Wykonując zawód wirtualnej asystentki, skupiasz się na tym, żeby skutecznie i jakościowo realizować zadania dla Twoich klientów. Obok tego wiesz także, że musisz być na bieżąco i stale się rozwijać w kwestii narzędzi do pracy online, zarządzania zadaniami, komunikacji lub obszarów, w których się specjalizujesz. To wydaje się oczywiste. Są jednak pewne nieświadome mechanizmy psychologiczne, które mogą utrudniać Ci pracę lub rozwój. Jakie? To tzw. błędy poznawcze. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wpływają na pracę VA.
Co to jest błąd poznawczy i jak może wpływać na pracę VA?
Błędy poznawcze to systematyczne, często nieświadome zniekształcenia w myśleniu, które mogą prowadzić do błędnych wniosków i decyzji. W kontekście pracy wirtualnej asystentki, błędy te mogą poważnie wpływać na wydajność i skuteczność jej działań. Świadomość istnienia tych błędów i praca nad ich wyeliminowaniem pozwala zapewnić wysoką jakość obsługi klienta oraz efektywnie zarządzać zadaniami.
Rodzaje błędów poznawczych
Jakie są najczęstsze błędy poznawcze? Na czym polegają? Jak sobie z nimi radzić? Czy zdarzają się w pracy wirtualnej asystentki i jaki mają na nią wpływ? Tego dowiesz się z dalszej części artykułu.
Błąd potwierdzenia
Błąd potwierdzenia polega na skupianiu się na informacjach ugruntowujących nasze początkowe przekonania, przy jednoczesnym ignorowaniu tych, które temu przeczą. W pracy wirtualnej asystentki może to prowadzić do podejmowania decyzji opartych na subiektywnych założeniach, a nie na obiektywnych danych.
Przykład: Wirtualna asystentka zakłada, że jej klient preferuje tradycyjne metody marketingowe. Z tego powodu, przeglądając dane rynkowe, skupia się na informacjach, które potwierdzają skuteczność takich metod, ignorując nowe dane wskazujące na rosnącą popularność marketingu cyfrowego. W rezultacie rekomenduje klientowi kampanię opartą na ulotkach i reklamach w prasie, zamiast bardziej efektywnej kampanii online.
Pracując jako wirtualna asystentka, możesz unikać błędu potwierdzenia poprzez:
- Regularne weryfikowanie hipotez: zamiast zakładać, że pierwsze wrażenia są poprawne, asystentki powinny systematycznie sprawdzać swoje założenia.
- Analizę danych z różnych źródeł: sprawdzanie i porównywanie różnych źródeł informacji pomaga uzyskać pełniejszy obraz sytuacji.
- Konsultacje: uzyskanie opinii od innych osób może pomóc zidentyfikować ewentualne błędy w rozumowaniu.
Syndrom oszusta
Syndrom oszusta to uczucie niekompetencji i niepewności, pomimo osiągnięć i kwalifikacji. W pracy wirtualnej asystentki może prowadzić do unikania podejmowania niektórych zadań z obawy przed odkryciem swojej rzekomej “fałszywej” kompetencji.
Przykład: Anna, pracująca jako wirtualna asystentka od kilku lat, zdobyła szerokie uznanie swoich klientów za efektywność, punktualność i wysoką jakość wykonywanej pracy. Mimo licznych pochwał i pozytywnych opinii, Anna często czuje się niepewna swoich umiejętności. Zamiast cieszyć się sukcesami, obawia się, że klienci wkrótce odkryją, że jest “niewystarczająco kompetentna” i przestaną korzystać z jej usług.
W wyniku tych obaw, kiedy pojawiają się nowe, bardziej skomplikowane projekty, Anna często odmawia ich przyjęcia, myśląc, że nie sprosta wymaganiom, mimo że ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. Taka postawa ogranicza jej możliwości rozwoju zawodowego i zyski, a także wpływa negatywnie na jej samoocenę.
Strategie radzenia sobie z syndromem oszusta:
- Uznanie i docenienie swoich osiągnięć: regularne przypominanie sobie o swoich sukcesach może zwiększyć pewność siebie.
- Szkolenia i coaching: aktywne uczestnictwo w szkoleniach pomaga rozwijać umiejętności i budować pewność siebie.
- Budowanie wsparcia: regularne spotkania z mentorem lub udział w grupach wsparcia mogą pomóc w przezwyciężeniu poczucia oszustwa.
Prawo Parkinsona
Prawo Parkinsona opisuje zjawisko, w którym praca rozszerza się, aby wypełnić dostępny na nią czas. To szczególnie groźny błąd poznawczy w pracy wirtualnej asystentki, wpływający na efektywność i produktywność. Może to prowadzić do rozciągania zadań i marnotrawstwa czasu, spadku produktywności i przełożyć się na niższe zarobki VA.
Przykład: Wirtualna asystentka otrzymuje zadanie przygotowania raportu sprzedażowego bez określonego terminu. Zakładając, że ma na to cały tydzień, pierwszego dnia odkłada pracę, zajmując się organizowaniem biura i odpowiadaniem na e-maile. W kolejnych dniach pracuje nad raportem w sporadycznych sesjach, przerywanych innymi zadaniami i przerwami. W efekcie kończy raport dopiero pod koniec tygodnia. Gdyby udało się jej zrobić go szybciej, wydelegowanoby jej od razu kolejne zadania wynikające z raportu.
Sposoby radzenia sobie ze zjawiskiem Prawa Parkinsona:
- Wyznaczanie konkretnych terminów: określenie jasnych, realistycznych terminów na zadania pomaga w utrzymaniu dyscypliny.
- Korzystanie z narzędzi do zarządzania czasem: aplikacje do planowania i śledzenia postępów mogą pomóc w lepszym zarządzaniu czasem.
- Dzielenie zadań na mniejsze części: podział dużych projektów na mniejsze części, łatwiejsze do zarządzania zwiększa efektywność.
- Zastępowanie trudnych zadań łatwiejszymi
Unikanie skomplikowanych zadań na rzecz tych łatwiejszych jest powszechnym błędem, który ogranicza rozwój zawodowy i wpływa na jakość wyników pracy, nie tylko w pracy wirtualnej asystentki. Skupmy się jednak na pracy VA.
Przykład: Wirtualna asystentka otrzymuje zadanie przygotowania rozległego researchu branżowego. Zadanie to jest czasochłonne i wymaga sprawdzeniu wielu krajowych i zagranicznych źródeł wiedzy. Asystentka odkłada jednak realizację zadania, podejmując w zamian takie jak odpowiadanie na maile, organizowanie kalendarza i aktualizowanie mediów społecznościowych. W rezultacie zostawia sobie na ostatnią chwilę research, co wywołuje u niej duży stres i pracę pod presją czasu. Jak się można domyślić, wykonany research nie jest też tak skrupulatny, a klient nie jest do końca zadowolony z realizacji.
Wyeliminuj zastępowanie trudnych zadań łatwiejszymi poprzez:
- Świadomość problemu: uświadomienie sobie skłonności do unikania trudnych zadań jest pierwszym krokiem do zmiany.
- Stopniowe podejmowanie trudniejszych zadań: rozpoczęcie od prostszych zadań
i stopniowe podejmowanie bardziej złożonych zadań pomaga w budowaniu pewności siebie. - Szkolenia i wsparcie: uczestnictwo w szkoleniach, które zwiększają kompetencje
i pewność siebie w realizacji trudnych zadań. - Dzielenie trudnych zadań na mniejsze części: dzielenie dużych i skomplikowanych zadań na mniejsze, z krótszymi terminami. Prostszymi zadaniami łatwiej zarządzać.
- Ustalanie priorytetów: określanie, które zadania są priorytetowe ze względu na biznes klienta.
- Ustalanie konkretnych terminów: wyznaczanie konkretnych terminów na wykonanie trudnych zadań może pomóc w utrzymaniu dyscypliny i skupieniu na priorytetach.
Błąd koniunkcji
Błąd koniunkcji to przecenianie zdolności do jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami, co prowadzi do przeciążenia i błędów.
Przykład: Wirtualna asystentka, mając do wykonania zadania takie jak organizowanie kalendarza spotkań, odpowiadanie na maile, tworzenie raportów i prowadzenie mediów społecznościowych, przecenia swoje zdolności do zarządzania tymi wszystkimi zadaniami jednocześnie. Próbując wykonać je wszystkie naraz, zaczyna popełniać błędy, takie jak podwójne rezerwowanie spotkań, nieodpowiednie formatowanie raportów lub nieodpowiadanie na ważne maile na czas. Przeciążenie prowadzi do spadku jakości pracy
i wydajności.
Sposoby radzenia sobie z błędem koniunkcji:
- Realistyczna ocena obciążenia pracą: dokładne planowanie harmonogramu i ocena czasu potrzebnego na wykonanie zadań.
- Priorytetyzacja zadań: skupienie się na najważniejszych zadaniach pomaga
w zarządzaniu czasem. - Szkolenia z zarządzania czasem: uczestnictwo w szkoleniach z technik zarządzania czasem pomaga w efektywnym planowaniu.
Droga do efektywności i sukcesu wirtualnej asystentki poprzez zrozumienie i eliminację błędów poznawczych
Zarówno przedsiębiorcy, jak i wirtualne asystentki mogą znacznie poprawić swoją efektywność przez zrozumienie i minimalizowanie wpływu błędów poznawczych. Świadomość tych błędów pozwala na lepsze zarządzanie sobą i swoimi zadaniami, prowadząc do bardziej satysfakcjonującej i produktywnej pracy. Eliminowanie błędów poznawczych może nie tylko poprawić jakość pracy, ale także przyczynić się do lepszych wyników finansowych i ogólnego rozwoju zawodowego.
Umów się na konsultację i przyspiesz swoją karierę w zawodzie wirtualnej asystentki!
SPRAWDŹ KURSY DLA VA
Autor: Agnieszka Różycka. Współpraca: Magdalena Krawczak
