Nazywam się Natalia Borzyszkowska, a decyzję o prowadzeniu swojej marki, a tym samym prowadzeniu firmy podjęłam już w liceum. Od tego czasu nieustannie zdobywam nowe kwalifikacje oraz poszerzam swoją wiedzę, podejmując kolejne kursy, pracując jako Wirtualna Asystentka do spraw administracyjnych, kadrowych czy doradczych. Administracja to nie tylko mój zawód, ale i pasja. Wierzę, że uporządkowana i dobrze prowadzona dokumentacja może szybko przyczynić się do poprawy funkcjonowania danej firmy, a co za tym idzie – jej większego wzrostu.
1. Skąd pomysł na rozpoczęcie działalności w branży wirtualnej asysty?
Pierwsza myśl urodziła mi się w głowie, gdy zaczęłam pracę w dziale administracji, a mianowicie: administracja firmy kojarzy nam się z kosztem, który nie wnosi do firmy pieniędzy, a tylko zabiera. Wpadłam na pomysł, że skoro już pracuję jako specjalista ds. administracyjnych to dlaczego by nie robić tego dla klientów? Niestety, nie udało się wcielić tego pomysłu w życie. Po dwóch latach zmieniłam pracę oraz zrezygnowałam z pełnego etatu. W tym czasie stworzyłam zarys usług, jakie mogę świadczyć i temat administracji powrócił. O wirtualnej asyście dowiedziałam się od znajomej, zaczęłam szukać więcej informacji na ten temat w internecie i okazało się, że jest to spora grupa osób, która świadczy usługi zdalnie, bez zobowiązań, dla Pracodawcy jak i Pracownika. Ponadto można to robić z każdego miejsca, gdzie tak naprawdę mamy dostęp do internetu. Taka relacja czysto biznesowa, co bardzo mi odpowiadało i miało powiązanie z tym co chciałam stworzyć. Zaczęłam więc pracę nad moim biznesem jako wirtualna asystentka.
2. Co sprawiło Ci trudność na początku pracy?
Chyba najtrudniejszą rzeczą jakiej musiałam stawić czoła było rozplanowanie czasu między pracą a działalnością. Praca po pracy i brak czasu na zebranie pomysłów, a miałam ich wiele. Wiele trudności też sprawiło mi stworzenia strony internetowej i FanPage na Facebooku. Można stwierdzić, że to przecież najprostsze w biznesie online – jednak nie dla mnie. Nigdy nie byłam fanką pisania postów, ale w mojej specjalizacji chciałam dzielić się wiedzą i tym samym pokazać, że można powierzyć mi zadania związane z prowadzeniem firmy od strony administracyjnej. Ostatnią trudnością, z jaką mierzę się do dzisiaj jest pozyskiwanie klientów. Myślę, że to trudność nie tylko wirtualnej asystentki, a każdego młodego przedsiębiorcy, który musi się przebić na tle konkurencji.
3. Gdybyś miała doradzić początkującej VA, jak rozpocząć działalność – co byś zasugerowała?
Myślę, że moją pierwszą radą byłoby, aby dana osoba zrobiła sobie porządny research, pod kątem w czym jest najlepsza, a nad czym musi jeszcze popracować. Zauważyłam tendencje u nowych VA, że mają szeroki wachlarz usług od administracji, po zakładanie stron internetowych przez copywriting. To nie jest dobre rozwiązanie dla osób, które nie mają zespołu specjalistów w danych dziedzinach. Dobrze jest się skupić na tym, w czym jesteśmy najlepsi, i udoskonalać to. Jest to lepiej widziane przez klienta i jednocześnie jesteśmy pewni tego, to co robimy. Zapewniam, że przyniesie to lepsze efekty niż bycie człowiekiem orkiestrą.
Drugą radą jaką bym się podzieliła jest: jeśli nie wiesz jak załatwić formalności ze założeniem firmy, prowadzeniem strony internetowej, prowadzeniem księgowości czy w innej dziedzinie firmy – idź do specjalisty. Zaoszczędzisz w ten sposób czas, który możesz wykorzystać np. na poszukiwanie potencjalnych klientów. Nie wspominając o tym, ile stresu unikniesz już na samym starcie 🙂 Wielu moich klientów mówi:
“ Gdybym wiedział/a ile z tym zachodu od razu bym Tobie przekazał/a formalności z założeniem firmy”.
Trzecią radą jaką bym dała jest przygotowanie funduszy. Nawet jako wirtualna asysta musisz się przygotować na konieczność ponoszenia kosztów, takich jak księgowość, kursy, strona internetowa, ZUS i fakt, że na początku nie będziesz zarabiać na tyle, aby się utrzymać. Zapewnij sobie poduszkę finansową np. na 6 miesięcy, aby wypróbować się w nowym biznesie. Możesz również starać się o dotacje z urzędu miasta, wsparcie inkubatorów parków technologicznych i skorzystać z bezpłatnych porad prawnych.
4. Jakie rozwiązania polecasz początkującym VA w zakresie formy prawnej działalności?
Na samym początku, dla osób, które dopiero zaczynają prowadzić swój biznes, polecam nierejestrowaną działalność gospodarczą. Jest to forma bezpłatna. Nie opłaca się w tym czasie ZUSu, rozlicza się tylko z przychodu w PITcie rocznym i opłaca się tylko podatek dochodowy. Przy tej formie trzeba pamiętać, aby nie przekroczyć połowy minimalnej krajowej przychodów w każdym miesiącu. W roku 2020 jest to kwota 1300 zł brutto. Po przekroczeniu tej kwoty mamy 7 dni, aby założyć firmę.
Najpopularniejszą wybieraną formą jest jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W zeszłym roku stworzyłam tabelkę porównawczą między tymi dwoma formami prawnymi. Ujęłam w niej aspekty podatkowe, formalne i kosztowe.
Poznaj różnicę pomiędzy Działalnością Gospodarczą, a Spółką z o. o.
5. Dokumenty dla Urzędu Skarbowego, podatki, faktury dla kontrahentów… jak nie zgubić się w natłoku wymogów prawnych?
Przede wszystkim polecam zrobić check listę rzeczy, które trzeba wykonać. Sama również robię check listę pomimo doświadczenia; dzięki niej mam pewność, że załatwię wszystkie formalności. Wiele osób pewnie zada sobie pytanie: Ale skąd mam wiedzieć, co powinno znaleźć się na takiej liście? Otóż internet jest przepełniony takimi informacjami, sama też prowadzę bazę wiedzy dla przedsiębiorców. Można także skorzystać z konsultacji biur rachunkowych / prawnych. Osobiście sama prowadzę takie konsultacje bezpłatnie. Wyjaśniam jakie zadania czekają początkującego przedsiębiorcę, doradzam jaką formę prawną wybrać, jak uporać się z ZUSem jak również jakie PKD (przedmiot działalności) wybrać. Wiele osób powierza mi założenie swojej firmy a potem dalszą administracje firmy, bo po prostu nie mają głowy do tych spraw.
6. Jak początkująca VA może rozwiązać kwestię prowadzenia księgowości?
Jest na to parę sposobów, a mianowicie:
- Chyba najłatwiejszym sposobem jest przekazanie prowadzenia księgowości do biura rachunkowego bądź zatrudnienie księgowej/ego. Jest to opcja płatna średnio od 150 zł netto miesięcznie. Kwota zależna jest od tego ile dokumentów przekazujemy, czy posiadamy pracowników oraz jaką formę prawną wybierzemy.
- Następną opcją jest skorzystanie z programu księgowego, który udostępnia możliwość prowadzenia księgowości oraz kadr. Tutaj trzeba mieć już podstawową wiedzę, jakie dokumenty w danym terminie trzeba złożyć. Programy te są bardzo intuicyjne a ponadto ich dostawcy zapewniają zespół ludzi, którzy podpowiedzą co trzeba zrobić, gdy wyskoczy nam jakiś błąd. Ja osobiście polecam dla działalności gospodarczych IFIRMA, a dla spółek z o.o. fakturomania.pl. Średni koszt utrzymania to 50-80 zł miesięcznie. Sama też obsługuję firmy, które korzystają z tej opcji.
- Ostatnią opcją jest prowadzenie księgowości w swojej firmie samodzielnie bez oprogramowania. Trzeba posiadać pełną wiedzę księgowo – kadrową oraz posiadać podpis elektroniczny EPUAP (bezpłatny) bądź podpis kwalifikowany (płatny). Deklaracje przesyła się przez program udostępniony przez Ministerstwo Finansów, ale wszelkie dokumenty trzeba sporządzić samemu. Program służy tylko do wprowadzenia danych do wysyłki. Koszt to 0 zł, ale na pewno więcej czasu przy takiej formie spędzimy.
7. Top tips dla początkującej VA, czyli gdybyś rozpoczynała pracę w branży VA jeszcze raz, co zrobiłabyś inaczej?
Pierwszą moją myślą jest, że nigdy nie skorzystałabym z “łatwego kreatora” do strony internetowej. W moim przypadku był to WIX.COM. Jest to bardzo intuicyjny kreator do tworzenia strony internetowej, niestety, jak się okazało, również bardzo kosztowny. Dałam się podejść prostocie wykonania wymarzonej strony internetowej. Niestety z WIX.com rozstałam się jakoś po pół roku, ponieważ doszły kolejne koszty np. za utrzymanie certyfikatu. Polecam zrobić stronę na WordPressie lub zlecić zrobienie strony internetowej przez specjalistę.
Jak już wcześniej wspomniałam, jeśli nie wiesz jak się zabrać za formalności w firmie, IDŹ do specjalisty. Przyspieszysz w ten sposób cały proces i będziesz spać spokojnie.
Bierz udział w dyskusjach z osobami z Twojej dziedziny, udzielaj się i pomagaj, na pewno to zaowocuje, a może nawet ktoś się odezwie po Twoje usługi widząc, jaką posiadasz wiedzę. To jest świetna forma reklamy i jednocześnie edukacji dla Ciebie i innych.
Stale udoskonalaj swoje umiejętności. Bierz udział w webinarach, kursach, szkoleniach. Często odbywają się one online i bezpłatnie.
