak zaczynamy
Cztery kroki do porządku w formalnościach
Opisujesz potrzeby
W formularzu piszesz, jaką formę ma Twoja firma, z kim już współpracujesz i co dziś sprawia najwięcej kłopotu. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Ustalamy role
Na rozmowie ustalamy, co przejmuje asystentka, a co zostaje po stronie prawnika i biura rachunkowego, kto przekazuje wzory i kto zatwierdza dokumenty.
Przegląd dokumentów
Asystentka zbiera umowy, pełnomocnictwa i dokumenty korporacyjne, zakłada rejestry i kalendarz terminów, a niejasności zapisuje do wyjaśnienia z Tobą.
Stałe wsparcie
Asystentka pracuje w miesięcznej puli godzin. Dostajesz przypomnienia z wyprzedzeniem, raport z wykonanych zadań i uporządkowane dokumenty firmy.
Powiązane usługi
Co jeszcze możesz zlecić
Formalności często idą w parze z administracją biura i porządkiem w skrzynce. Księgowość, kadry i płace świadczymy osobno.
Administracja i organizacja
Dokumenty dla księgowej, faktury, porządek w plikach i danych, zakupy i sprawy, które czekają „na później”.
Skrzynka, kalendarz, sekretariat
Porządek w poczcie, odpowiedzi według ustalonych zasad, umawianie spotkań i pilnowanie kalendarza.
Księgowość, kadry i płace
Osobna linia usług, nie wirtualna asysta. Zapytasz o nią w tym samym formularzu, a przygotujemy osobną propozycję.
FAQ
Pytania o formalności firmy
Czy to jest pomoc prawna?
Nie. To wsparcie organizacyjno-administracyjne: terminy, dokumenty, podpisy, korespondencja i porządek w rejestrach. Nie udzielamy porad prawnych ani podatkowych i nie oceniamy dokumentów pod kątem prawnym. Pracujemy w porozumieniu z Twoim prawnikiem i biurem rachunkowym.
Skąd asystentka wie, jakie terminy obowiązują moją firmę?
Kalendarz budujemy na podstawie Twoich dokumentów, umów i informacji od prawnika lub biura rachunkowego. Asystentka nie interpretuje przepisów. Zbiera terminy w jednym miejscu, przypomina o nich z wyprzedzeniem i pilnuje, żeby potrzebne dokumenty były gotowe na czas.
Czy złożycie za mnie zgłoszenie do rejestru?
Przygotujemy dane i dokumenty oraz przypomnimy o terminie. Zgłoszenie składa osoba do tego uprawniona – Ty, członek zarządu albo Twój pełnomocnik. Dzięki temu odpowiedzialność za treść zgłoszenia jest jasna.
Jak wygląda współpraca z moim prawnikiem i biurem rachunkowym?
Na starcie ustalamy, kto przekazuje wzory dokumentów, kto zatwierdza ich treść i jak przekazujemy komplet do biura rachunkowego. Asystentka zbiera dokumenty, pilnuje terminów i obiegu podpisów, a prawnik i księgowa zajmują się merytoryką.
Czy wspieracie jednoosobowe firmy, czy tylko spółki?
Zakres dopasowujemy do formy i wielkości firmy. W spółkach zwykle jest więcej dokumentów korporacyjnych, takich jak uchwały i protokoły. W jednoosobowej działalności częściej chodzi o umowy, pełnomocnictwa, odnowienia i korespondencję. Szczegóły omawiamy na rozmowie.
Ile kosztuje obsługa formalności firmy?
Wycena zależy od zakresu i liczby godzin – po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję. Pracujemy w abonamencie miesięcznym: ustalamy pulę godzin i zakres zadań, a Ty płacisz za godziny pracy, nie za etat.
Jak chronicie poufne dokumenty firmy?
Zasady poufności i przetwarzania danych ustalamy w umowie, zanim asystentka zacznie pracę. Pracuje na Twoim dysku i w Twoich narzędziach, z dostępem tylko do tego, czego potrzebuje, a po zakończeniu współpracy dostępy są odbierane. Więcej piszemy w artykule Zasady bezpieczeństwa w wirtualnym biurze.
Warto przeczytać
Umowy i bezpieczeństwo dokumentów
Porządek w formalnościach zaczyna się od dobrze przygotowanych umów i jasnych zasad dostępu do dokumentów. Te materiały pomogą Ci przygotować się do rozmowy.