W pracy wirtualnej asystentki czasem bywają sytuacje, w których musisz się zamienić w grafika, marketera, project managera, copywritera czy webmastera. Z pomocą do tego przychodzą narzędzia online, które znacząco ułatwiają i upraszczają niektóre zadania. Narzędzia o których będzie mowa oferują szereg możliwości dzięki czemu Twoja praca będzie wydajna i efektywna. A jak wiadomo to bardzo ważne w pracy wirtualnej asystentki.
1. Canva
Jedno z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia różnego rodzaju grafik do social mediów, ofert biznesowych, prezentacji (w wersji PRO jest możliwość ściągnięcia prezentacji w formacie pozwalającym na edycję również w Power Point! ), plakatu, banneru, kartki okolicznościowej, CV, zaproszenia, ulotki, infografiki, wizytówki, etykiety, vouchera, ebooka, mapy myśli, broszury, certyfikatu, menu i wiele wiele innych ! To narzędzie to prawdziwo kombo jeśli chodzi o tworzenie różnego rodzaju grafik. Do każdego „typu” dokumentu jest mnóstwo szablonów na podstawie, których możesz się inspirować czy nawet wykorzystać w całości (polecam to pierwsze 😉). Większość funkcji jest tutaj bezpłatnych jednak jeśli chodzi o assety takie jak zdjęcia czy ilustracje wybór jest dosyć mocno ograniczony więc polecam wersję PRO za 9,95 $ miesięcznie i wtedy możecie już w niej zrobić wszystko 🙂
2. Ripl
Bardzo podobne narzędzie do Canvy, oferujące ogromne możliwości tworzenia grafik z takimi bajerami jak animacje, muzyka, itp. Posiada również bogate możliwości dopasowania gotowych szablonów do brandbooku Twojej marki. Z narzędzia można również śledzić zaangażowanie odbiorców na różnych kanałach social media poprzez statystyki. Tu również istnieje możliwość tworzenia grafik pod każdy kanał social media oraz udostępniania postów z poziomu aplikacji. Narzędzie posiada duże możliwości personalizacji pod konkretną branżę oraz możliwość tworzenia postów-video. Idealne dla osób, którym powoli zaczęła się już nudzić Canva. Koszt niestety nieco wyższy niż w Canvie. Miesięczna opłata za korzystanie z aplikacji to 14,99$.
3. Trello
Narzędzie do zarządzania zadaniami poprzez tablice, listy i karty. Do każdej karty (zadania) można dodawać komentarze, załączniki, tagi oraz szczegóły danego zadania. Można również przypisać do niego członków, termin realizacji oraz zobaczyć aktywność czyli jakie działania były podejmowane w związku z danym zadaniem. Z poziomu powiadomień (mały alarm u góry) można zobaczyć na przykład czy ktoś o nas nie wspominał w jakiejś tablicy. Dodatkowo narzędzie pozwala na integrację z takimi aplikacjami jak Slack, Evernote, Dysk Google, Dropbox. Nad zadaniami może pracować w tym czasie kilka osób. Narzędzie pozwala również na synchronizację plików przez to, że działa w chmurze dzięki czemu możesz skorzystać z niego na dowolnym urządzeniu.
4. Asana
Jeśli pracujesz w zespole z pewnością przyda Ci się to narzędzie. Asana to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami. Pozwala przydzielać je do konkretnej osoby, dodawać termin wykonania, oznaczać zadanie serduszkiem, dodać podzadania, wgrywać pliki, dodawać komentarze, itd. Zadania można przenosić pomiędzy projektami za pomocą funkcji przeciągnij i upuść. W wersji darmowej pozwala na używanie większości funkcjonalności w zespole do 15 osób, i to bez limitów na liczbę prowadzonych projektów, zadań i konwersacji.Wersja płatna kosztuje około $100 za osobę za rok i daje takie możliwości jak nieograniczona liczbę użytkowników, rozbudowane wykresy postępu prac, zależności między zadaniami, dodawanie własnych pól do zadań, rozbudowane wyszukiwanie, dodatkowe wsparcie klienta i inne.
5. Creator Studio
Jest to narzędzie Facebooka służące do zarządzania treściami publikowanymi na Facebooku lub Instagramie. Z poziomu tego narzędzia możemy w łatwy sposób tworzyć i edytować posty a następnie je publikować, planować posty przypisując im daty publikacji jeśli nie chcemy robić tego od razu, przeglądać statystyki postów w tym mierzyć zaangażowanie do każdego z nich, tworzyć biblioteki z contentem dla poszczególnych stron, którymi zarządzamy, przypisywać role do stron, moderować wiadomości zarówno na Facebooku jak i Instagramie (o ile dany fanpage jest powiązany z IG), zarządzać kontami i zmieniać dane, przeglądać statystyki strony, np. ile osób odwiedziło nas w ostatnim czasie i ile z nich to nowi lub „powracający” użytkownicy, itd. możliwości jest dużo tylko eksplorować!
6. Google Docs
Z pomoca Google docs i Google form możesz tworzyć i organizować dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje czy formularze z pytaniami (ankiety). Stworzone dokumenty, np umowy, zestawienia, analizy możesz w łatwy sposób (za pomocą linka) udostępniać klientom i współpracownikom. Dzięki dokumentom Googla możesz współpracować z innymi osobami zdalnie w czasie rzeczywistym (wszystko co napiszesz będzie od razu widoczne w dokumencie dla każdego). W wersji dla firm znajdują się dodatkowe funkcje dla zespołów, które obejmują rozmowy video w Google Meet oraz planowanie spotkań w kalendarzu Oulook i dołączenia do nich. Wszystkie dokumenty są stale synchronizowane i dostępne z każdego urządzenia.
7. Evernote
Moja ulubiona aplikacja do tworzenia i zarządzania notatkami. Pozwala na dodawanie do notatek zdjęć, plików (w tym plików z dysku Google), video, audio oraz pozwala na stworzenie notatki odręcznej. Do każdej notatki tworzonej z poziomu telefonu lub komputera można dodać kategorie oraz znaczniki (tagi) co jest genialne ! i pozwala na łatwe zarządzanie takimi notatkami w późniejszym czasie. Notatkami można dzielić się z innymi poprzez linka lub na chacie. Z pomocą rozszerzenia do Chroma można zapisywać w niej strony, które nam się spodobały całe lub fragmenty. Dzięki aplikacji można również skanować dokumenty, które oczywiście są synchronizowane. Czego chcieć więcej 😊
8. One note
Aplikacja podobna do Evernote. Można w niej tworzyć notatki do których można dodawać załączniki, zdjęcia i listy (przydatne do listy zakupów 😊). Każda notatka jest przypisywana do sekcji, a ta z kolei do notesu. Notesy można dzielić z innymi osobami co pozwala na bardzo szybką wymianę informacji lub plików. W aplikacji można również tworzyć tzw. Sticky notes co pozwala na szybkie zapisanie jakiejś informacji (podobnie jak Keeps z Google). Aplikacja posiada również wyszukiwarkę dzięki czemu łatwo można odnaleźć daną informację, którą potrzebujemy. Każdą notatkę możemy modyfikować za pomocą funkcji zakreślacza i pisaka.
9. Slack
Oczywiście nie mogło zabraknąć tu narzędzia do komunikacji. W slacku możesz pisać z jedną lub kilkoma osobami naraz. Jest możliwość tworzenia kanałów do komunikacji na jakieś konkretne tematy, np. projektx, random (do wrzucania mało istotnych ale ciekawych informacji), nowinki branżowe. Do każdej wiadomości możesz dodawać załączniki w formie zdjęć lub całych plików. Bardzo fajnymi opcjami są również możliwość dodawania wątków (thread) przypomnień czy zaznaczeń w obrębie wiadomości. Żeby móc się skontaktować z daną osobą musicie należeć do jednego workspaca. Do 10000 wiadomości aplikacja jest darmowa. W płatnej wersji (dla średnich i dużych firm) jest dodatkowo możliwość komunikacji poprzez video lub voice chat.
10. Discord
Alternatywa dla Slacka posiada również możliwość tworzenia dowolnych kanałów do komunikacji. Nie ma w nim limitów wiadomości. Jednak nie posiada takich funkcji jak m.in. możliwość tworzenia nowych wątków czy przypomnień. Jest więc nieco okrojoną wersją Slacka. Największą zaletą Discorda to to, że przeważająca większość funkcji jest bezpłatna w tym czat głosowy. Discord ma również przyjazny interfejs i jest mniej „korporacyjny” niż Slack. W płatnej wersji za 9.99 $ miesięcznie jest lepszy serwer i możliwość przesyłania bardzo dużych plików. Aczkolwiek uważam, że wersja bezpłatna jest w zupełności wystarczająca na potrzeby Wirtualnej Asystentki 😉
11. Answerthepublic
Jeśli szukasz inspiracji na posta lub chcesz napisać dobry tekst pod „SEO” z pewnością przyda Ci się to narzędzie. Answer The Publicto narzędzie które dla dowolnego zapytania, prezentuje różne kombinacje słów kluczowych i pytań wpisywanych w wyszukiwarce Google przez jej użytkowników. Wpisując na przykład w wyszukiwarkę słowo „pizza” narzędzie pokaże Ci na przepięknym kolistym wykresie co ludzie wpisują podobnego w wyszukiwarkę, np. z czego jest pizza, jak zrobić pizzę, itp. Na wykresie widać również z jaką częstotliwością są wpisywane poszczególne frazy. Sugestie fraz kluczowych i pytań bazują na automatycznych podpowiedziach wyszukiwarki Google.
12. Ubersuggest
Ubersuggest to inne ciekawe narzędzie do wyszukiwania fraz kluczowych dostępne na stronie neilpatel.com. W aplikacji możesz wpisać dowolną frazę kluczową, wybrać język i kraj, który Cię interesuje (w answerthepublic są niestety tylko angielskie frazy) a narzędzie pokaże Ci szereg informacji na jego temat. Po wpisaniu frazy, która Cię interesuje otrzymasz: wykres trendów wyszukiwania, średnią miesięczną liczbę wyszukań, informacje o konkurencyjności danej frazy (zakres 1-100, im wyżej, tym trudniej), czy informacje o średnim koszcie za kliknięcie, jeśli zdecydujesz się na kampanie Google Ads.
13. Convertio
Prawdziwy kombajn jeśli chodzi o konwersję plików do innych formatów. Czasami się przydaje gdy klient chce jakiś dokument w konkretnym formacie. W narzędziu możesz konwertować pliki z PDF do DOC, DOC do PDF, PDF do JPG, JPG do SVG itd. Narzędzie obsługuje ponad 300 formatów. Program działa w przeglądarce więc nie trzeba nic instalować Obsługa programu jest szybka i prosta. Wystarczy wgrać plik, wybrać w jakim formacie chcemy go docelowo i kliknąć konwertuj. Pliki możemy wgrać bezpośrednio z dysku lub Dropboxa czy Google docsa. Innym sposobem na konwersję plików jest po prostu wpisanie do wyszukiwarki Google co chcemy skonwertować i na co, np. PDF to DOC, JPG to SVG, itd. W internecie jest mnóstwo tego typu konwerterów.
14. Tinyjpg
Czasami jednak nie chcemy zmienić formatu pliku tylko zmniejszyć jego rozmiar w tym celu warto skorzystać z narzędzie tinyjpg.com. Jest to narzędzie przeglądarkowe, które pozwala w bardzo szybki sposób zmniejszyć rozmiar pliku JPG lub PNG. Darmowa wersja umożliwia kompresję maksymalnie 20 plików o wadze jednego z nich do 5 MB. Alternatywą dla tej anglojęzycznej strony jest polska strona Pomniejszacz , dzięki której w łatwy sposób jednorazowo zmniejszymy do 30 obrazów. Możemy w nim wybrać jak bardzo chcemy zmniejszyć dany obraz, np dwukrotnie, trzykrotnie, itp. Portale te poza zmianą rozmiaru zdjęć pozwalają na ich prostą edycję. Obrazki można obrócić, zmniejszyć ich jakość, dodać efekt rozmycia, sepii lub negatywu, a także dodać znak wodny.
15. Screenpresso
Jest to program służący do skanowania (na zasadzie screenshota) dowolnego ekranu lub części ekranu oraz ich prostej edycji. Do każdego „screena” można dodawać różne kształty jak strzałki, chmurki, wielokąty, a także dodawać tekst lub obraz. Skanować możemy pracując nawet na kilku monitorach. Aplikacja uruchamia się po naciśnięciu printscreen na klawiaturze i jest w 100 % darmowa i bardzo intuicyjna. Dodatkowo pozwala zapisywać i kopiować obraz, a także dodawać nagłówki i podkreślenia. Altrnatywą dla tej aplikacji jest narzędzie “Wycinania” wbudowany do kożdego systemu operacyjnego tyou Windows. Tu również jest możliwośc zaznaczania fragmentów ekranu oraz ich podstawowa edycja (podkreślanie i zaznaczanie).
16. Nozbe
Jeśli metoda Getting Things Done (GDT) przyświeca Ci w Twojej codziennej pracy jako VA, bez tego narzędzia lepiej w ogóle nie zaczynaj dnia. Mowa o Nozbe. Jest to prosta, a jednocześnie kompleksowa aplikacja do zarządzania pracą, zadaniami i komunikacją z klientami. W Nozbe w jednym miejscu uporządkujesz wszystkie swoje projekty, które realizujesz, usprawnisz przekazywanie informacji między Tobą, Twoimi współpracownikami i klientami, a Twoja produktywność po prostu wystartuje w kosmos!
Największą zaletą Nozbe i kluczem Twojego sukcesu w efektywnych “dowożeniu zadań” na czas jest uporządkowanie wszystkiego w jednym miejscu – w zaufanej aplikacji, którą możemy Ci z czystym sumieniem polecić. Dzięki temu nigdy nie pogubisz się w zadaniach, zawsze będziesz wiedzieć, jakie jeszcze zadania masz do dokończenia, jakie musisz rozpocząć w trybie ASAP. To duża oszczędność czasu i stresu.
W praktyce wygląda to tak. Krok pierwszy – tworzysz projekt i zapraszasz do niego klienta lub współpracownika (jeśli nikogo nie dodasz i będzie to Twój osobisty projekt, też ok). Krok drugi – Ty lub klient dodajesz w projekcie zadania do wykonania wraz z deadline’ami. Możesz to zrobić mailem, w aplikacji na telefonie, tablecie albo na komputerze. Prawda, że wygodnie? Co więcej, wszelkie informacje, komentarze do tasków, uwagi dodajesz w formie komentarzy, podobnych do komunikacji na popularnych komunikatorach. Możesz także dołączyć pliki niezbędne do zrealizowania projektu czy zadania i nie potrzebujesz do tego osobnego miejsca czy też wysyłania kolejnych maili. Wszystkim zadaniom nadajesz też odpowiedni priorytet, co w łatwy sposób pomaga Ci je uporządkować.
Jak to się przekłada na Twoją pracę jako VA? Dzięki takiej organizacji pracy i projektów, skuteczniej zaplanujesz swoją pracę i unikniesz opóźnień w realizowaniu tasków. To prawie jak gwarancja, że Twój poziom stresu spadnie znacząco i będziesz ze spokojem realizować kolejne projekty.
A to nadal nie wszystko, co może uczynić Nozbe w Twojej karierze jako VA! Wyobraź sobie, że możesz w tej aplikacji zadania do siebie podobne pogrupować i pracować nad nimi jedno po drugim, bez zmiany kontekstu. Prawie jak automat. No właśnie…Kiedy zauważysz pewne wzorce, czynności, które często powtarzasz, aplikacja Nozbe daje Ci możliwość stworzenia szablonów lub automatyzacji. O takiej oszczędności czasu przecież marzysz, prawda?
Podsumowując, największe korzyści z wykorzystania aplikacji Nozbe w pracy wirtualnej asystentki/wirtualnego asystenta to uporządkowanie wszystkich zadań i zarządzanie nimi w jednym miejscu, łącznie z całą komunikacją dotyczącą ich realizacji. Takie kompleksowe, wirtualne centrum dowodzenia to dla VA duży komfort psychiczny, że nic Ci nie ucieknie w natłoku zajęć, wzrost produktywności i jakości usług.
Na koniec jeszcze cena. Nozbe ma wersję bezpłatną, w której możesz stworzyć 5 projektów i mieć zespół do 5 osób. Za pakiet Premium z nielimitowaną liczbą projektów i wszystkimi funkcjonalnościami trzeba zapłacić od 20 zł w górę miesięcznie, w zależności od wielkości zespołu.
Podsumowanie
Oczywiście warto pamiętać również o takich podstawowych narzędziach jak kartka i kolorowe flamastry, które pomogą wam tworzyć nowe pomysły oraz zapamiętywać nowe informacje dużo szybciej i przyjemniej 😊
Mam nadzieję że dzięki tym narzędziom Wasza praca będzie dużo bardziej wydajna, a wy będziecie mieć więcej czasu dla siebie 😉
Asystentkowo.pl
Wpis pojawia się najczęściej po wyszukaniu następujących fraz:
- narzędzia wirtualnej asystentki
- narzędzia wirtualna asystentka
- wirtualna asystentka narzędzia
- asystentka praca
- jakie narzędzia wirtualna asystentka
- programy dla wirtualnej asystentki
- niezbędnik VA
- canva dla wirtualnej asystentki
- wirtualna asystentka canva
- wirtualna asystentka asana
- trello wirtualna asystentka
- google docs
- discord
[…] Przeczytaj Artykuł […]
[…] na bieżąco z wiedzą i różnego rodzaju narzędziami, które pomogą Ci w pracy wirtualnej asystentki. Czytaj materiały branżowe, zarówno z zakresu […]