Zarządzanie czasem w pracy Wirtualnej Asystentki

Będąc Wirtualną Asystentką, bardzo ważne jest, abyś potrafiła zarządzać w czasie sobą i swoją pracą. Pozyskałaś ostatnio kilku nowych klientów i łapiesz się za głowę, bo nie wiesz, za co masz się wziąć najpierw? Jak podzielić swój czas i swoją uwagę? Jak ustalić priorytety?  To nic trudnego! Wystarczy tylko odpowiednio zaplanować swoją pracę i nadać priorytety wyznaczonym zadaniom.

Jak planować codzienne zadania?

Swoje zadania wykonujesz codziennie, dlatego ważne jest, abyś miała rozplanowany każdy dzień pracy. Nie musisz tego robić od razu na cały miesiąc. Wystarczy, że każdego dnia, po zakończeniu bieżących zadań i przed zamknięciem komputera, weźmiesz do ręki kartkę, długopis i zapiszesz swoje zadania na kolejny dzień. Dlaczego napisałam o kartce i papierze? To sposób dawny i tradycyjny (w dobie komputerów można powiedzieć, że odszedł do „lamusa”), jednak bardzo wiele osób nadal z niego korzysta. Oczywiście – są programy, które ułatwiają zarządzanie sobą w czasie. Usprawniają one zarządzanie projektami, sprawdzanie swojego czasu i własnych możliwości. Jednak zawsze są do tego potrzebne jakieś aplikacje lub strony. Musisz je mieć cały czas otworzone, aby na bieżąco sprawdzać postęp prac i kolejne zaplanowane zadania. To również jest doskonały sposób i bardzo się sprawdza, ale głównie przy podsumowaniach lub w ramowym planowaniu czy przyjmowaniu nowych zleceń. 

W pracy codziennej, którą już teraz wykonujesz, taka metoda rzadko się jednak sprawdza. Nie będziesz przecież co chwilę otwierała notatek, kontrolowała, co dalej należy zrobić i w jaki sposób, ponieważ byłoby to tak naprawdę stratą Twojego czasu. Na zaplanowanie swojego dnia warto poświecić wieczorem (lub rano) pół godziny. Wtedy właśnie możesz otworzyć tę aplikację, zobaczyć, jakie masz pilne terminy, z kim jesteś umówiona na dany deadline, co masz przewidziane na konkretny dzień. Przepisz sobie te zadania na kartkę. Możesz ją zawsze łatwo schować do spodni, kieszeni, telefonu czy portfela i mieć ją stale przy sobie. Dzięki temu w momencie, kiedy kończysz jakieś zadanie lub pojawi się nagle jakiś nowy pomysł, inny plan lub kolejne zadanie — bardzo szybko możesz tę listę zaktualizować. Wystarczy, że coś dopiszesz albo skreślisz, jeśli dane zadanie już wykonałeś. Jest to niezwykle prosty i bardzo skuteczny sposób, do którego zastosowania tak naprawdę nie potrzebujesz wiele. 

Dlaczego tak ważne jest odpowiednie planowanie zadań w czasie?

Dlaczego ważne jest odpowiednie planowanie zadań? Bo od tego zależy organizacja Twojej pracy. Planowanie dnia czy tygodnia pozwoli Ci określić jakimi mocami przerobowymi dysponujesz. Pamiętaj, że jeżeli umawiasz się z klientem na jakiś termin — powinien być on nieprzekraczalny. Musisz się z niego wywiązać. To nie jest tak, że jeśli dzisiaj tego nie zrobisz — zrobisz to jutro. A jeżeli klientowi bardzo zależało na tym terminie, ponieważ od niego uzależnione były inne zadania? Taka sytuacja odbiłaby się negatywnie nie tylko na kliencie, ale również na Twoich relacjach z nim, a w przyszłości również na przyszłych zleceniach, które mogłabyś od niego pozyskać. 

Rano sprawdź, co masz zaplanowane, jakie deadline’y na Ciebie czekają i z czego powinnaś się rozliczyć. Wypisz sobie jedynie hasła: główne punkty czy zadania. Nie notuj tego szczegółowo — przecież wiesz, na czym dane zadanie ma polegać. Poza tym, w razie potrzeby zawsze możesz otworzyć aplikację czy kalendarz i wtedy dokładnie zweryfikować swoje zapiski. 

Jak dobrze rozplanować swój dzień pracy?

W sporządzaniu planu dnia ważnych jest kilka punktów:

1. Plan realny do wykonania

Przede wszystkim musi być on realny do wykonania. Wybierz zadania i oceń, ile czasu może zająć zrealizowanie każdego z nich. Jeżeli stwierdzisz, że jest szansa na wykonanie czegoś dodatkowego, nie wpisuj tego na siłę do listy „to do”. Zrób sobie to zadanie jako coś nadprogramowego. Dopisz je do listy, ale na samym końcu z oznaczeniem, że dobrze byłoby je zrobić, ale nie jest to konieczne. To nie jest Twój deadline, tylko po prostu dzięki jego wykonaniu pójdziesz do przodu. Pamiętaj więc, żeby zaplanowane działania były realne do wykonania. Jest to niezwykle ważne także z punktu psychologicznego, gdyż wpłynie na Twoje nastawienie do pracy. Widzisz bowiem, że realizujesz wszystko to, co sobie założyłaś, a Twoja lista się skraca. Dlatego też ważne jest, aby miała ona formę papierową, bo na pierwszy rzut oka widzisz, co już zrobiłaś, co zaś Ci zostało do wykonania. Po każdym skreśleniu wiesz, że jesteś o ten krok do przodu.

Dlaczego nie powinnaś sobie robić zbyt długich list, których nie będziesz w stanie zrealizować? To znowuż wpływa bardzo negatywnie na Twoje podejście. Jeżeli na koniec dnia widzisz swoje notatki i robisz sobie wyrzuty, to ogarnia Cię frustracja. A wcale tak nie musi być! Po prostu pamiętaj, żeby realnie patrzeć na swoje możliwości, na swój czas i moce przerobowe. Pamiętaj też, że nie musisz przyjmować każdego zlecenia i zaplanowanych zadań wykonywać już teraz, natychmiast. Jeżeli masz wątpliwość, czy będziesz w stanie dane zlecenie zrealizować, zaproponuj klientowi po prostu dłuższy termin. Uwierz mi, nie raz, nie dwa klienci na to przystają, bo nie zależy im na tym, żeby coś zrobić szybko, „po łebkach”, zaliczyć i mieć święty spokój. Nie! Oni zatrudniają Cię po to, żeby mieć coś zrobione do końca, w porządku, od A do Z. Chcą już nie wracać do danego tematu i nie poprawiać. Może nam się wydawać, że klientowi bardzo zależy na czasie. Jeżeli tak jest, wtedy Cię o tym poinformuje, a Ty to zadanie zakreśl sobie na czerwono, żeby wiedzieć, że musi być ono zrealizowane w pierwszej kolejności.

Bardzo często jest jednak tak, że klient, oczywiście, powie, że chciałby to zrobić jak najszybciej, ale jeżeli zaproponujesz mu inny termin np. dwa – trzy dni, tydzień — w zależności od tego, czym się dokładnie zajmujesz i co masz zrobić — zgodzi się na to. Wtedy on też będzie mógł zaplanować swoje kolejne kroki i pracę zgodnie z tym, co zaproponujesz, dzięki czemu Ty unikniesz wpadki, a on nie będzie musiał się denerwować i przekładać swoich działań. 

Wyobraź sobie sytuację, kiedy umawiasz się z klientem, że wykonasz zlecenie za dwa dni, a jednak coś pokrzyżuje Twoje plany i tego nie zrobisz. Klient na to czekał, miał uzależnione od Twojej pracy kolejne zadania, których nie realizuje, ponieważ nie ma materiałów od Ciebie i nagle wszystko leci na łeb na szyję. Warto więc mieć świadomość tego, ile czasu faktycznie możesz poświęcić na swoje zadania w ciągu dnia i tygodnia, ile one realnie czasu Ci zajmują oraz jak długo dane zadanie będziesz wykonywać. Weź pod uwagę, że jeżeli wymaga ono od Ciebie czterech – pięciu godzin pracy, ale wiesz, że wykonujesz zlecenia nie tylko od tego jednego klienta lub zdajesz sobie sprawę z tego, że w danym tygodniu będziesz miała jeszcze mnóstwo innych zadań, to nie będziesz mogła tego zrealizować w ciągu tych czterech godzin. Będziesz to musiała przykładowo robić w ciągu dwóch – trzech dni. Cztery godziny pracy nie zawsze więc równają się czterem godzinom jednego dnia. Miej tego świadomość. 

2. Life work balance

Planując swój dzień, tydzień i cały miesiąc, nie zapominaj też o takich przyziemnych sprawach jak: przerwa, obiad, spacer, toaleta, a także o zasadach, o których powinno się pamiętać, pracując przy komputerze. Weź pod uwagę, że będąc zatrudnioną w korporacji, jesteś zmuszona do tego, żeby co godzinę zrobić sobie pięć minut przerwy, a raz na sześć godzin przysługuje Ci piętnaście minut przerwy – tak zwanej obiadowej. Pracując w domu, nie jesteś z tego zwolniona. Oczywiście, nie obowiązują Cię żadne regulaminy czy kodeks pracy, ale takie zasady są dobre dla Twojego zdrowia fizycznego i psychicznego. Pamiętaj, że raz na godzinę powinnaś wstać, żeby się wyprostować, zebrać nowe siły i zadbać o swoją kondycję. To też, planując dzień, powinnaś wziąć pod uwagę. Uwzględnij także jedną lub dwie dłuższe przerwy. 

3. Planuj z wyprzedzeniem

3. Planując zadania, weź pod uwagę również wszystkie czynności poboczne, które wiążą się z ich wykonaniem. Jeżeli masz do napisania artykuł lub wysłanie mailingu, to pamiętaj, że czynność ta nie polega tylko na kliknięciu „wyślij”. Musisz przecież także ten tekst napisać, sprawdzić, przygotować się, czasami zrobić research. Czasami może być też tak, że będziesz chciała coś ustalić z klientem, a kontakt będzie w danym momencie niemożliwy. Musisz więc wziąć mały margines także na takie sytuacje. 

Jak zakończyć dzień pracy jako wirtualna asystentka?

Wyjaśniłam Ci już, jak rozpoczynać swój dzień pracy jako wirtualna asystentka. Teraz kilka słów o tym, jak zakończyć ten dzień. Mając listę zadań (w formie papierowej bądź elektronicznej), przejrzyj, co udało Ci się zrobić, a czego nie. Zrób podsumowanie. W sytuacji, gdy wyznaczyłaś sobie zadania, których nie zrealizowałaś, przenieś je na kolejny dzień. Najlepiej zaznacz je na liście czerwonym kolorem, abyś miała sygnał, że to musi być zrobione w pierwszej kolejności, ponieważ od tego zależy praca Twojego klienta i powodzenie projektu, w którym bierzesz udział. Jeżeli takich niezrealizowanych zadań nie ma — doskonale! Pogratuluj sobie. To wspaniale, że potrafiłaś tak przydzielić sobie zadania, żeby z nich się wywiązać. Pozostajesz wtedy ze świadomością, że wszystko ci się udało, że jest perfekcyjnie. Nie ma już żadnych opóźnień i jesteś na bieżąco. Powinnaś się z tego cieszyć i nagradzać się za każde takie powodzenie. To jest Twój sukces! To, co prawda, mały krok, mały sukces i ktoś mógłby powiedzieć, że to coś normalnego. W końcu to Twoja lista zadań i po to ją sporządziłaś, by je wykonać. Pozwól sobie jednak na odrobinę radości i doceń się za to. Nie nawaliłaś! Zrobiłaś! Powinnaś się z tego cieszyć.

Nie zawsze będą dni, w których wszystko zrealizujesz. Nie zawsze będą dni, kiedy klient po otrzymaniu materiału, który miałaś dla niego zrobić, powie Ci: „dziękuję”. On to uważa za Twoją pracę, za Twój obowiązek. Przyjemnie jednak byłoby usłyszeć słowa uznania. Powinien przecież doceniać pracę wykonywaną przez inne osoby. Natomiast pamiętaj, że przede wszystkim to Ty powinnaś się cieszyć, że udało Ci się to zrobić. Doceniaj więc sama siebie. Nie każdy byłby w stanie wykonać takie zadania. Nie każdemu udałoby się je zrealizować zaplanowanym czasie, a Tobie się udało. Pozwól sobie na chwilę zadowolenia. Uwierz mi, to naprawdę bardzo, bardzo motywująco wpływa na Twoje nastawienie w następnych dniach. Dzięki temu naprawdę możesz kolejny z nich zacząć z uśmiechem. 

Jeżeli jednak czegoś Ci się nie udało zrobić, to się nie załamuj. Sprawdź, jaki masz deadline, na kiedy musisz to wykonać, i po prostu zrób to w pierwszej kolejności w następnym dniu. Może się zdarzyć, że czegoś nie zrobiłaś, czysto teoretycznie zakończyłaś swoją pracę, jeżeli jednak ostateczny termin masz na jutro, wtedy poświęć ten wieczór, noc czy czas, który miałaś zarezerwowany dla siebie, żeby się z tego deadline’u wywiązać. Ważne jest, aby klient otrzymał to, co u Ciebie zamówił, o co Cię poprosił. Walczysz wtedy nie tylko o swoją samorealizację, swoje zadowolenie, ale też o to, żeby ten zleceniodawca z Tobą pozostał — dał Ci kolejne zadanie. To niezwykle ważne. To jest też inwestycja w Ciebie i musisz o tym naprawdę, niezmiennie pamiętać. 

Jak zaplanować pracę w dłuższym terminie?

Na dobie nie kończy się Twoja praca. Nie masz zadań na jeden dzień czy dwa dni. Często Twoi klienci proszą Cię o regularną, systematyczną pracę w ciągu całego miesiąca. Właściwe rozłożenie swoich zadań na każdy dzień pomaga Ci w ich organizacji. Kiedy zaś zgłasza się klient, który proponuje Ci pracę w większym projekcie i będzie ona polegała na wykonaniu kilku zadań lub działaniach cyklicznych, pamiętaj, żeby to odpowiednio przygotować i zaplanować. Musisz się zastanowić, jaki realny termin możesz zaproponować zleceniodawcy i jak rozłożyć swoją pracę. Bardzo często zdarza się tak, że pracujemy nie dla jednego, a dla kilku klientów. Co w takiej sytuacji zrobić? Jak rozplanować miesięczną pracę?

1. Wspomagaj się oprogramowaniem

W takiej sytuacji rewelacyjnie sprawdzają się wszystkie programy, o których pisałam na początku. Służą one do zarządzania sobą i swoimi projektami. Sprawdzi się też oczywiście standardowy, papierowy kalendarz czy zwyczajny planner, jednak przy kilku(nastu) zleceniach i różnych projektach ciężko Ci będzie ogarniać w formie papierowej cały miesiąc pracy – zwyczajnie może Ci nie starczyć miejsca na wszystkie notatki. Dlatego do miesięcznego zarządzania swoim czasem bardzo polecam aplikacje 🙂 

2. Usystematyzuj swoją pracę

Warto usystematyzować swoją pracę, żeby uniknąć chaosu i się nie denerwować. Poinformuj klienta, kiedy będziesz wykonywała jego zadanie lub w jakich godzinach będziesz dla niego dostępna. Dzięki takim ustaleniom łatwiej Ci będzie pracować i unikniesz sytuacji, gdy zajmujesz się jednym zadaniem, klient dzwoni lub pisze do Ciebie e-maila, a Ty przerywasz pracę, wybijasz się z rytmu i zajmujesz się jego sprawą. Później będzie Ci trudno wrócić do przerwanego zadania. Jeżeli przyjmujesz zasadę, że w momencie, kiedy poświęcasz się jednemu zadaniu, nie realizujesz innych – klient nie wiedząc o tym, może się obrazić za brak kontaktu z Tobą. W sytuacji, kiedy uświadomisz klienta, że jego sprawami zajmujesz się w konkretnych godzinach, będzie miał tego świadomość. Bardzo ważne jest to, żebyś odpowiednio rozplanowała sobie cały projekt, który prowadzisz dla klienta i poinformowała go, kiedy możesz zająć się jego sprawami. 

3. Uwzględnij margines czasowy

Są projekty, zadania, których nie realizujesz sama. Możesz mieć swoje asystentki, pomocników, osoby, z którymi współpracujesz, a może być też tak, że klient poprosi Cię o udział w projekcie, w którym będziesz musiała kontaktować się z innymi jego pracownikami lub Twoja praca będzie uzależniona od pracy innych osób. W takiej sytuacji, planując cały projekt, wszystkie zadania, warto uwzględnić margines czasowy. Może być tak, że ktoś będzie miał opóźnienie lub że materiały, które otrzymasz, nie będą wystarczające. Zawsze pozostaw sobie ten margines czasu na ewentualne poprawki czy ewentualny dodatkowy kontakt z takimi osobami. Kiedy to nie będzie potrzebne, doskonale — wywiążesz się z zadania wcześniej. Miej jednak na uwadze to, że bywa różnie. Są sytuacje losowe, które mogą spotkać Cię czy inne osoby, i taki margines może uratować terminowość zadania. 

Jak więc planować cały tydzień, miesiąc lub dłuższy okres czasu? Nie ma znaczenia, o jak długim odcinku czasu mówimy — cały proces wygląda tak samo. Powinnaś wiedzieć, jakie masz projekty, jakie zadania, na kiedy wypadają deadline’y i bardzo dobrze by było, gdybyś sobie to wszystko pozaznaczała w aplikacji, kalendarzu czy plannerze. Oznacz sobie dni deadline’ów na czerwono (najlepiej z wykrzyknikiem), żebyś wiedziała, że to jest ten dzień, kiedy musisz oddać zadanie. Przyjmując zlecenie, od razu rozplanuj ile czasu i w jakich dniach będziesz mogła poświęcić się konkretnemu zadaniu. Dzięki temu zarezerwujesz sobie odpowiedni czas, możliwości i będziesz się mogła z niego wzorowo wywiązać.

Podsumowując: zacznij swoją pracę od dobrego zarządzania swoim czasem. Zrób sobie ramowy plan dnia i zawsze, gdy już zrealizujesz jakieś zadanie, wykreśl je z listy. Dzięki temu będziesz wiedziała, co będziesz musiała zrobić w następnej kolejności, a co Ci jeszcze zostało do wykonania. To naprawdę bardzo ułatwia pracę.