Usługi dla firm
Wirtualne wsparcie dla biznesu: usługi dla Twojej firmy
Wirtualne wsparcie dla biznesu to zdalna praca wirtualnej asystentki, która przejmuje powtarzalne zadania Twojej firmy: skrzynkę i kalendarz, dokumenty, obsługę klientów, projekty i marketing. Zamiast etatu masz stałą, miesięczną pulę godzin. Usługi dla firm w tym modelu dobieramy, wdrażamy i prowadzimy my.
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
W skrócie
- Osiem obszarów: od administracji i sekretariatu po obsługę klienta, rekrutacje, marketing i grafikę.
- Rozliczenie: miesięczna pula godzin, raport z wykonanych zadań i jeden punkt kontaktu.
- Start: bezpłatna konsultacja, propozycja z zakresem i godzinami, umowa, wdrożenie.
- Osobno: księgowość, kadry i płace to nie wirtualna asysta, tylko osobna usługa z osobną propozycją.
- Cena: nie publikujemy cennika, bo wycena zależy od zakresu i liczby godzin.
Czym jest wirtualne wsparcie dla biznesu
To model współpracy, w którym wirtualna asystentka pracuje zdalnie w Twoich narzędziach (poczta, kalendarz, dysk, CRM, system zadań) według zasad, które spisujecie razem. Ty decydujesz i zatwierdzasz, ona przygotowuje, pilnuje terminów i domyka sprawy. To, co rynek nazywa też outsourcingiem zadań administracyjnych, jest tu szersze: obejmuje nie tylko dokumenty, ale też komunikację z klientami, koordynację projektów i bieżące treści.
Wsparcie administracyjne dla firm działa najlepiej, gdy zadania są powtarzalne i da się je opisać, a o to dbamy przy wdrożeniu. Nie jest to call center ani jednorazowe zlecenie u przypadkowego wykonawcy: masz ustaloną pulę godzin, jeden kanał komunikacji i raport z tego, co zostało zrobione. Więcej o samym zawodzie przeczytasz na stronie Kim jest wirtualna asystentka?
Nie jest to też usługa prawna, podatkowa ani księgowa. Tam, gdzie zadania dotykają formalności firmy, asystentka działa organizacyjnie, w porozumieniu z Twoim prawnikiem lub biurem rachunkowym.
Co możesz zlecić
Usługi dla firm: osiem obszarów, w których pomaga wirtualna asystentka
Każdy obszar to konkretne, powtarzalne zadania, które asystentka przejmuje zdalnie, w Twoich narzędziach i według ustalonych zasad. Kliknij kartę, żeby zobaczyć pełny zakres.
Administracja i organizacja
Porządek w dokumentach, danych i bieżących sprawach firmy, w stałym rytmie, a nie wtedy, gdy znajdziesz wolny wieczór. To wsparcie administracyjne dla firm bez zatrudniania nowej osoby.
Dobry pierwszy krok: faktury kosztowe i dokumenty dla księgowej.
- zbieranie i opisywanie dokumentów dla biura rachunkowego
- arkusze, zestawienia i porządek na dysku
- zakupy, rezerwacje, podróże służbowe i sprawy „concierge”
Skrzynka, kalendarz, sekretariat
Wirtualna sekretarka prowadzi Twoją komunikację według ustalonych zasad. Do Ciebie trafiają tylko sprawy, które wymagają Twojej decyzji.
Dobry pierwszy krok: skrzynka zapytań i kalendarz właściciela.
- segregacja poczty, odpowiedzi z szablonów i follow-upy
- umawianie i przekładanie spotkań, przypomnienia
- recepcja online: formularze, czat, przekazywanie spraw
Obsługa klienta
Szybkie i spójne odpowiedzi dla Twoich klientów w kanałach, których już używasz, według Twoich procedur i w tonie Twojej marki.
Dobry pierwszy krok: odpowiedzi na pytania, które wracają co tydzień.
- odpowiedzi na zapytania e-mail i na czacie
- obsługa zamówień, zwrotów i reklamacji
- porządek w CRM i historii kontaktów
Koordynacja projektów
Osoba, która trzyma całość: pilnuje terminów, zbiera statusy i przypomina, zanim coś się opóźni.
Dobry pierwszy krok: jeden projekt, jedna lista ustaleń po każdym spotkaniu.
- harmonogramy, zadania i statusy w systemie zadań
- notatki ze spotkań i lista ustaleń
- kontakt z podwykonawcami i dostawcami
Formalności firmy i spółki
Organizacyjne wsparcie formalności, zawsze w porozumieniu z Twoim prawnikiem lub biurem rachunkowym. To nie jest pomoc prawna.
Dobry pierwszy krok: kalendarz terminów, które dziś trzymasz w głowie.
- kalendarz terminów i obowiązków firmy
- korespondencja z urzędami i instytucjami
- dokumenty do podpisu i porządek w rejestrach
Rekrutacje i sprawy zespołu
Administracyjne wsparcie Twojej rekrutacji i spraw zespołu. Decyzje o zatrudnieniu zawsze zostają po Twojej stronie.
Dobry pierwszy krok: umawianie rozmów i kontakt z kandydatami.
- ogłoszenia i wstępna selekcja według Twoich kryteriów
- umawianie rozmów i kontakt z kandydatami
- onboarding i porządek w dokumentach zespołu
Marketing i treści
Regularna obecność marki bez gaszenia pożarów: plan, przygotowanie i publikacja treści w Twoim tonie. Bez obietnic zasięgów, za to z regularnością.
Dobry pierwszy krok: jeden kanał i stały harmonogram publikacji.
- plan i publikacja postów w mediach społecznościowych
- treści na stronę i bloga, redakcja i korekta
- research tematów, rynku i konkurencji
Grafika
Spójne materiały wizualne na co dzień, przygotowane według identyfikacji wizualnej Twojej firmy.
Dobry pierwszy krok: szablony do postów i prezentacji.
- grafiki do mediów społecznościowych
- prezentacje i proste materiały reklamowe
- szablony zgodne z identyfikacją firmy
Jak to wygląda w praktyce
Przykład hipotetyczny, nie opis konkretnego klienta
Jak może wyglądać pierwszy miesiąc w czteroosobowym studiu projektowym
Właścicielka prowadzi projekty, sprzedaje i odpowiada na zapytania. Wieczorami zbiera faktury i pilnuje kalendarza. Zaczyna od dwóch obszarów: skrzynki zapytań z kalendarzem oraz dokumentów dla księgowej.
- Tydzień pierwszy: spisujecie zasady odpowiedzi, szablony i dostępy. Asystentka przejmuje skrzynkę zapytań i przekazuje właścicielce tylko sprawy do decyzji.
- Tydzień drugi: asystentka umawia spotkania według reguł z kalendarza. Pierwsze faktury kosztowe są opisane i zebrane w jednym folderze.
- Koniec miesiąca: komplet dokumentów trafia do biura rachunkowego w ustalonym terminie. W raporcie widać zadania i czas, więc razem oceniacie, czy pula godzin pasuje, czy dokładacie kolejny obszar, na przykład media społecznościowe.
Współpraca krok po kroku
Jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką krok po kroku
Od formularza do stałej współpracy prowadzi siedem kroków. Zanim asystentka zacznie pracę, wiesz, czym się zajmie, ile godzin obejmuje propozycja i jak będziecie się komunikować.
Wypełniasz formularz
W kilku zdaniach opisujesz firmę i to, co zabiera Ci czas. Nie musisz znać liczby godzin ani mieć gotowej listy zadań.
Odpowiadamy w 24 godziny
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze i proponujemy termin krótkiej rozmowy.
Bezpłatna konsultacja
Rozmawiamy o zadaniach, narzędziach i sposobie komunikacji. Pomagamy oszacować orientacyjną liczbę godzin.
Propozycja współpracy
Dostajesz zakres zadań, miesięczną pulę godzin i zasady współpracy. Wycena zależy od zakresu i liczby godzin.
Umowa
Zapisujemy zakres, zasady poufności, powierzenie przetwarzania danych i warunki zmian.
Wdrożenie
Dobieramy asystentkę do Twoich zadań, ustalamy dostępy, kanał komunikacji i sposób raportowania. Pierwsze zadania omawiamy razem.
Stała współpraca
Asystentka pracuje w ustalonej puli godzin, Ty dostajesz raporty i masz jeden punkt kontaktu.
Czego potrzebujemy od Ciebie
- listy zadań, nawet roboczej: wystarczy spis tego, co chcesz oddać w pierwszej kolejności
- dostępów do narzędzi, w których asystentka ma pracować, najlepiej przez menedżer haseł
- zasad: jak odpowiadać klientom, co wymaga Twojej akceptacji, czego nie robić
- przykładów dobrze zrobionych wiadomości, dokumentów czy zestawień
- chwili na pytania w pierwszych dniach, bo to najszybsza droga do samodzielnej pracy
Pierwsze dni to czas na poukładanie zasad. Asystentka poznaje Twoje narzędzia, sposób komunikacji i priorytety, a Ty widzisz pierwsze efekty i możesz szybko skorygować kierunek. Im więcej ustalimy na początku, tym mniej pytań wraca w kolejnych tygodniach.
Model współpracy
Miesięczna pula godzin zamiast etatu
Pracujemy w abonamencie miesięcznym: ustalamy pulę godzin i zakres zadań, a Ty płacisz za godziny pracy, nie za etat.
Zacznij od jednego obszaru
Najczęściej zaczyna się od tego, co dziś najbardziej doskwiera: skrzynka i kalendarz, dokumenty dla księgowej albo zapytania klientów. Gdy współpraca się sprawdzi, dokładasz kolejne obszary w tej samej współpracy, z jednym punktem kontaktu i jednym raportem.
Sezon, nowy projekt, większy zespół: liczbę godzin i listę zadań dopasowujemy do bieżących potrzeb, a szczegóły zapisujemy w ofercie. Jeśli zadania wymagają różnych umiejętności, na przykład administracji i grafiki, na rozmowie ustalamy, jak je połączyć. Jak dobieramy asystentkę, opisujemy na stronie Jak dobieramy wirtualną asystentkę.
Stałe elementy każdej współpracy
- miesięczna pula godzin i opisany zakres zadań
- ustalony kanał komunikacji i czas reakcji
- raport z wykonanych zadań i przepracowanego czasu
- jeden punkt kontaktu w sprawach współpracy
- możliwość zmiany zakresu, gdy firma się zmienia
Ile to kosztuje? Wycena zależy od zakresu i liczby godzin. Po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję.
Porównanie
Wirtualna asystentka, etat czy przypadkowe zlecenia?
Każdy z tych modeli ma sens w innej sytuacji. Tak różnią się na co dzień, bez kwot, bo te zależą od zakresu zadań.
| Kryterium | Wirtualna asystentka | Pracownik na etacie | Przypadkowe zlecenia |
|---|---|---|---|
| Rekrutacja | Dobieramy asystentkę do Twoich zadań. Nie prowadzisz rekrutacji. | Ogłoszenie, selekcja, rozmowy i wdrożenie są po Twojej stronie. | Za każdym razem szukasz i sprawdzasz nowego wykonawcę. |
| Koszty stałe | Płacisz za godziny pracy w ustalonej puli. Bez stanowiska i sprzętu. | Wynagrodzenie i koszty pracodawcy także w spokojniejszych miesiącach, do tego stanowisko i sprzęt. | Brak kosztów stałych, ale każde zlecenie wyceniasz i negocjujesz osobno. |
| Elastyczność | Zakres i liczbę godzin zmieniasz razem z potrzebami firmy. | Zmiana wymiaru pracy lub obowiązków wymaga zmian w umowie i organizacji. | Duża przy pojedynczych zadaniach, mała przy pracy ciągłej. |
| Ciągłość | Asystentka, która zna Twoją firmę, narzędzia i zasady. Zastępstwa ustalamy na rozmowie. | Wysoka, dopóki pracownik zostaje w firmie. | Niska: wiedza o firmie odchodzi razem z wykonawcą. |
| Kontrola i raporty | Raport z wykonanych zadań i przepracowanego czasu. | Raportowanie trzeba zorganizować samodzielnie. | Rozliczenie pojedynczego zadania, bez obrazu całości. |
| Zakres | Od administracji po marketing i grafikę, dopasowany do Twoich potrzeb. | Ograniczony do kompetencji i czasu jednej osoby. | Wąski: jedno zlecenie, jeden temat. |
Etat ma przewagę, gdy potrzebujesz kogoś na miejscu w biurze przez pełny dzień pracy. Wirtualna asystentka sprawdza się, gdy zadania da się wykonać zdalnie, a ich liczba zmienia się z miesiąca na miesiąc. Co porównać, zanim poprosisz o wycenę, opisujemy w artykule Wirtualna asystentka czy etat?, a więcej argumentów znajdziesz w tekście Dlaczego warto zatrudnić wirtualną asystentkę?
Dla kogo
Dla jakich firm to ma sens
Wirtualna asystentka sprawdza się tam, gdzie praca jest potrzebna i powtarzalna, ale nie wymaga obecności w biurze. Oto typowe sytuacje i zadania, od których firmy zaczynają.
Mikrofirma (1–9 osób)
W małej firmie wszystko trafia na biurko właściciela: sprzedaż, klienci i administracja po godzinach. Wirtualna asystentka przejmuje to, co powtarzalne, a Ty zajmujesz się sprzedażą i klientami.
- skrzynka i kalendarz właściciela
- dokumenty dla biura rachunkowego
- zapytania klientów i oferty według wzoru
- posty w mediach społecznościowych
Firma 10–49 osób
Zespół już jest, ale brakuje osoby, która spina sprawy organizacyjne: spotkania, dokumenty, rekrutacje i projekty. Asystentka odciąża zarząd i kierowników bez tworzenia nowego etatu.
- koordynacja projektów i statusy zadań
- administracyjne wsparcie rekrutacji i onboardingu
- kalendarze zarządu i organizacja spotkań
- terminy formalności i korespondencja z instytucjami
Ekspert solo: kancelaria, gabinet, coach
Gdy sprzedajesz swój czas i wiedzę, każda godzina administracji to godzina mniej dla klienta. Asystentka pilnuje terminów, komunikacji i dokumentów, a Ty zajmujesz się merytoryką.
- umawianie konsultacji, przekładanie i przypomnienia
- odpowiedzi na pierwsze zapytania według ustalonych zasad
- faktury i dokumenty dla księgowej
- porządek w plikach i korespondencji
Sklep internetowy
W e-commerce najwięcej czasu zabierają zamówienia, pytania i zwroty. Asystentka obsługuje je według Twoich procedur i dba o to, żeby klient nie czekał na odpowiedź.
- odpowiedzi na pytania o produkty i dostawy
- obsługa zwrotów i reklamacji według procedur
- dodawanie produktów i aktualizacja opisów
- kontakt z dostawcami i zestawienia sprzedaży
Nie wiesz, czy to już ten moment? Przeczytaj 9 mocnych sygnałów, że potrzebujesz wsparcia VA.
Uczciwie
Kiedy wirtualne wsparcie nie jest dobrym rozwiązaniem
Nie każda firma ma z tego pożytek. Lepiej usłyszeć to przed rozmową niż po pierwszym miesiącu. Wirtualne wsparcie dla biznesu nie sprawdzi się, gdy:
- potrzebujesz kogoś na miejscu. Recepcja z gośćmi, odbiór przesyłek i praca przy sprzęcie wymagają obecności w biurze.
- zadania są rozmyte, a Ty nie masz czasu ich opisać. Asystentka nie zgadnie priorytetów. Pierwsze tygodnie wymagają od Ciebie zasad, przykładów i odpowiedzi na pytania.
- nie chcesz dać dostępów. Jeśli poczta, kalendarz i dysk mają pozostać zamknięte, nie ma czego przejąć. Dostępy dajemy tylko do tego, co potrzebne do zadań.
- potrzebujesz decyzji eksperckich. Interpretacja przepisów, rozliczenia i porada prawna to praca księgowej, doradcy podatkowego lub prawnika. Asystentka przygotowuje dokumenty i pilnuje terminów, ale o tym nie rozstrzyga.
- zadań jest tyle, że wypełniają pełny etat na miejscu. Wtedy etatowy pracownik może być lepszym wyborem.
- oczekujesz gwarancji wyników marketingowych. Nie obiecujemy zasięgów, liczby obserwujących ani pozycji w wyszukiwarce. Możesz za to sprawdzić regularność i jakość pracy w raporcie.
Osobna linia usług
Księgowość, kadry i płace to osobna usługa, a nie wirtualna asysta
Księgowość, kadry i płace świadczymy jako osobną usługę. Prowadzi ją osobny zespół, a zakres i warunki współpracy ustalamy oddzielnie. Różnica w praktyce: asystentka przygotowuje dokumenty i pilnuje terminów, ale nie prowadzi ksiąg, nie nalicza wynagrodzeń i nie rozlicza podatków.
Zapytasz o nią w tym samym formularzu: w formularzu na dole strony zaznacz opcję „Księgowość, kadry i płace” i opisz krótko swoją sytuację. Przygotujemy osobną propozycję.
Masz już biuro rachunkowe?
Wtedy wirtualna asystentka może przejąć to, co dzieje się przed księgowaniem: zbieranie faktur i dokumentów, ich opisywanie i terminowe przekazanie biuru. To część usługi „Administracja i organizacja”.
Zobacz obsługę administracyjną
Granicę zadań opisujemy w artykule Wirtualna asystentka administracyjna a księgowa.
Bezpieczeństwo
Kontrola, poufność i dostęp do danych
Asystentka pracuje na danych Twojej firmy i Twoich klientów, dlatego zasady ustalamy na piśmie, zanim zacznie pracę.
Dostępy
Asystentka dostaje dostęp tylko do tego, czego potrzebuje do zadań, najlepiej przez menedżer haseł. Po zakończeniu współpracy dostępy są odbierane.
Umowa
Zakres, poufność i warunki zmian zapisujemy w umowie, zanim asystentka dostanie pierwszy dostęp. Gdy ma dostęp do danych osobowych Twoich klientów lub pracowników, przepisy RODO (art. 28) wymagają pisemnej umowy powierzenia przetwarzania. Tę kwestię omawiamy przy ustalaniu zasad współpracy.
Kontrolujesz pracę przez raport z wykonanych zadań i przepracowanego czasu oraz przez zasady: co asystentka robi samodzielnie, a co wymaga Twojej akceptacji. Jak przygotować zadania do przekazania, piszemy w artykule Zarządzanie przez delegowanie, a o bezpieczeństwie w Zasadach bezpieczeństwa w wirtualnym biurze.
Zanim zaczniesz delegować
Od 2020 r. piszemy o pracy wirtualnych asystentek i współpracy z nimi. Te artykuły pomogą Ci przygotować zadania do przekazania.
- Co oddać asystentce w pierwszym miesiącu: lista zadań na start
- Jak przekazać skrzynkę, kalendarz i hasła: bezpiecznie i bez chaosu
- Ile godzin wirtualnej asystentki na start: jak oszacować zakres
- Wirtualna sekretarka a wirtualna asystentka: czym się różnią
FAQ
Pytania o wirtualne wsparcie dla firm
Czym jest wirtualne wsparcie dla biznesu?
To zdalna pomoc wirtualnej asystentki w zadaniach, które są potrzebne, ale nie wymagają Twoich kompetencji: w administracji, skrzynce i kalendarzu, obsłudze klienta, koordynacji projektów, formalnościach, rekrutacjach, marketingu i grafice. Asystentka pracuje w narzędziach Twojej firmy, w ustalonej miesięcznej puli godzin. Więcej o samym zawodzie przeczytasz na stronie Kim jest wirtualna asystentka?
Czy to to samo co outsourcing zadań administracyjnych?
Częściowo. Outsourcing zadań administracyjnych to przekazanie dokumentów, korespondencji i terminów podmiotowi zewnętrznemu, a wirtualne wsparcie obejmuje to samo i dokłada komunikację z klientami, koordynację projektów, rekrutacje i marketing. Pracujesz z asystentką dobraną do Twoich zadań, w Twoich narzędziach, w miesięcznej puli godzin. Przekazanie całego procesu, na przykład księgowości, to osobna usługa.
Od czego najlepiej zacząć?
Od jednego obszaru, który dziś zabiera Ci najwięcej czasu, najczęściej skrzynki i kalendarza albo dokumentów dla księgowej. Nie musisz znać liczby godzin: zaznacz w formularzu „Nie wiem, doradźcie”, a na rozmowie oszacujemy ją razem. Po pierwszym miesiącu sprawdzamy raport i decydujemy, czy rozszerzyć zakres.
Ile kosztuje wirtualne wsparcie dla firmy?
Nie publikujemy cennika, bo wycena zależy od zakresu zadań i liczby godzin. Po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję. Pracujemy w abonamencie miesięcznym: płacisz za godziny pracy w ustalonej puli, nie za etat.
Jak kontroluję pracę asystentki?
Na starcie ustalamy kanał komunikacji, czas reakcji i zasady: co asystentka robi samodzielnie, a co wymaga Twojej akceptacji. W raporcie widzisz wykonane zadania i przepracowany czas, więc wiesz, za co płacisz. Jak często dostajesz raport, ustalamy na początku współpracy.
Jak dbacie o poufność i dostęp do danych?
Zasady poufności i przetwarzania danych zapisujemy w umowie. Asystentka dostaje dostęp tylko do tego, czego potrzebuje do zadań, najlepiej przez menedżer haseł, a po zakończeniu współpracy dostępy są odbierane. Więcej piszemy w artykule Zasady bezpieczeństwa w wirtualnym biurze.
Jak szybko możemy zacząć i co z urlopem asystentki?
Termin startu ustalamy na rozmowie. Zależy od zakresu zadań oraz od narzędzi i dostępów, które trzeba przygotować. Podobnie ciągłość pracy na czas urlopu lub choroby asystentki: ustalamy ją na rozmowie i zapisujemy w propozycji współpracy. Na zgłoszenie odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Czy prowadzicie też księgowość, kadry i płace?
Tak, ale jako osobną linię usług, to nie jest wirtualna asysta. Zaznacz w formularzu opcję „Księgowość, kadry i płace”, a przygotujemy osobną propozycję. Szczegóły znajdziesz w sekcji o księgowości, kadrach i płacach.
Nie ma tu Twojego pytania? Zajrzyj do pełnego FAQ albo napisz do nas przez formularz poniżej.
Nie musisz znać liczby godzin ani mieć gotowej listy zadań. Opisz w kilku zdaniach, co zabiera Ci czas.
Bezpłatna konsultacja
Opisz, czego potrzebujesz
Napisz w kilku zdaniach, co zabiera Ci czas. Resztę ustalimy na rozmowie.
- Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
- Na krótkiej rozmowie doprecyzujemy zakres i liczbę godzin.
- Przygotujemy propozycję współpracy dopasowaną do Twojej firmy.
- Zgłoszenie do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz e-mail? Napisz na biuro@asystentkowo.pl.