Wirtualna asystentka dla firm
Wsparcie rekrutacji i spraw zespołu
Wirtualna asystentka przejmuje administracyjną część Twojej rekrutacji: przygotowuje i publikuje ogłoszenia, zbiera zgłoszenia, wstępnie je porządkuje według Twoich kryteriów i umawia rozmowy. Pomaga też wdrożyć nowe osoby i utrzymać porządek w sprawach zespołu. Decyzje o zatrudnieniu zawsze podejmujesz Ty.
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Brzmi znajomo?
Rekrutacja to w dużej mierze logistyka. A ta zwykle spada na Ciebie
W małej i średniej firmie rzadko ktoś zajmuje się rekrutacją na co dzień. Gdy trzeba kogoś zatrudnić, ogłoszenia, dziesiątki wiadomości i ustalanie terminów trafiają do właściciela albo kierownika zespołu – obok wszystkich innych obowiązków.
Zgłoszenia giną w skrzynce
CV przychodzą mailem, z portali i od znajomych. Trudno powiedzieć, kto już dostał odpowiedź, a kto czeka od tygodnia.
Umawianie rozmów trwa dłużej niż rozmowy
Kilka wiadomości z każdym kandydatem, przekładanie terminów i przypomnienia. Kalendarz rozjeżdża się już pierwszego dnia.
Nowa osoba czeka na dostępy
Pierwszy dzień pracy zaczyna się od szukania haseł, dokumentów i informacji, kto za co odpowiada – zamiast od zadań.
Dokumenty zespołu są wszędzie
Procedury, instrukcje i notatki ze spotkań leżą w różnych folderach i skrzynkach. Nikt nie wie, która wersja jest aktualna.
Zakres wsparcia
Co asystentka może przejąć w rekrutacji i sprawach zespołu
Możesz zacząć od jednego obszaru – na przykład od ogłoszeń i umawiania rozmów – i rozszerzać zakres, gdy współpraca się sprawdzi. Asystentka pracuje w Twoich narzędziach i według Twoich zasad.
Ogłoszenia o pracę
Na podstawie Twoich wymagań asystentka przygotowuje treść ogłoszenia, a po Twojej akceptacji publikuje je tam, gdzie wskażesz: na portalach z ofertami pracy, na stronie firmy i w mediach społecznościowych.
Zgłoszenia i wstępna selekcja
Wszystkie zgłoszenia trafiają w jedno miejsce. Asystentka potwierdza ich otrzymanie, porządkuje je według kryteriów, które ustalasz, i przygotowuje zestawienie do Twojej decyzji.
Rozmowy i kontakt z kandydatami
Umawianie rozmów w Twoim kalendarzu, zaproszenia i linki do spotkań online, przypomnienia oraz informacje o kolejnych etapach – w treściach, które zaakceptujesz.
Onboarding nowych osób
Checklista pierwszych dni, lista dostępów do nadania, dokumenty powitalne i plan pierwszego tygodnia. Nowa osoba wie, od czego zacząć, a Ty nie musisz pamiętać o wszystkim.
Porządek w dokumentach zespołu
Procedury, instrukcje, listy kontaktów i notatki ze spotkań w jednym uporządkowanym miejscu. Asystentka pilnuje aktualnych wersji i tego, żeby każdy wiedział, gdzie czego szukać.
Szkolenia, spotkania i ankiety
Organizacja szkoleń i spotkań Twojego zespołu: terminy, linki, materiały i potwierdzenia udziału. Do tego ankiety – od przygotowania pytań po czytelne podsumowanie wyników.
Przykładowe zadania
Jak to wygląda w praktyce
Kilka przykładów zadań, które firmy oddają asystentce na kolejnych etapach rekrutacji i w codziennych sprawach zespołu.
Zanim ogłoszenie trafi do sieci
- spisanie wymagań i zakresu obowiązków na podstawie rozmowy z Tobą lub Twoich notatek
- przygotowanie treści ogłoszenia i krótszej wersji do mediów społecznościowych
- ustawienie adresu lub formularza do przyjmowania zgłoszeń
- dołączenie klauzuli informacyjnej dla kandydatów, którą przygotowujesz Ty lub Twój prawnik
- publikacja w wybranych miejscach i pilnowanie terminu ważności ogłoszenia
W trakcie rekrutacji
- potwierdzanie otrzymania zgłoszeń i odpowiedzi na pytania kandydatów według ustalonych zasad
- zestawienie kandydatów w arkuszu lub w Twoim systemie, z oznaczeniem, kto spełnia Twoje kryteria
- umawianie rozmów, wysyłka zaproszeń i przypomnień
- krótka karta kandydata przygotowana dla Ciebie przed każdą rozmową
- informacja o decyzji dla osób, które nie przechodzą dalej – w treści zaakceptowanej przez Ciebie
Po zatrudnieniu
- lista dostępów i kontakt z osobami, które je nadają
- checklista pierwszego dnia i pierwszego tygodnia
- dokumenty powitalne: informacje o firmie, narzędziach i zasadach komunikacji
- przypomnienia o spotkaniach podsumowujących okres wdrożenia
- zebranie dokumentów i przekazanie ich osobie, która prowadzi Twoje kadry
Na co dzień w zespole
- aktualna lista kontaktów, ról i zakresów odpowiedzialności
- porządek w folderze z procedurami i instrukcjami, z oznaczeniem aktualnych wersji
- spotkania zespołu: termin, agenda, notatka i lista ustaleń
- logistyka szkoleń: terminy, zapisy, materiały i potwierdzenia udziału
- ankiety dla zespołu: przygotowanie, wysyłka, przypomnienia i podsumowanie
Wspieramy Twoją rekrutację – nie prowadzimy jej za Ciebie
Nie jesteśmy agencją zatrudnienia ani pośrednictwa pracy i nie zatrudniamy kandydatów w Twoim imieniu. Asystentka działa na Twoje zlecenie i według Twoich wymagań, a decyzje o tym, kogo zaprosić na rozmowę i kogo zatrudnić, zostają po Twojej stronie. Dane kandydatów przetwarzamy wyłącznie na Twoje zlecenie, na zasadach powierzenia ustalonych w umowie.
Umowy, akta osobowe, ewidencja czasu pracy i wynagrodzenia to kadry i płace – osobna usługa, nie wirtualna asysta.
Jak zaczynamy
Od zgłoszenia do pierwszego ogłoszenia w czterech krokach
Opisujesz, kogo szukasz
W formularzu piszesz, czy chodzi o jedną rekrutację, czy o stałe wsparcie zespołu. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Ustalamy zasady
Na bezpłatnej konsultacji omawiamy etapy rekrutacji, kryteria wstępnej selekcji, narzędzia i decyzje, które zostają po Twojej stronie. Potem przygotowujemy propozycję.
Dobór i dostępy
Dobieramy asystentkę do zadań, ustalamy dostęp do skrzynki, kalendarza i dokumentów oraz zasady powierzenia danych kandydatów.
Prowadzenie i raport
Asystentka pracuje w miesięcznej puli godzin. Ty dostajesz zestawienia kandydatów do decyzji i raport z wykonanych zadań.
Powiązane usługi
Co jeszcze warto oddać razem z rekrutacją
Skrzynka, kalendarz, sekretariat
Porządek w poczcie, odpowiedzi według ustalonych zasad i pilnowanie kalendarza – na co dzień, nie tylko w czasie rekrutacji.
Administracja i organizacja
Dokumenty dla księgowej, porządek w plikach i danych, zakupy i sprawy, które zawsze czekają „na później”.
Koordynacja projektów
Terminy, zadania i spotkania zespołu pod kontrolą. Statusy i przypomnienia, zanim coś się opóźni.
Wszystkie obszary wsparcia znajdziesz na stronie Usługi dla firm.
FAQ
Pytania o rekrutacje i sprawy zespołu
Czy prowadzicie rekrutację w naszym imieniu?
Nie w takim sensie, w jakim robi to agencja. Nie jesteśmy agencją zatrudnienia ani pośrednictwa pracy i nie zatrudniamy kandydatów w Twoim imieniu. Asystentka przejmuje administracyjną część Twojej rekrutacji: ogłoszenia, zgłoszenia, terminy i korespondencję z kandydatami. Wymagania, kryteria i decyzje o wyborze zostają po Twojej stronie.
Na jakiej podstawie asystentka robi wstępną selekcję?
Wyłącznie według kryteriów, które ustalasz przed startem rekrutacji – na przykład wymaganych uprawnień, doświadczenia w danym obszarze czy dostępności od określonego terminu. Kryteria dotyczą kwalifikacji i wymagań stanowiska. Asystentka oznacza, które zgłoszenia je spełniają, ale pełną listę dalej widzisz Ty i to Ty decydujesz, kogo zaprosić na rozmowę.
Kto odpowiada za dane osobowe kandydatów?
Administratorem danych kandydatów jest Twoja firma. My przetwarzamy je na Twoje zlecenie i tylko na potrzeby Twojej rekrutacji, a zasady powierzenia przetwarzania danych ustalamy w umowie. Klauzulę informacyjną dla kandydatów przygotowujesz Ty lub Twój prawnik – asystentka pilnuje, żeby była w każdym ogłoszeniu i formularzu. Co dzieje się z danymi po zakończeniu rekrutacji, ustalasz Ty. Więcej o dostępach i poufności piszemy w artykule Zasady bezpieczeństwa w wirtualnym biurze.
Czy asystentka prowadzi rozmowy rekrutacyjne?
Rozmowy i ocenę kandydatów prowadzisz Ty albo osoba z Twojego zespołu. Asystentka może zebrać od kandydatów odpowiedzi na pytania organizacyjne, które przygotujesz – na przykład o dostępność czy preferowaną formę współpracy – i dopisać je do zestawienia. Dzięki temu na rozmowie skupiasz się na tym, co najważniejsze.
Czy zajmujecie się umowami i kadrami nowych pracowników?
Asystentka może zebrać potrzebne dokumenty i przekazać je osobie, która prowadzi Twoje kadry. Same umowy, akta osobowe, ewidencję czasu pracy i wynagrodzenia obejmuje usługa kadr i płac – to osobna linia usług, nie wirtualna asysta. Możesz zapytać o nią w tym samym formularzu, zaznaczając „Księgowość, kadry i płace”. Więcej o księgowości, kadrach i płacach.
Czy możemy zacząć od jednej rekrutacji?
Pracujemy w modelu miesięcznej puli godzin. Rekrutacja to często kilka intensywniejszych tygodni, a potem wdrożenie nowej osoby, dlatego na rozmowie dopasujemy zakres i liczbę godzin do jej etapów. Możesz zacząć od jednej rekrutacji i zdecydować, czy chcesz dalej wsparcia w sprawach zespołu.
Ile kosztuje wsparcie rekrutacji i spraw zespołu?
Wycena zależy od zakresu i liczby godzin – po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję. Na liczbę godzin wpływa między innymi liczba stanowisk, liczba zgłoszeń i to, czy asystentka zajmuje się także onboardingiem i dokumentami zespołu.
Nie ma tu Twojego pytania? Zajrzyj do pełnego FAQ albo napisz do nas przez formularz poniżej.
Warto przeczytać
Dobra rekrutacja zaczyna się od jasnego podziału zadań
Wsparcie asystentki działa najlepiej, gdy wiesz, co chcesz oddać, a co zostawić sobie. Te materiały pomogą Ci to ułożyć – zanim opublikujesz pierwsze ogłoszenie.
- Zarządzanie przez delegowanie – współpraca z wirtualną asystentką – jak przekazywać zadania tak, żeby wracały zrobione
- 9 mocnych sygnałów, że potrzebujesz wsparcia VA – kiedy warto oddać część pracy
- Kompendium wiedzy o pracy zdalnej – przydatne, gdy wdrażasz nowe osoby na odległość
- Jak wygląda współpraca z asystentką – od zgłoszenia do stałego wsparcia