Czy warto znać Excela? Wirtualna Asystentka i Excel!

Pojawia się wiele  zapytań o formuły lub występujące problemy  w Excelu. Wiąże się to z powszechnością tego programu, który znamy ze szkoły, z pracy, studiów lub innego miejsca. 

Zebrałam źródła i informacje nt. Excela i przedstawiłam je w tym artykule. Część poruszonych w artykule tematów opiera się na praktyce i doświadczeniu innych osób, dlatego niektóre wnioski mogą być subiektywne. 

W tym artykule przejdziemy przez podstawowe funkcje, które warto znać, zastosowanie tego programu w biznesie i przez indywidualnego konsumenta, rozumienie znajomości Excela przez pracodawcę oraz pracownika, przydatne funkcje tego programu, o których mało osób wie, jak uczyć się tego programu i skąd czerpać wiedzę oraz prognozy związane z jego użytkowaniem.u. Zapraszam do lektury 😊

1. Excel jako narzędzie

Podstawową funkcją Excela jest interpretacja danych, wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji. Daje wiele możliwości, aby to zrobić. Część z nich jest znana, a część gdzieś się pojawiła, ale nie jest przez nas wykorzystywana. Podstawowe funkcje i umiejętności, które warto znać i umieć zastosować w praktyce, to:

• skróty klawiszowe: kopiuj, wklej, cofnij, zaznacz wszystko itd. to są skróty, które mogą przyspieszyć pracę w tym programie. Wspomagają pracę użytkownika i są ciekawym sposobem na zadziwienie osób, które obserwują jak stworzyć określone rozwiązanie. Jako fanka tego typu rozwiązań bardzo polecam 🙂
• funkcje podstawowe: JEŻELI, SUMA, ŚREDNIA, SUMA.WARUNKÓW, SUMA.JEŻELI, LUB, ORAZ, WYSZUKAJ PIONOWO (po angielsku VLOOKUP), ILE.LICZB (ile razy pojawiła się konkretna wartość w zestawieniu);
• funkcja „Tekst jako kolumny”: pozwala na rozdzielenie danych pobranych z różnych baz danych, które zostały zbite w jedną kolumnę, zwykle oddzielone konkretnym znakiem interpunkcyjnym (np. przecinkiem lub średnikiem);
• formatowanie warunkowe: zaznaczanie komórek, które spełniają określony warunek, np. są większe, mniejsze, pomiędzy określonymi wartościami; można tutaj również umieścić funkcje, które będą mogły zaznaczać całe wiersze na określony kolor w przypadku spełnienia/ niespełnienia określonych warunków;
• filtrowanie i sortowanie danych: Filtrowanie pozwala na przedstawienie wybranych  danych, które nas interesują, np. jeden z wybranych regionów w kraju. Sortowanie pozwala uporządkować dane wg określonego kryterium, np. malejące wartości sprzedaży lub alfabetyczne uporządkowanie danych;
• wykresy: prezentacja danych, ukazanie schematów i analiza okresów wzrostu i spadku;
• tabele przestawne: elastyczna prezentacja danych w tabelach w zależności od potrzeb.

Spis ten nie jest zamknięty i zależy od indywidualnego zastosowania programu przez każdego użytkownika.

2. Zastosowanie Excela w biznesie i prywatnie

Excel nie bez przesady jest określany rozszerzonym kalkulatorem. Pozwala nie tylko na proste obliczenia, które można wykonać dzięki zautomatyzowanym działaniom. Ma zastosowanie w wielu dziedzinach, jak również w świecie biznesowym, jak i przez indywidualnych konsumentów.

Stosowanie Excela w biznesie

W firmach Excel wykorzystywany jest do wielu różnych zadań. Przykładowe są umieszczone poniżej

• działania z obszernymi bazami danych: analizy, prezentacji wyników i trendy;
• przedstawienie danych w tabelach, na wykresach – co pomaga wyciągnąć wnioski i podejmować dobre decyzje związane z przyszłością firmy;
• przygotowanie różnych procesów, np. sprzedaży, reklamacji, ofert na spotkania B2B (np. w formie checklist);
• tworzenie własnych plików z potrzebnymi linkami do innych plików lub źródeł zewnętrznych (np. linków w sieci, folderów na dyskach);
• wzory odpowiedzi wykorzystywane do wysyłania klientom lub podwykonawcom;
• tworzenie stanów magazynowych i plany zakupów na przyszłe miesiące;
• obliczanie i porównywanie wskaźnika konwersji (np. sprzedaży, zapisu do newslettera, subskrypcji kanału) do poprzednich okresów oraz sprawdzanie, czy udało się osiągnąć cele;
• informacja o etapie dostaw, spłaty długów lub procesie kandydatów z możliwością oznaczenia kolorami statusu (np. zlecenie zamknięte, nieopłacone, niedostarczone, niewysłane itd.);
• różne kampanie (np. planowanie rozpiski postów, kiedy coś ma się zadziać);
• rozpiska godzinowa członków zespołu, kto w jakich godzinach ma dyżur np. na skrzynce mailowej, kto pracuje dłużej;
• budżety z kosztami i przychodami, plany inwestycyjne na kolejny rok, kwartał lub miesiąc; 
• prowadzenie prostej księgowości;
• przygotowanie CRM (bazy danych klientów), zawierający dane potrzebne do: badań rynku, dotarcia do nowych klientów; listy mailingowe;
• liczba dni pozostałych d o końca danego okresu: data następnych badań, liczba dni urlopowych do wykorzystania, liczba nadgodzin zrealizowanych w danym tygodniu lub miesiącu, daty ważności produktów, liczba dni do spłaty zobowiązań;
• podział danych pobranych z różnego rodzaju baz, np. adresy emailowe, dane sprzedażowe lub zakupowe z jednej kolumny na kilka;
• obliczanie opłacalności inwestycji i porównywanie różnych wariantów;
• dane projektowe: checklisty kolejnych kroków, wygląd procesu, plan działań na najbliższe miesiące
• możliwość harmonogramowania z wykorzystaniem wykresów wykresów Gantta lub innych narzędzi planowania w czasie;
• tworzenie dashboardów ukazujących przegląd metryk kluczowych dla przedsiębiorstwa (KPI, OKR, osiąganie innych celów).

Wiedza z zakresu finansów jest bardzo przydatna. Pozwala na lepsze zrozumienie tego, czego wymaga od nas program i co oznacza wynik przez niego pokazany. Również w użytkowaniu prywatnym to się przydaje. Nie jest ona wymagana, można ją nabyć w trakcie praktycznego zastosowania programów.

Stosowanie Excela do własnych potrzeb

Na własny użytek można wykorzystać Excela, aby:

• policzyć proste lub bardziej skomplikowane działania;
• tworzyć listy zakupów;
• może pomóc nam wyliczyć ile coś będzie kosztować;
• plan budżetu, sprawdzić ile nam brakuje do kwoty, którą chcemy uzbierać lub jak bardzo zaszaleliśmy z wydatkami;
• różne listy, katalogi książek i ich lokalizacja;
• listy zadań (co trzeba zrobić przy danej czynności i w jakiej kolejności);
• kalendarz działań, które musimy zrobić;
• raty kredytów oraz porównanie opcji oferowanych przez bank; planowanie spłat i informacja, kiedy wydobędziemy się z długów;
• liczba dni pozostająca do określonej daty, np. stawiamy sobie wyzwanie i program nam pokazuje ile jeszcze dni powinniśmy wytrwać w wyzwaniu;
• z ciekawszych rzeczy – zamawianie produktów z cateringu dietetycznego.

Excel jako ważna umiejętność twarda 

Znajomość programu Excel jest uznawana jako kompetencja, bardzo ceniona wśród pracodawców. Wymaga ona umiejętności praktycznego zastosowania wiedzy nabytej samodzielnie lub zdobytej z różnych kursów. 

Zastosowanie Excela ma miejsce w wielu branżach i na wielu stanowiskach. W sektorach takich jak: bankowy, inwestycyjny, administracyjny, logistyczny, rekrutacyjny i księgowy czy controllingowy można spotkać się z używaniem tego programu. Wszelcy przedsiębiorcy, menedżerowie, asystenci, recepcjonistki, praktykanci, analitycy, osoby od Public Relations, czy pracownicy obsługi klienta korzystają z tego programu w swojej codziennej pracy. Nawet osoby prowadzące gospodarstwa domowe cenią sobie ten program za jego wszechstronność.

„Znajomość Excela” – co to znaczy?

Perspektywa pracodawcy a perspektywa kandydata

W wielu ogłoszeniach można się spotkać z wymogiem znajomości i Excela. Tylko co to znaczy? Możemy się pochylić nad tym pytaniem z perspektywy pracownika i pracodawcy, ponieważ każda ze stron może patrzeć na to z własnej perspektywy.

Najpierw zacznę od prezentacji oczekiwania pracodawcy względem pracownika lub podwykonawców, z którymi zamierza nawiązać współpracę.

Na początku warto wspomnieć, że pracodawcy na testach rekrutacyjnych sprawdzają sposoby myślenia kandydatów i czy potrafią oni ,,kombinować”, aby znaleźć rozwiązanie. Rzadko oczekiwane jest  rozwiązanie zadania w 100%, bo stres i presja czasu działają na niekorzyść kandydata, z czego rekruterzy zdają sobie sprawę. Pracodawcy są zobowiązani do sprawdzenia tej kompetencji (w szczególności managerowie lub Team Leaderzy), żeby nie okazało się, że kandydat kompletnie sobie nie radzi z zastosowaniem tego programu i wykonywaniem powierzonych zadań, jeśli jest to wymagane na danym stanowisku.

Co warto znać z perspektywy kandydata? Różnego rodzaju obliczenia, wyszukiwania i porównywanie odpowiednich danych, prezentacja w postaci tabeli lub wykresu oraz automatyzacja działań. Nawet analiza danych z różnych raportów pozwoli na lepsze zrozumienie zawartości plików. W przypadku, gdy znasz formuły programu zastosowane w raporcie, który do Ciebie trafił, to będzie Ci łatwiej i szybciej zrozumieć, czego dotyczą dane oraz gdzie ewentualnie leży błąd. 

Jeżeli zdołasz to opanować i będziesz działać efektywniej, to później możesz dzielić się tymi rozwiązaniami z kolegami. Dzięki temu ich praca nabierze tempa i wszyscy skorzystają na tym. Same narzędzia mogą być małą cegiełką przy zwiększeniu zysków w firmie. Każda zaoszczędzona minuta przynosi oszczędzony czas w skali tygodnia, miesiąca i roku. Jeżeli przemnoży się to przez liczbę pracowników, to kwota może nie być mała. Możesz również prowadzić szkolenia z przydatnymi funkcjonalnościami tego programu. To pozwoli na zaoszczędzenie firmie pieniędze na kursy lub zatrudnienie zewnętrznego trenera.

Poziomy znajomości Excela

Na wstępie powiem, że ciężko jest podzielić użytkowników ze względu na znajomość Excela. Wiąże się to z tym, że ktoś może być mistrzem tabeli przestawnych, a mieć problem z zastosowaniem formatowania warunkowego. Albo może być taka osoba, która świetnie ogarnia skróty klawiszowe i umie się poruszać po bazach danych przy ich pomocy, ale zastosowanie mniej oczywistych funkcji tego programu będzie dla niej wyzwaniem. Może też być sytuacja, gdzie ktoś świetnie działa na wykresach i potrafi przedstawić większość danych, o które prosi klient, i zna się tylko na tym. I co w takiej sytuacji zrobić? Gdzie taką osobę zakwalifikować? Czy ta osoba zna Excela bardzo dobrze, czy tylko na poziomie basic?

Jeżeli jednak zależy nam na ogólnej kategoryzacji użytkowników pod kątem znajomości Excela, to dość popularny podział, z którym można się spotkać, to: podstawowy, średniozaawansowany i zaawansowany. 

Pierwszy obejmuje fundamenty: podstawowe działania, proste funkcje, dodawanie i usuwanie arkuszy, rozróżnienie rodzajów danych i sposób ich prezentacji w programie. 

Kolejny poziom to poziom średniozaawansowany. W nim można umieścić zagnieżdżanie formuł, rozróżnianie grup formuł i stosowanie bardziej zaawansowanych kategorii w praktyce, np. statystyczne, bazodanowe oraz narzędzia Solver. Wykorzystywanie tabel przestawnych, możliwość operowania skrótami klawiszowymi również można tutaj wstawić. 

Zaawansowany poziom obejmuje wykorzystywanie i tworzenie makr w języku VBA, które pozwalają przyspieszyć pracę i po części ją zautomatyzować. Również coraz częściej można spotkać się z oczekiwaniem od pracodawcy znajomości narzędzia Power Query do analizy dużych zbiorów danych.

Oczywiście nie jest to sztywny podział znajomości programu Excel. W zależności z jakiej perspektywy patrzymy na ten program, jakie mamy doświadczenie i jakie znamy jego funkcje (nie musimy koniecznie umieć ich stosować w praktyce),  jest on otwarty i elastyczny. 

Korzyści związane ze znajomością Excela

Zalet tego programu jest sporo. Główne korzyści związane ze znajomością Excela to: zaoszczędzony czas, pieniądze i ograniczenie wysiłku. Na początku trzeba podjąć wysiłek, żeby zdobyć wiedzę i umiejętności. Może to kosztować trochę pieniędzy oraz czasu, który także jest inwestycją. Może to przynieść wyższe wynagrodzenie, większą odpowiedzialność, szerszą perspektywę na to, co się dzieje w firmie lub w analizowanych danych.

Wykorzystywanie tego programu może pomóc w przewidzeniu i zapobiegnięciu różnym konsekwencjom. Decyzja, którą moglibyśmy podjąć pod wpływem impulsu, może zostać rozpisana w tym programie i pokazać drugą stronę medalu.

Dzięki temu programowi możesz rozwinąć umiejętności miękkie, jak prowadzenie warsztatów i tłumaczenie innym skomplikowanych zagadnień. Znajomość Excela może pozwolić Ci na staranie się o podwyżkę 🙂 To jest karta przetargowa, którą możesz zastosować podczas rozmowy z przełożonym o awans na wyższą pozycję, do innego działu lub innego pracodawcy.

Przydatne narzędzia w Excelu, o których mogłeś nie wiedzieć

• SmartArt – narzędzie do prezentacji różnych informacji i pomysłów,
• Power Query – nowoczesne narzędzie Microsoftu do analizy dużych baz danych. Daje możliwość pobrania bardzo dużych danych ze źródła (przekraczających zwykłe możliwości Excela) i ich modyfikacja do własnych celów w krótkim czasie. Ciekawostką jest to, że można mieć dostęp do tego dodatku od wersji 2010 (instalując dodatkowo pakiet). Już w wersji 2016 nie trzeba się dodatkowo przejmować instalacją, bo zostało to domyślnie wbudowane,
• makra i znajomość VBA – bardzo przydatne, by zminimalizować liczbę  powtarzalnych, długich czynności; pozwala przyspieszyć czynności i zautomatyzować pewne procesy, które manualnie mogą zająć sporo czasu, a działając w tle mogą zająć chwilę,
• Power 3D MAP – prezentacja danych w postaci przestrzennych wykresów, umieszczonych na mapie świata w trójwymiarze
• prognozowanie trendów różnych sytuacji na wykresach,
• prezentacja timeline’u projektów przy pomocy wykresu Gantta: tutaj można znaleźć link do kursu dedykowanego tworzeniu takich wykresów w Excelu.

Istnieje także możliwość pobrania dodatku Solver, który pomaga analizować dane przy pomocy funkcji statystycznych. 

Program daje możliwość stworzenia takich zestawień: dziennik fotografii z podróży, dziennik przyjmowania leków, tracker nawyków (z ang. habit tracker), tabela alergenów i objawów alergii, licznik kalorii i wiele innych.

Warto wspomnieć o wstążce i zakładkach, które skrywają wiele funkcji (często nieznane przeciętnemu użytkownikowi). Dlatego można poświęcić trochę czasu, aby zapoznać się z tymi, do których nie mieliśmy czasu zaglądnąć wcześniej, bo możemy odkryć pomocne narzędzia.

Z takich innych ciekawostek to pod koniec 2016 roku prezes Microsoftu ogłosił współpracę z konsolą XBOX, a dokładniej Xone. Miała ona otrzymać wsparcie od aplikacji na Windows 10, mowa tutaj głównie o Wordzie i Excelu. Wcześniej ta konsola została wyposażona w myszkę i klawiaturę, więc korzystanie z tych programów byłoby łatwiejsze.

Skąd czerpać wiedzę nt. Excela?

Jak każdej nowej umiejętności można uczyć się nowych rzeczy z książek. Nie ma wielu pozycji opisujących ten program razem z ćwiczeniami, ale są dostępne, np. tutaj. Czy to jest odpowiednia forma nauki Excela? Wszystko zależy od osoby i sposobu prezentacji tych treści. 

Coraz bardziej popularne są tutoriale, czyli samouczki na Youtube. Eksperci oraz osoby, które znają ten program, nagrywają różne sztuczki w tym programie lub tłumaczą nowości, o których dowiedzieli się i chcą się podzielić z szerszą grupą osób. Na stronie microsoftu są wyjaśnione różne funkcje, jednak nie zawsze tak jasno, np. w tłumaczenie funkcji XLOOKUP. Porównajcie sobie tamto tłumaczenie z tutorialem tej Pani. Która jest bardziej jasna? 🙂

Istnieje wiele kursów online i stacjonarnych (tych drugich teraz mniej z powodu COVID-19). Są platformy dedykowane kursom, np. Udemy lub bezpośrednio od osób, które są znane ze znajomości Excela. Przykładem takiej osoby jest Michał Kowalczyk, który prowadzi firmę Excellent Work i kursy Excela: od podstawowych do zaawansowanych, obejmujących makra i Power Query. Miałam okazję wypróbować większość kursów prowadzonych przez Michała i przyznam, że Michał zna się na rzeczy, „tłumaczy z Excelowego na nasze” (cytat Michała). Dodatkową wartością jest ciągły kontakt z Michałem, który odpowiada na maile i pytania pod każdą lekcją na dedykowanej platformie z jego kursami. Wartością dodaną są live’y Michała, które prowadzi niezmienne co środę o 20:00 na fanpage’u Excellent Work. Istnieje również grupa wsparcia o tej samej nazwie, gdzie użytkownicy jak i sam Michał pomagają sobie wzajemnie udzielając rad ws. „excelowych”. 

Oczywiście wspomniane wyżej formy nauki nie są jedyne. Przed pandemią były oferowane szkolenia stacjonarne, na które firmy zapisywały pracowników lub kursanci sami się zapisywali, aby poszerzyć wiedzę. Na wielu uczelniach, podczas targów lub dla członków  organizacji studenckich zdarzały się darmowe szkolenia z tego programu przez znawców Excela lub pracowników różnych firm, na które warto było chodzić. Wiele osób preferuję tę formę nauki, ponieważ kontakt z żywym trenerem jest dla nich czymś niezbędnym.

Gdzie zdobywać doświadczenie?

Jest kilka sposobów, które umożliwiają zdobywanie praktycznego doświadczenia w Excelu. Można rozwiązywać problemy na grupach w mediach społecznościowych, np. w tej. Dla osób, które chciałyby zacząć zarabiać niewielkie pieniądze na początek i zdobyć prawdziwych klientów polecam realizację zleceń korzystając z Useme. 

Można też wykorzystywać go w pracy na własny użytek przy swoich projektach, jak również w usprawnieniach pracy: na początku własne narzędzia, a z czasem dzielić się nimi z zespołem i cała firmą, przez organizację szkoleń. Jeżeli ktoś jest fanem tego programu i umie tłumaczyć skomplikowane rzeczy to można tworzyć video na Youtube lub pisać artykuły na blog.

Nauka Excela w zawodzie Wirtualnej Asystentki.

Jako że ten artykuł pojawił się na platformie promującej zawód Wirtualnej Asystentki, to ten punkt będzie się skupiał na niej, jednak można to odnieść do innych zawodów. Wspominam o nim, ponieważ praca WA skupia się głównie na freelancingu i indywidualnej pracy w zaciszu domu lub przestrzeni coworkingowej. Wymaga on samodzielnego rozwoju i podążania za trendami, np.  przez zapisywanie się na różne kursy lub zdobywanie wiedzy samodzielnie.

Główne umiejętności, które moim zdaniem mogą się przydać do nauki Excela, to:

• sumienność;
• samodyscyplina;
• plan w realizacji celu i konsekwentna jego realizacja. 

Czasami ciężko zabrać się do nauki. Mając cel „nauczę się wykorzystywać w praktyce makra i język VBA w Excelu” narzucamy sobie bardzo ambitny cel, który może nas odstraszyć i zniechęcić do codziennego wysiłku. Lepiej ustalić, że codziennie będziesz przerabiać 1 zagadnienie i robić z niego ćwiczenia. Do stawiania celów można wykorzystać metodę SMART (więcej np. tutaj).

Nie należy się zrażać bardzo ambitnymi planami. Jeżeli nie uda się nam ich zrealizować w 100% to ustalmy minimalny, satysfakcjonujący poziom, np. 75%. Jeżeli zaplanowaliśmy przeznaczyć co najmniej 30 min codziennie przez cały rok (365 dni), to jest to niewiele ponad 270 dni nauki, czyli 9 miesięcy. Można również zrobić sobie przerwę wakacyjną ☺

Wszystko zależy od rodzaju osobowości osoby. Jedni preferują samodzielną naukę. Inni potrzebują zobowiązać się przed innymi i razem z kimś coś robić lub wydać pieniądze na pomoce naukowe. Takie zobowiązanie obliguje ich do konsekwentnego realizowania zadań, aby przybliżyć się do zamierzonych celów. 

Należy pamiętać o uniwersalnych prawach związanych z nauką czegokolwiek. Istnieje krzywa uczenia się, która w zależności od etapu, na którym się znajdujemy, pokazuje jak należy urozmaicać naukę przez praktyczne zadania i rozłożyć ją na czynniki pierwsze. W linku są opisane etapy uczenia się różnych rzeczy, które warto znać, aby być świadomym „wzlotów” i „upadków” w trakcie uczenia się różnych rzeczy i jak przygotować się na ich nadejście.

Skupię się teraz na iluzji kompetencji – poczucie „już wszystko wiem”, bo przejrzałam wszystkie dostępne materiały. Co może być powodem?

• brak zrozumienia: „wydaje mi się, że to umiem, przecież prowadzący kurs mówił to takim prostym językiem”. A gdy przychodzi do samodzielnego stworzenia rozwiązania problemu i wykorzystania wiedzy w praktyce, coś jednak nam umyka i nie umiemy tego zastosować; 
• zbyt mała ilość czasu poświęcona na samodzielną praktykę. Lepiej spędzić 20-30 min/ dziennie w skupieniu niż 1 cały dzień z dużą ilością rozpraszaczy. Testowanie wiedzy w praktyce pozwala na lepsze utrwalenie nauczonego materiału. Nie należy się zrażać, kiedy coś nam nie wychodzi, początki bywają trudne. Jednak z czasem, po kilku lub kilkunastu próbach kropki zaczną się łączyć w naszej głowie. To pozwoli nam zrozumieć wcześniej zdobytą wiedzę i wykorzystać ją w praktyce przy dalszych, bardziej złożonych zagadnieniach; 
• porażki i błędy nie są czymś złym. Pomagają nam zrozumieć, czy rzeczywiście wcześniejsze kroki były dobrze zrealizowane i czy rzeczywiście przyłożyliśmy się do nauki 😉 Istnieją jednak ludzie, którzy obawiają się porażek, więc zostają na stałym poziomie, bo nie chcą się wychylić;
• brak sprawdzenia czy rzeczywiście zapamiętaliśmy to, czego się nauczyliśmy. Nie należy powtarzać jedną rzecz dużo razy, a później nie odświeżać jej. Lepszym rozwiązaniem jest zapoznanie się z materiałem, wykonanie samodzielnie ćwiczeń i sprawdzenie za jakiś czas, czy potrafimy odtworzyć to, czego się nauczyliśmy, np. po 1 godzinie lub po kilku dniach.

W nauce Excela może może pomóc wyobraźnia. Wiedza i ćwiczenia należy przełożyć na praktyczne zastosowanie w dziedzinie lub branży, w której się specjalizujesz. Zawsze warto myśleć w kategoriach „Do czego to może mi się przydać?”, „Gdzie to mogę zastosować?”, „W jaki sposób to przyczynia się do usprawniania mojej pracy?”

Dylematy związane z wyborem Excela

Jako duży konkurent na rynku, MS Office nie jest jedyną możliwością w branży.i. Poniżej zostały przedstawione różne pytania, które mogą się pojawić w trakcie podejmowania decyzji, z którego programu lub wersji korzystać.

MS Office, a G-Suite (arkusze Google)?

Alternatywą dla programów z pakietu Microsoftu są narzędzia G-Suite. Są one umieszczone w chmurze, można je dzielić z innymi osobami, które również mogą edytować plik i zostawiać komentarze. Jest to dobre rozwiązanie dla osób, które pracują na jednym pliku, który jest automatycznie aktualizowany przez wszystkie strony. Z drugiej strony do korzystania z nich potrzebny jest internet. Jeżeli go nam zabraknie, a plik był nie został zapisany do odczytu w wersji offline, to nie mamy do niego dostępu i nie możemy go zobaczyć ani wprowadzić poprawek z naszej strony.

Minusem G-Suite, a zaletą MS Office jest mniejsza dostępność do funkcji oferowanych przez aplikację. Jest to jednym z powodów, dla których użytkownicy stacjonarni korzystają z MS Office, a nie internetowej wersji arkuszy. 

Wersja konsumencka a biznesowa?

Rozróżnienie jest proste – jeżeli działasz w świecie biznesu i planujesz, bądź już prowadzisz biznes, to wersja dla przedsiębiorców będzie dla Ciebie. Również warto wziąć pod uwagę ile osób w domu korzysta z tego oprogramowania: w przypadku co najmniej 2 osób,  warto się pochylić nad tą wersją. Jest ona droższa, ale zawiera więcej funkcji. Jeżeli wykorzystujesz program do prywatnych potrzeb, to wersja dla konsumentów indywidualnych będzie wystarczająca i tańsza. 

Wersja z którego roku? 

Wszystko zależy od dostępnej wersji Excela. Najnowsze dają możliwość stosowania najnowszych rozwiązań (nie działa to w drugą stronę). Niektóre firmy jeszcze do dzisiaj korzystają z wersji z 2007 lub 2010 roku, chociaż na rynku pojawiły się już 3 uaktualnienia (najnowsza wersja Excela to pakiet subskrypcyjny Office 365, ale wersja „stała” jest z 2019 roku), a w planach ma być następna na 2021 rok (więcej na końcu artykułu). Warto zapytać pracodawcę, na której wersji pracuje i której oczekuje, aby znać i umieć się w niej poruszać. 

Wersja polska czy angielska?

Warto od czasu do czasu zmieniać język pracy Excela. To pomoże zapamiętywać nazwy formuł, jak również przygotować się do pracy w międzynarodowym środowisku. 

Znajomość funkcji, nazwy kart na wstążkach, słów związanych z działaniem tego programu w języku angielskim pozwoli na poszukiwanie rozwiązań w Internecie na portalach w języku angielskim, które jak wiemy stanowią szerszą bazę danych.

Program Excel jest powszechnie wykorzystywany przez firmy, ze względu na prestiż oraz możliwości tego programu. Kupując licencję do pakietu MS Office, otrzymujesz dostęp do Worda (program do pisania), Outlooka (skrzynka pocztowa), PowerPointa (program do prezentacji multimedialnych z możliwością dodania ciekawych efektów), OneNote’a (program do sporządzania notatek w formie przypominającej zeszyt) oraz Accessa (program do baz danych). W zależności, na których programach nam zależy,  warto przejrzeć ofertę licencji Microsoftu, np. tutaj (dane na najnowszą licencję z 2019 roku).

*Istnieją również darmowe wersje programów przypominających MS Office, takie jak Apache Office i Libre Office. Są to darmowe odpowiedniki pakietu MS Office, które mogą zadowolić mniej wymagających użytkowników, którzy potrzebują podstawowych narzędzi o podobnych możliwościach.

Przyszłość Excela

Uważam, że Excel nadal będzie jednym z najpopularniejszych programów do przechowywania danych i ich interpretacji stosowanym w biznesie, jak również w gospodarstwach domowych ze względu na ofertę, którą obejmuje pakiet MS Office. 

Jakie są plany Microsoftu odnośnie Excela?

MS Office ma wiele ciekawych planów: w drugiej połowie 2021 roku ma się pojawić nowy pakiet Microsoft Office 2021, a co za tym idzie nowości w Excelu. Będzie to wersja niesubskrypcyjna, a to znaczy, że opłata za niego będzie jednorazowa, a zakres funkcji i aktualizacji będzie najbardziej aktualny. Ma to być dobra oferta dla użytkowników, którzy nie posiadają subskrypcji, która zobowiązuje do ponoszenia regularnej opłaty co roku. Z ciekawych nowości, ma się pojawić ciemny motyw dla użytkowników, którzy preferują pracę w późnych godzinach i możliwość udostępniania plików innym użytkownikom; tablice dynamiczne (coś znajomego dla programistów) oraz funkcja XLOOKUP (rozszerzona wersja funkcji VLOOKUP / Wyszukaj.pionowo (aktualnie jest dostępna tylko dla subskrybentów pakietu Microsoft 365). Pakiet ma być objęty 5-letnim wsparciem technicznym, chociaż poprzednie wersje oferowały okres o dwa lata dłuższy dla klientów tego produktu. Szacowane ceny pakietu są uwzględnione tutaj.

W tym artykule jest wspomnienie o dodaniu: Wolfram Alpha (strona, która rozwiązuje równania oraz wykorzystuje narzędzia statystyczne), dane chemiczne, żywieniowe, genetyczne i historyczne. W najnowszych wersjach Excel już nie będzie opierał się na podziale danych, tylko traktował je jako grupę.

Z nowości, które się pojawią w Excelu: funkcja LET (pozwalająca na wykorzystanie tej samej linijki kodu parokrotnie w formule), liczniki (pozwalają na graficzne przedstawianie danych razem z wartością, która nas interesuje) oraz pobieranie danych z PDF, większa liczba kolorów w panelu HEX przy pomocy panelu szesnastkowego oraz więcej ikon i obrazów. 

Gdzie będzie największy popyt na Excela?

Myślę, że w każdej branży Excel nadal będzie bardzo przydatny. Zaczynając od prostych zestawień, ile posiadamy danych zasobów, a ile potrzebujemy w następnych miesiącach, do analizy potężnych baz danych.

W aktualnej sytuacji (pandemia koronawirusa, początek 2021 roku), program ten może być jeszcze bardziej przydatny w firmach, w których większość lub wszyscy pracownicy przenieśli się do świata wirtualnego i pracują zdalnie. Dobrze przygotowane raporty przekazane osobom zainteresowanym pomogą osobom na wyższych stanowiskach w podejmowaniu ważnych decyzji (np. dodatkowa rekrutacja, kampanie, planowanie zamówień, szkoleń itp.), dlatego znajomość Excela powinna być obowiązkowa dla każdego pracownika. 

Do czego może jeszcze go wykorzystywać WA?

Wirtualnej Asystentce na pewno przyda się znajomość Excela w zarządzaniu marką w internecie, prowadzeniu social media, różnych kampanii dla klientów i ich produktów. Teraz większość firm postawiło na działalność w Internecie, dlatego wsparcie przedsiębiorców w marketingu internetowym przy pomocy Excela będzie niezbędne. 

A Ty z jakich funkcji Excela najczęściej korzystasz? Gdzie wykorzystujesz ten program? Daj znać w komentarzu 🙂