Jak prawidłowo wycenić zlecenie?

Zaczynasz działać w wirtualnej asyście i nie wiesz, jak wycenić pierwsze zlecenie? A może jesteś już Wirtualną Asystentką, ale klient napisał do Ciebie z nowym zadaniem? Przecież mu nie odmówisz! Uwielbiasz uczyć się nowych rzeczy i uwielbiasz wyzwania. Tylko ciągle się zastanawiasz, co klientowi odpisać na pytanie: ile to będzie kosztowało? Na to pytanie Ci nie odpowiem, ale mam nadzieję, że pomogę Ci odpowiednio wycenić Twoją pracę.

Co musisz uwzględnić, wyceniając zlecenie?

Przede wszystkim musisz pamiętać, że klient powinien zapłacić nie tylko za Twój czas, podczas którego wykonujesz samo zadanie, ale również za czas, który musisz poświęcić, aby się do niego przygotować. Co to oznacza? Opiszę na kilku przykładach:

1. Robiąc dla klienta grafiki, twój czas pracy to nie tylko działania w programie graficznym (np. w Canvie). To również czas, jaki musisz poświęcić na szukanie zdjęć czy wymyślanie odpowiedniego tekstu. To też czas, w którym wymyślasz projekt grafiki.
2. Jeżeli po raz pierwszy będziesz spisywała dla klienta transkrypcję, pamiętaj, aby rozliczyć się również za czas, który poświęcasz na konwersję pliku (jeżeli jest taka konieczność), na korektę czy redakcję tekstu oraz na ostatnie jego czytanie. Transkrypcja bardzo często nie polega wyłącznie na spisaniu samych słów.
3. Pisząc dla klienta artykuły, notatki czy inne treści nie zapomnij uwzględnić czasu, jaki musisz poświęcić na szukanie słów kluczowych, czy wykonanie researchu. Pamiętaj też o czasie pracy koncepcyjnej oraz o ewentualnej konieczności zgłębienia tematyki, której dotyczy materiał.

To tylko kilka przykładów, które mają zobrazować, że Twój czas to nie tylko realizacja zadania, ale również czas, który musisz poświęcić na przygotowanie się do jego wykonania. Jeżeli wykonując nowe zadanie, będziesz musiała zainwestować pieniądze w nowe programy czy dostępy, również uwzględnij to w wycenie. Nie zapomnij również, że Twoja cena powinna być dostosowana do terminu zakończenia zlecenia (im krótszy termin, tym wyższa kwota). Jeżeli zlecenie będzie wymagało od Ciebie pogłębienia specjalistycznej wiedzy, to również powinno mieć to wpływ na koszt usługi. Każdy dodatkowy wysiłek, który włożysz w nowe zlecenie, powinno mieć odzwierciedlenie w cenie.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu czasem w pracy Wirtualnej Asystentki.

Jak obliczyć czas potrzebny na wykonanie zlecenia?

To pewnie drugie pytanie, które Cię dręczy. Skąd masz wiedzieć, ile czasu potrzebujesz, aby zrealizować nowe zlecenie? Przecież to całkowicie nowe doświadczenie. 

Jeżeli do zlecenia zgłosiłaś się sama (np. na jakimś portalu lub grupie), to całkiem prawdopodobne, że klient poprosi Cię o próbkę Twojej pracy. I bardzo dobrze! Wykorzystaj to, aby zobaczyć, jak długo zajmuje Ci dane działanie. Uruchom w telefonie stoper lub licznik w jakimś programie/jakiejś aplikacji i zobacz, ile czasu zajmie Ci zrobienie próbki dla klienta. Mierzenie tego czasu, pozwoli Ci wstępnie oszacować, jak długo będziesz wykonywała dane zlecenie. Zanim zaproponujesz klientowi konkretny termin zakończenia prac, do otrzymanego czasu dodaj 30% lub 50%. Dzięki temu zyskasz małą poduszkę czasową.

Jeżeli z propozycją zlecenia wyszedł Twój dotychczasowy klient, taką próbkę musisz wykonać na własne potrzeby. Możesz też spróbować oszacować ten czas „na oko”. Pamiętaj jednak, żeby w takim przypadku zostawić sobie dużą poduszkę czasową. 

Jak zaplanować deadline zlecenia?

O tym, jak zarządzać swoim czasem będąc Wirtualną Asystentką, możesz przeczytać w poprzednim artykule. Jeżeli chcesz ustalić z klientem dzień, w którym oddasz zlecenie, przede wszystkim otwórz swój kalendarz lub program, w którym planujesz swój czas. Sprawdź kiedy miałabyś możliwość wykonania zlecenia (na podstawie próbnie określonego czasu) i… deadline zapisz na kolejny dostępny dzień. 

Przykładowo: jeżeli masz wykonać dla klienta grafiki, a z próbnej pracy wyszło Ci, że potrzebujesz na to zadanie godzinę, to już wiesz, że powinnaś zarezerwować półtorej godziny swojego czasu. Klient zgłasza się do Ciebie we wtorek. W środę masz czas, aby zrealizować zadanie i je zakończyć. Ale nie umawiaj się z klientem na środę, tylko na czwartek. 

Dlaczego proponuję Ci wydłużenie deadline’u? Abyś miała spokojną głowę. Jeżeli pojawią się jakieś problemy lub wykonanie zlecenia okaże się bardziej czasochłonne, nie będziesz musiała informować o tym klienta, bo ostateczny termin będziesz miała kolejnego dnia. Czyli zyskujesz ok. 24 h na zakończenie pracy 🙂 

Jak wyliczyć koszt usługi? Ile klient ma zapłacić?

Wiesz już, za co klient powinien zapłacić. Ale jaką stawkę powinnaś przyjąć? 

Przede wszystkim zastanów się, ile Ty chcesz zarobić? Pomyśl o swojej miesięcznej pensji, tygodniówce czy dniówce. Następnie oblicz ile wychodzi za godzinę Twojej pracy. Na koniec pomnóż tę stawkę przez oszacowany czas pracy. Jeżeli chcesz zarabiać 50 zł na godzinę, a wykonanie grafiki zajmie Ci 30 minut, to możesz wycenić jej zrobienie na 25 zł. To tak w bardzo wielkim skrócie. 

Warto zapytać się kolegów po fachu, jak oni wyceniają takie usługi. Tu jednak muszę Cię ostrzec – mało kto, napisze Ci konkretną stawkę. Najczęściej przeczytasz: to zależy… Więc po co pytać? Bo jednak od czasu do czasu zdarzają się ludzie, którzy nie robią z tego tajemnicy. Dzięki takiej informacji będziesz mogła sprawdzić, czy Twoja oferta odstaje od ceny rynkowej, czy nie. Możesz również poszperać w internecie i sprawdzić ogólnodostępne cenniki. Pamiętaj jednak, że często te cenniki mają niewiele wspólnego z rzeczywistością. 

Jest jedna podstawowa zasada: to Ty masz się czuć dobrze ze swoją stawką i masz być z niej zadowolona. Oczywiście warto obserwować rynek i zbytnio nie odstawać, jednak pamiętaj, że każdy ma inne umiejętności, inne doświadczenie i inne potrzeby. Dlatego stawki nigdy nie będą jednakowe. Trudno oczekiwać od specjalisty, aby wyceniał się tak, jak osoba dopiero zdobywające doświadczenie. I na odwrót: jeżeli będziesz się dopiero uczyć na kliencie, to trudno, abyś wyceniła swoją pracę, jakbyś miała 10-letnie doświadczenie. 

Jak ja robię? W przypadku nowego zlecenia zazwyczaj wprost informuję o tym klienta i albo proponuję stawkę poniżej rynkowej, albo decydujemy się na współpracę w zamian za opinię, wpis do portfolio czy kolejne zlecenia. Ja czuję się s tym dobrze, bo wiem, że tak naprawdę uczę się na tym kliencie, a klient ma świadomość, że daje szanse, abym się rozwijała (jego kosztem). Nie każdemu będzie odpowiadało takie rozwiązanie, ale ja… jeszcze nie żałowałam swojej decyzji.