Jak pozyskać środki z urzędu pracy na założenie działalności WA/VA?

Pierwszy raz pomyślałam o zawodzie wirtualnej asystentki dokładnie rok temu i już wtedy wiedziałam, że prędzej czy później założę firmę. Od dawna marzyłam o własnej działalności, ale powstrzymywał mnie głównie brak środków na inwestycje.

Założenie firmy w ramach wirtualnej asysty nie wiąże się z dużymi nakładami finansowymi. Niezbędny jest komputer, telefon, dostęp do internetu i co najważniejsze, można pracować z domu, nie wynajmując biura. Jednak, dlaczego by nie skorzystać z dofinansowania, które może znacznie ułatwić start naszej firmy? Takie dotacje oferują urzędy pracy. Wystarczy tylko spełnić podstawowe warunki, złożyć wniosek i przekonać komisję do naszego pomysłu. W artykule pokażę, jak udało mi się pozyskać środki na założenie firmy i czy było warto.

Od czego zaczęłam?

Od upewnienia się, że w urzędzie pracy w moim mieście dostępne są środki na dofinansowanie DG. W ubiegłym roku, z powodu pandemii, w wielu urzędach zabrakło pieniędzy. W pierwszej kolejności wypłacano środki na walkę ze skutkami kryzysu gospodarczego wywołanego koronawirusem. Nie da się ukryć również, że w mniejszych miejscowościach łatwiej jest uzyskać dofinansowanie niż w dużych miastach. Konkurencja tam jest większa, a pula środków jest ograniczona.

Ważne jest zapoznanie się z regulaminem przyznawania dotacji, aby mieć pewność, że jesteśmy w stanie przebrnąć przez całą procedurę. Regulaminy poszczególnych urzędów mogą się między sobą różnić, co za tym idzie, inna będzie procedura oraz warunki przyznawania dotacji.

Kolejnym krokiem było zapoznanie się z wnioskiem oraz załącznikami, które można pobrać ze strony urzędu.

Jakie najważniejsze warunki musiałam spełnić?

Pierwszy i najważniejszy warunek to rejestracja w urzędzie pracy jako bezrobotna. Z tym nie było problemu, ponieważ kilka miesięcy wcześniej rozstałam się z moim poprzednim pracodawcą i od razu zarejestrowałam się w urzędzie. Nie mogłam również prowadzić innej działalności gospodarczej w okresie 12 miesięcy przed złożeniem wniosku. Resztę warunków również spełniłam, więc mogłam zacząć przygotowywać dokumenty.

Pisząc o innych warunkach mam na myśli m.in. zameldowanie w powiecie, w którym znajduje się urząd pracy czy niekaralność w okresie 2 lat przed złożeniem wniosku.

Na co przeznaczyłam dotację w moim biznesie?

Zanim zdecydowałam, na co przeznaczę dofinansowanie, przeczytałam od deski do deski fora na grupach dla wirtualnych asystentek. Tam dziewczyny dzieliły się swoimi pomysłami, podpowiadały co może się przydać w takim biznesie, jak nasz, oraz odradzały czego nie warto kupować.

Zdecydowałam, że przeznaczę otrzymane środki na:

biznesowego laptopa
Rekomendacja portalu – Praca biurowa: Asus ZenBook 14 | Montaż wideo i multimedia: Asus ROG Strix G15
telefon
Rekomendacja portalu – Samsung Galaxy S21 + 5G | Samsung Galaxy A9
drukarkę ze skanerem
Rekomendacja portalu – HP OfficeJet Pro
mikrofon studyjny ze statywem oraz filtrem
słuchawki bezprzewodowe
myszkę
czytnik do ebooków
roczną subskrypcję programu graficznego
dożywotnią subskrypcję programu do obróbki filmów
pakiet Microsoft Office
program antywirusowy
program mentoringowy na start w zawodzie wirtualnej asystentki
pakiet umów dla WA
dysk zewnętrzny
zapas tonerów do drukarki

Na co Ty wydałaś lub wydałabyś dofinansowanie?x

Co z tym biznesplanem?

Wiele osób nie składa wniosku o dofinansowanie z obawy przed napisaniem biznesplanu. Nie jest to prosta sprawa, na pewno czasochłonna, i nie każdy potrafi dobrze go napisać. I tu mam dobrą wiadomość. Zazwyczaj wniosek jest na tyle rozbudowany, że pole „biznesplan” zawiera się w jego wnętrzu. I tak było w moim przypadku, urząd nie wymagał osobnego biznesplanu.

We wniosku musiałam szczegółowo opisać czym będzie zajmować się moja firma, jakie konkretnie usługi będę świadczyć. Musiałam również zrobić analizę konkurencji oraz potencjalnych klientów. Ważne było także przedstawienie wcześniejszego doświadczenia zawodowego w kontekście prowadzonej działalności WA. Nie bez znaczenia był ukończony przeze mnie kurs na WA oraz studia podyplomowe z marketingu i strategii marketingowych. Miałam również podpisaną przedwstępną umowę współpracy z przedsiębiorcą, który już wtedy był zainteresowany usługami wirtualnej asystentki.

Kolejna bardzo istotna kwestia to uzupełnienie planu finansowo-ekonomicznego. Warto wspomnieć, że są to szacunkowe wyliczenia przychodów i kosztów. Nikt później nie rozlicza nas z tych wyliczeń. Nie oznacza to jednak, że nie należy się do tego przyłożyć, ponieważ musimy tutaj udowodnić opłacalność inwestycji.

Grupa Facebook Asystentkowo

Przejdź do grupy

Rozmowa z komisją, czyli strach ma wielkie oczy

Kiedy wypełniłam już cały wniosek i wymagane załączniki, mogłam go złożyć w urzędzie i czekać na decyzję. Mniej więcej tydzień po złożeniu wniosku otrzymałam telefon z urzędu, że zostaję zaproszona na rozmowę z komisją weryfikująca wnioski. Na początku opanował mnie mały stres, ale niepotrzebnie. Rozmowa z komisją ma na celu rozwianie wszelkich wątpliwości co do naszego projektu, co więcej mamy szanse na przekonanie komisji, aby to nam przyznała dotację. Moją rozmowę wspominam bardzo dobrze. Na pewno pomogła mi udowodnić, że zawód WA jest przyszłościowy, ma ogromny potencjał i jest duże zapotrzebowanie na tego typu usługi w obecnych czasach.

Podpisanie umowy i wypłata środków

Po kilku dniach od rozmowy z komisją otrzymałam telefon z pozytywną decyzją! Nie było już odwrotu, w ciągu miesiąca po otrzymaniu dotacji musiałam założyć DG. Moje marzenie o własnej firmie mogło się w końcu spełnić.

Kolejnym krokiem było podpisanie umowy wraz z poręczycielami. Taki sposób wybrałam jako zabezpieczenie przyznanej dotacji, wskazałam dwóch poręczycieli. Ważne jest tutaj to, że moi poręczyciele nie mieli rozdzielności majątkowej, dlatego ich małżonkowie musieli wyrazić zgodę na poręczenie oraz być przy podpisaniu umowy.

Następnego dnia środki były już na moim koncie. Mogłam od razu biec na zakupy. Zobowiązałam się, że wydam całą kwotę w ciągu dwóch miesięcy od założenia DG oraz rozliczę się z poniesionych wydatków zgodnie ze specyfikacją we wniosku.

Ostatnia prosta-rozliczenie dotacji

Rozliczenie dotacji polegało na dostarczeniu do urzędu wszystkich faktur lub rachunków potwierdzających zakupy wraz z potwierdzeniami przelewów. Aby nie komplikować sobie rozliczenia, unikałam płatności przez system PayU, Allegro lub pobranie, ponieważ urząd wymagał od sprzedającego oświadczenia o otrzymaniu zapłaty za towar. Najbezpieczniej było zapłacić przelewem bezpośrednio na konto sprzedawcy lub kupić na miejscu w sklepie. Jedynym “problemem” jaki napotkałam przy rozliczeniu była faktura za subskrypcję programu graficznego Canva Pro, ponieważ widniała tam kwota w dolarach. Należało ją przeliczyć na złotówki wg średniego kursu dolara ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Jeśli wszystko się zgadzało, a rozliczenie było poprawnie przygotowane, mogłam umówić się na wizytację urzędnika w miejscu wykonywania mojej działalności.

W umówionym terminie urzędnik z aparatem fotograficznym pojawił się u mnie w “biurze”. Zrobił zdjęcia wszystkich zakupionych sprzętów i odnotował zgodność zakupów ze specyfikacją we wniosku. Oficjalnie dotacja została rozliczona. Teraz pozostało mi “tylko” prowadzenie działalności nieprzerwanie przez 12 miesięcy i opłacanie wymaganych składek.

Podzieliłam się tutaj z Wami moją historią z pozyskaniem środków na założenie działalności jako WA. Czy było warto? Bez dwóch zdań. Wszystkie sprzęty, programy oraz mentoring wyniosły mój biznes na wyższy poziom. Dało mi to większe możliwości działania jako WA oraz utwierdziło w przekonaniu, że nasz zawód ma ogromną wartość i warto w niego inwestować. Zachęcam Was do sięgania po takie możliwości jak bezzwrotne dotacje z UP, jeśli poważnie myślicie o tym zawodzie i założeniu własnej firmy.

Jeśli mielibyście jakieś pytania do mnie, jestem do Waszej dyspozycji. Możecie mnie również znaleźć na www.monikamaterkowska.pl