narzędzia w pracy wirtualnej asystentki

15 narzędzi przydatnych w pracy Wirtualnej Asystentki

W pracy wirtualnej asystentki czasem bywają sytuacje, w których musisz się zamienić w grafika, marketera,  project managera, copywritera czy webmastera. Z pomocą do tego przychodzą narzędzia online, które znacząco ułatwiają i upraszczają niektóre zadania. Narzędzia o których będzie mowa oferują szereg możliwości dzięki czemu Twoja praca będzie wydajna i efektywna. A jak wiadomo to bardzo ważne w pracy wirtualnej asystentki.

1. Canva

Jedno z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia różnego rodzaju grafik do social mediów, ofert biznesowych, prezentacji (w wersji PRO jest możliwość ściągnięcia prezentacji w formacie pozwalającym na edycję również w Power Point! ), plakatu, banneru, kartki okolicznościowej, CV, zaproszenia, ulotki, infografiki, wizytówki, etykiety, vouchera, ebooka, mapy myśli, broszury, certyfikatu, menu i wiele wiele innych ! To narzędzie to prawdziwo kombo jeśli chodzi o tworzenie różnego rodzaju grafik. Do każdego „typu” dokumentu jest mnóstwo szablonów na podstawie, których możesz się inspirować  czy nawet wykorzystać w całości (polecam to pierwsze 😉). Większość funkcji jest tutaj bezpłatnych jednak jeśli chodzi o assety takie jak zdjęcia czy ilustracje wybór jest dosyć mocno ograniczony więc polecam wersję PRO za 9,95 $ miesięcznie i wtedy możecie już w niej zrobić wszystko 🙂

Sprawdź CANVA

Canva

2. Ripl

Bardzo podobne narzędzie do Canvy, oferujące ogromne możliwości tworzenia grafik z takimi bajerami jak animacje, muzyka, itp. Posiada również bogate możliwości dopasowania gotowych szablonów do brandbooku Twojej marki. Z narzędzia można również śledzić zaangażowanie odbiorców na różnych kanałach social media poprzez  statystyki. Tu również istnieje możliwość tworzenia grafik pod każdy kanał social media oraz udostępniania postów z poziomu aplikacji. Narzędzie posiada duże możliwości personalizacji pod konkretną  branżę oraz możliwość tworzenia postów-video. Idealne dla osób, którym powoli zaczęła się już nudzić Canva. Koszt niestety nieco wyższy niż w Canvie. Miesięczna opłata za korzystanie z aplikacji to 14,99$.

Sprawdź RIPL

Ripl

3. Trello

Narzędzie do zarządzania zadaniami poprzez tablice, listy i karty. Do każdej karty (zadania) można dodawać komentarze, załączniki, tagi oraz szczegóły danego zadania. Można również przypisać do niego członków, termin realizacji oraz zobaczyć aktywność czyli jakie działania były podejmowane w związku z danym zadaniem. Z poziomu powiadomień (mały alarm u góry) można zobaczyć na przykład czy ktoś o nas nie wspominał w jakiejś tablicy. Dodatkowo narzędzie pozwala na integrację z takimi aplikacjami jak Slack, Evernote, Dysk Google, Dropbox. Nad zadaniami może pracować w tym czasie kilka osób. Narzędzie pozwala również na synchronizację plików przez to, że działa w chmurze dzięki czemu możesz skorzystać z niego na dowolnym urządzeniu.

Sprawdź TRELLO

Trello

4. Asana

Jeśli pracujesz w zespole z pewnością przyda Ci się to narzędzie. Asana to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami. Pozwala przydzielać je do konkretnej osoby, dodawać termin wykonania, oznaczać zadanie serduszkiem, dodać podzadania, wgrywać pliki, dodawać komentarze, itd. Zadania można przenosić pomiędzy projektami za pomocą funkcji przeciągnij i upuść. W wersji darmowej pozwala na używanie większości funkcjonalności w zespole do 15 osób, i to bez limitów na liczbę prowadzonych projektów, zadań i konwersacji.Wersja płatna kosztuje około $100 za osobę za rok i daje takie możliwości jak nieograniczona liczbę użytkowników, rozbudowane wykresy postępu prac, zależności między zadaniami, dodawanie własnych pól do zadań, rozbudowane wyszukiwanie, dodatkowe wsparcie klienta i inne.

Sprawdź ASANA

Asana

5. Creator Studio

Jest to narzędzie Facebooka służące do zarządzania treściami publikowanymi na Facebooku lub Instagramie. Z poziomu tego narzędzia możemy w łatwy sposób tworzyć i edytować posty a następnie je publikować, planować posty przypisując im daty publikacji jeśli nie chcemy robić tego od razu, przeglądać statystyki postów w tym mierzyć zaangażowanie do każdego z nich, tworzyć biblioteki z contentem dla poszczególnych stron, którymi zarządzamy, przypisywać role do stron, moderować wiadomości zarówno na Facebooku jak i Instagramie (o ile dany fanpage jest powiązany z IG), zarządzać kontami i zmieniać dane, przeglądać statystyki strony, np. ile osób odwiedziło nas w ostatnim czasie i ile z nich to nowi lub „powracający” użytkownicy, itd. możliwości jest dużo tylko eksplorować!

Sprawdź CREATOR STUDIO

Creator Studio

6. Google Docs

Z pomoca Google docs i Google form możesz tworzyć i organizować dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje czy formularze z pytaniami (ankiety). Stworzone dokumenty, np umowy, zestawienia, analizy możesz w łatwy sposób (za pomocą linka) udostępniać klientom i współpracownikom. Dzięki dokumentom Googla możesz współpracować z innymi osobami zdalnie w czasie rzeczywistym (wszystko co napiszesz będzie od razu widoczne w dokumencie dla każdego). W wersji dla firm znajdują się dodatkowe funkcje dla zespołów, które obejmują rozmowy video w Google Meet oraz planowanie spotkań w kalendarzu Oulook i dołączenia do nich. Wszystkie dokumenty są stale synchronizowane i dostępne z każdego urządzenia.

Sprawdź GOOGLE DOCS

Google Docs

7. Evernote

Moja ulubiona aplikacja do tworzenia i zarządzania notatkami. Pozwala na dodawanie do notatek zdjęć, plików (w tym plików z dysku Google), video, audio oraz pozwala na stworzenie notatki odręcznej. Do każdej notatki tworzonej z poziomu telefonu lub komputera można dodać kategorie oraz znaczniki (tagi) co jest genialne ! i pozwala na łatwe zarządzanie takimi notatkami w późniejszym czasie. Notatkami można dzielić się z innymi poprzez linka lub na chacie. Z pomocą rozszerzenia do Chroma można zapisywać w niej strony, które nam się spodobały całe lub fragmenty. Dzięki aplikacji można również skanować dokumenty, które oczywiście są synchronizowane. Czego chcieć więcej 😊

Sprawdź EVERNOTE

Evernote

8. One note

Aplikacja podobna do Evernote. Można w niej tworzyć notatki do których można dodawać załączniki, zdjęcia i listy (przydatne do listy zakupów 😊). Każda notatka jest przypisywana do sekcji, a ta z kolei do notesu. Notesy można dzielić z innymi osobami co pozwala na bardzo szybką wymianę informacji lub plików. W aplikacji można również tworzyć tzw. Sticky notes co pozwala na szybkie zapisanie jakiejś informacji (podobnie jak Keeps z Google). Aplikacja posiada również wyszukiwarkę dzięki czemu łatwo można odnaleźć daną informację, którą potrzebujemy. Każdą notatkę możemy modyfikować za pomocą funkcji zakreślacza i pisaka. 

Sprawdź ONE NOTE

One Note

9. Slack

Oczywiście nie mogło zabraknąć tu narzędzia do komunikacji. W slacku możesz pisać z jedną lub kilkoma osobami naraz. Jest możliwość tworzenia kanałów do komunikacji na jakieś konkretne tematy, np. projektx, random (do wrzucania mało istotnych ale ciekawych informacji), nowinki branżowe. Do każdej wiadomości możesz dodawać załączniki w formie zdjęć lub całych plików. Bardzo fajnymi opcjami są również możliwość dodawania wątków (thread) przypomnień czy zaznaczeń w obrębie wiadomości.  Żeby móc się skontaktować z daną osobą musicie należeć do jednego workspaca. Do 10000 wiadomości aplikacja jest darmowa. W płatnej wersji (dla średnich i dużych firm) jest dodatkowo możliwość komunikacji poprzez video lub voice chat.

Sprawdź SLACK

Slack

10. Discord

Alternatywa dla Slacka posiada również możliwość tworzenia dowolnych kanałów do komunikacji. Nie ma w nim limitów wiadomości. Jednak nie posiada takich funkcji jak m.in. możliwość tworzenia nowych wątków czy przypomnień. Jest więc nieco okrojoną wersją Slacka. Największą zaletą Discorda to to, że przeważająca większość funkcji jest bezpłatna w tym czat głosowy.  Discord ma również przyjazny interfejs i jest mniej „korporacyjny” niż Slack. W płatnej wersji za 9.99 $ miesięcznie jest lepszy serwer i możliwość przesyłania bardzo dużych plików. Aczkolwiek uważam, że wersja bezpłatna jest w zupełności wystarczająca na potrzeby Wirtualnej Asystentki 😉

Sprawdź DISCORD

Discord

11. Answerthepublic

Jeśli szukasz inspiracji na posta lub chcesz napisać dobry tekst pod „SEO” z pewnością przyda Ci się to narzędzie. Answer The Publicto narzędzie które dla dowolnego zapytania, prezentuje różne kombinacje słów kluczowych i pytań wpisywanych w wyszukiwarce Google przez jej użytkowników. Wpisując na przykład w wyszukiwarkę słowo „pizza” narzędzie pokaże Ci na przepięknym kolistym wykresie co ludzie wpisują podobnego w wyszukiwarkę, np. z czego jest pizza, jak zrobić pizzę, itp. Na wykresie widać również z jaką częstotliwością są wpisywane poszczególne frazy. Sugestie fraz kluczowych i pytań bazują na automatycznych podpowiedziach wyszukiwarki Google.

Sprawdź ANSWER THE PUBLIC

Answer The Public

12. Ubersuggest

Ubersuggest to inne ciekawe narzędzie do wyszukiwania fraz kluczowych dostępne na stronie neilpatel.com. W aplikacji  możesz wpisać dowolną frazę kluczową, wybrać język i kraj, który Cię interesuje (w answerthepublic są niestety tylko angielskie frazy) a narzędzie pokaże Ci szereg informacji na jego temat.  Po wpisaniu frazy, która Cię interesuje otrzymasz: wykres trendów wyszukiwania, średnią miesięczną liczbę wyszukań, informacje o konkurencyjności danej frazy (zakres 1-100, im wyżej, tym trudniej), czy informacje o średnim koszcie za kliknięcie, jeśli zdecydujesz się na kampanie Google Ads.

Sprawdź UBERSUGGEST

Ubersuggest

13. Convertio

Prawdziwy kombajn jeśli chodzi o konwersję plików do innych formatów. Czasami się przydaje gdy klient chce jakiś dokument w konkretnym formacie. W narzędziu możesz konwertować pliki z PDF do DOC, DOC do PDF, PDF do JPG, JPG do SVG itd. Narzędzie obsługuje ponad 300 formatów. Program działa w przeglądarce więc nie trzeba nic instalować Obsługa programu jest szybka i prosta. Wystarczy wgrać plik, wybrać w jakim formacie chcemy go docelowo i kliknąć konwertuj. Pliki możemy wgrać bezpośrednio z dysku lub Dropboxa czy Google docsa. Innym sposobem na konwersję plików jest po prostu wpisanie do wyszukiwarki Google co chcemy skonwertować i na co, np. PDF to DOC, JPG to SVG, itd. W internecie jest mnóstwo tego typu konwerterów.

Sprawdź CONVERTIO

Convertio

14. Tinyjpg

Czasami jednak nie chcemy zmienić formatu pliku tylko zmniejszyć jego rozmiar w tym celu warto skorzystać z narzędzie tinyjpg.com. Jest to narzędzie przeglądarkowe, które pozwala w bardzo szybki sposób zmniejszyć rozmiar pliku JPG lub PNG. Darmowa wersja umożliwia kompresję maksymalnie 20 plików o wadze jednego z nich do 5 MB. Alternatywą dla tej anglojęzycznej strony jest polska strona Pomniejszacz , dzięki której w łatwy sposób jednorazowo zmniejszymy do 30 obrazów. Możemy w nim wybrać jak bardzo chcemy zmniejszyć dany obraz, np dwukrotnie, trzykrotnie, itp. Portale te poza zmianą rozmiaru zdjęć  pozwalają na ich prostą edycję. Obrazki można obrócić, zmniejszyć ich jakość, dodać efekt rozmycia, sepii lub negatywu, a także dodać znak wodny.

Sprawdź TinyJPG

TinyJPG

15. Screenpresso

Jest to program służący do skanowania (na zasadzie screenshota) dowolnego ekranu lub części ekranu oraz ich prostej edycji. Do każdego „screena” można dodawać różne kształty jak strzałki, chmurki, wielokąty, a także dodawać tekst lub obraz. Skanować możemy pracując nawet na kilku monitorach. Aplikacja uruchamia się po naciśnięciu printscreen na klawiaturze i jest w 100 % darmowa i bardzo intuicyjna. Dodatkowo pozwala zapisywać i kopiować obraz, a także dodawać nagłówki i podkreślenia. Altrnatywą dla tej aplikacji jest narzędzie „Wycinania” wbudowany do kożdego systemu operacyjnego tyou Windows. Tu również jest możliwośc zaznaczania fragmentów ekranu oraz ich podstawowa edycja (podkreślanie i zaznaczanie).

Sprawdź Screenpresso

Screenpresso

Oczywiście warto pamiętać również o takich podstawowych narzędziach jak kartka i kolorowe flamastry, które pomogą wam tworzyć nowe pomysły oraz zapamiętywać nowe informacje dużo szybciej i przyjemniej 😊

Mam nadzieję że dzięki tym narzędziom Wasza praca będzie dużo bardziej wydajna, a wy będziecie mieć więcej czasu dla siebie 😉

Skomentuj post

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Scroll to Top