Wirtualna asystentka czy etat? Co porównać, zanim poprosisz o cennik

Ludzie wpisują w wyszukiwarkę „wirtualna asystentka cennik”, bo chcą porównać to z etatem. Na tej stronie cennika nie ma. Stawka wynika z godzin i z tego, co w tych godzinach naprawdę się dzieje. Zanim poprosisz o wycenę, warto wiedzieć, co w ogóle porównujesz. Inaczej zestawiasz pensję z fakturą i pomijasz resztę.

Etat i współpraca z asystentką rozwiązują inny problem. Etat buduje stałe miejsce w firmie. Asystentka zdejmuje powtarzalną pracę, którą da się opisać, bez tworzenia stanowiska. Żadne z tych zdań nie mówi, co jest „taniej”. Mówi, czego szukasz.

Co zwykle znika w porównaniu „pensja kontra faktura”

Przy etacie na liście płac widać wynagrodzenie. Obok niego zostaje praca, której na liście nie ma, a którą i tak robisz Ty, dopóki stanowisko nie stoi.

• Czas rekrutacji: ogłoszenie, rozmowy, okres, w którym osoby jeszcze nie ma, a praca już czeka.
• Wdrożenie. Nowa osoba w biurze też przez pierwsze tygodnie pyta, gdzie co leży.
• Urlop, choroba, wypowiedzenie. Ktoś musi tę pracę wziąć. Albo Ty, albo druga osoba, którą też trzeba mieć.
• Narzędzia, biurko, sprzęt, dostępy. Przy pracy zdalnej część z tego odpada, ale nie odpada zarządzanie.
• Zakres, który puchnie. Etat łatwo zamienia się w „wszystko, co akurat leży”, bo osoba jest na miejscu.

Przy asystentce na fakturze widać godziny albo ryczałt za opisany zakres. Obok zostaje co innego: musisz umieć powiedzieć, co jest gotowe, i odebrać dostęp, gdy współpraca się kończy. Nie musisz prowadzić rekrutacji ani zastępstwa w pojedynkę, jeśli tak ułożycie współpracę. Jak liczyć samą pulę godzin, jest w tekście ile godzin zamówić na start.

Pięć pytań, zanim wybierzesz formę

1. Czy ta praca będzie za rok, w podobnej ilości? Jeśli tak, etat albo stała współpraca mają sens. Jeśli to sezon albo jeden projekt, stanowisko jest za ciężkie.
2. Czy ktoś w firmie ma czas prowadzić tę osobę co tydzień? Etat bez prowadzenia wraca do Ciebie. Asystentka bez opisu zadania też.
3. Co się dzieje, gdy tej osoby nie ma przez dwa tygodnie? Jeśli odpowiedź brzmi „ja siadam po nocach”, brakuje zastępstwa, niezależnie od umowy.
4. Czy zakres da się zamknąć w liście zadań? Im lista krótsza i powtarzalna, tym łatwiej oddać ją poza etat. Im więcej wyjątków i decyzji, tym bliżej roli w zespole.
5. Czy potrzebujesz kogoś w biurze, przy ludziach i przy papierze na miejscu? Wirtualna współpraca tego nie udaje.

Kiedy etat jest uczciwszą odpowiedzią

Wybierz stanowisko, gdy praca jest stała, szeroka i związana z decyzjami, których nie chcesz oddawać na zewnątrz: ludzie w zespole, rozmowy z kluczowymi klientami, rzeczy, których nie da się opisać wzorem. Asystentka nie jest tańszym etatem. Jest innym narzędziem. Wciskanie w nią roli kierowniczki kończy się tym, że i tak wszystko akceptujesz po godzinach.

Kiedy współpraca z asystentką jest uczciwszą odpowiedzią

Wybierz ją, gdy utykasz na powtarzalności: skrzynka, kalendarz, pliki, statusy, zbieranie dokumentów. Szczególnie wtedy, gdy nie chcesz jeszcze stanowiska, albo gdy stanowisko byłoby w jednej czwartej wykorzystane. Wtedy etat kupuje obecność, a Ty potrzebujesz konkretnych godzin.

Na start i tak nie oddajesz całej roli. Oddajesz jeden kawałek na miesiąc i patrzysz, czy opis zadania wytrzymuje. To jest opisane w tekście co oddać w pierwszym miesiącu.

Czego nie znajdziesz w naszym cenniku, bo go nie publikujemy

Nie podajemy stawek za godzinę, progów „od–do” ani porównania z przeciętną pensją. Takie liczby bez Twojego tygodnia są dekoracją. Wycena powstaje po tym, jak wiemy, które zadania wchodzą i ile ich jest. W formularzu jest pole na orientacyjną pulę godzin. Możesz wpisać „nie wiem, doradźcie” i trzy zdania o tym, co robisz sama.

Model współpracy, nadal bez kwot, jest na stronie dla firm. Pytanie o koszt jest też w najczęstszych pytaniach: wycena zależy od zakresu i liczby godzin, po krótkiej rozmowie.

Napisz, co dziś robisz wieczorem, a powinno być zrobione w ciągu dnia. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Z tej wiadomości da się złożyć pierwsze porównanie. Nie da się go złożyć z samej frazy „cennik”.