Ela Zielińska – Wirtualna asystentka i właścicielka agencji VAssistance – Zdalne Usługi Asystenckie. Od 2017 roku z powodzeniem prowadzi swój biznes pomagając przedsiębiorcom w odzyskiwaniu ich wolnego czasu. Na swoim blogu dzieli się wiedzą z początkującymi wirtualnymi asystentkami, wspierając je w ich rozwoju. Z wykształcenia ekonomistka. Prywatnie – fanka rozwoju osobistego.
Dorota: Dzień dobry, Elu! Bardzo miło mi, że zgodziłaś się na wywiad. Mam nadzieję, że Twoje odpowiedzi przybliżą nieco świat Wirtualnej Asysty początkującym asystentkom, a tym bardziej doświadczonym – pozwolą poznać Twoje spojrzenie na najciekawsze zagadnienia związane z tym zawodem.
W swoim manifeście podkreślasz, że aby zostać Wirtualną Asystentką, nie potrzeba specjalizować się w żadnej z dziedzin takich jak copywriting, tworzenie grafiki czy marketing internetowy. Jak początkująca asystentka bez żadnych twardych umiejętności może przekonać do współpracy pierwszych klientów, by wyróżnić się z tłumu?
Ela: Wśród klientów poszukujących zdalnej asysty panuje przekonanie, że wirtualna asystentka to osoba, która powinna być specjalistką w bardzo szerokim zakresie. Często widzę ogłoszenia, gdzie przedsiębiorca szuka osoby, która jednocześnie poprowadzi mu social media, przeprowadzi rekrutację nowej osoby do zespołu, napisze dobry tekst sprzedażowy i umówi spotkania z potencjalnymi klientami. I to wszystko najlepiej „nie za miliony monet”. Nie dajmy się zwariować… Kiedy widzę takie ogłoszenie, to w głowie huczy mi: „Halo, ale pan szuka zespołu specjalistów, a nie jednej osoby.” Nie mówię, że nie ma na naszym polskim rynku wirtualnych asystentek, które nie poradziłyby sobie z tymi wszystkimi zadaniami, ale asystentka nie jest od tego, żeby znać się na tych wszystkich sprawach.
Asystentka to osoba, która powinna znaleźć klientowi optymalne rozwiązanie jego problemów, a więc albo zrealizuje te zadania sama, albo znajdzie odpowiedniego podwykonawcę. Jeśli jako WA jesteś w stanie te wszystkie zadania zrealizować osobiście to super, ale z tytułu bycia „człowiekiem-orkiestrą” powinnaś oczekiwać odpowiedniego wynagrodzenia. Jeśli dopiero zaczynasz i nie posiadasz powyższych umiejętności, nie masz specjalizacji nabytej dzięki wcześniejszej pracy, to Twoimi atutami powinny być: spryt, świetna organizacja pracy, umiejętność szybkiego uczenia się i … cena za Twoje usługi. Jeśli nie posiadasz trzech pierwszych cech, dobrze się zastanów, czy chcesz się zajmować zdalną asystą. Jeśli po otrzymaniu bardziej skomplikowanego zadania załamujesz ręce, bo nie wiesz od której strony się za nie zabrać, to powinnaś sobie odpuścić tę branżę. Jeśli przerażają Cię długie listy zadań, które musisz zrealizować w określonym czasie, to również zastanów się, czy to dobry kierunek dla Ciebie.
Nie wszyscy potencjalni klienci szukają specjalistek od wszystkiego. Są przedsiębiorcy, którzy potrzebują wsparcia w prostych, powtarzalnych zadaniach, niewymagających nawet doświadczenia. Może to być wystawianie faktur czy znalezienie interesujących informacji w sieci. Jeśli jesteś osobą, której brak doświadczenia w pracy asystenckiej, daj o tym szczerze znać potencjalnemu klientowi. Zaznacz jednak przy tym, że „owszem, moje doświadczenie jest niewielkie, ale dzięki temu ma Pan/Pani usługi w dużo niższej cenie”. Ważne jest jednak, byś zastrzegła się, że jeśli sprawdzisz się w wykonywanych zadaniach, to po okresie próbnym zaproponujesz podniesienie swojego wynagrodzenia. Jeśli powiesz o tym klientowi na początku współpracy, to on będzie na to przygotowany, a Ty nie będziesz miała blokady, aby porozmawiać o wyższej stawce za jakiś czas. Pamiętaj, że relacja WA – klient to relacja biznesowa i masz prawo stawiać warunki tak samo, jak i druga strona.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę wysyłając swoje zgłoszenie potencjalnej osobie do współpracy? Oferta powinna być odpowiedzią na określone ogłoszenie, a nie jednakowym szablonem wysyłanym do wszystkich. Musi być dostosowana do potrzeb tego konkretnego klienta, który zamieścił ogłoszenie w sieci. To nie jest proces jaki przechodzi się podczas rekrutacji na tradycyjne stanowisko. To jest biznes, a Ty musisz „kupić” klienta swoją wiadomością.
Dorota: Twoja droga do zostania Wirtualną Asystentką nie była łatwa – do podjęcia decyzji o profesjonalnym zajęciu się wirtualną asystą niejako zmusiła Cię utrata pracy. W podobnej sytuacji jest obecnie wiele osób, które straciły źródło stałego utrzymania na skutek kryzysu wywołanego pandemią. Co poradziłabyś tym początkującym osobom?
Ela: To nie do końca było tak, że straciłam pracę i to zmusiło mnie do podjęcia decyzji o założeniu własnego biznesu jako wirtualna asystentka. Po moim zwolnieniu znalazłam na szybko stanowisko, które dawało mi stały, choć niewystarczający w tamtym czasie zastrzyk gotówki. A popołudniami pozyskiwałam pierwsze zlecenia. Ale sytuacja, która mnie spotkała dała mi konkretnego kopa do działania i uświadomiła mi, że nie chcę już więcej być zależna od jednego pracodawcy.
Co poradziłabym początkującym osobom? Przede wszystkim – nie bać się. Zmiany praktycznie zawsze prowadzą do polepszenia naszej sytuacji. Prowadzenie własnej działalności i praca dla kilku klientów jest mniej ryzykowna niż zatrudnienie w jednej firmie, która może Cię zwolnić w dowolnym momencie. A możliwość decydowania o tym, kiedy pracujemy, gdzie i dla kogo, to luksus, którego nie chciałabym już zamienić na pracę na etacie za żadne skarby.
Natomiast od strony praktycznej doradziłabym takim osobom:
- Zrobienie gruntownego researchu w sieci, przejrzenie stron wirtualnych asystentek, które działają już długo na rynku.
- Poznanie podstawowych narzędzi do pracy zdalnej, takich jak Google Docs do pracy z dokumentami online, Google Calendar do planowania kalendarza swojego czy swoich klientów, Trello/Asana do zarządzania zadaniami, Toggl do naliczania czasu pracy, Canva do tworzenia grafik czy LastPass do przechowywania haseł – to jest takie must have, które warto poznać na start w tym zawodzie.
- Jeśli masz możliwość, zabezpiecz się finansowo odkładając sobie fundusze na minimum 2 miesiące – tyle mniej więcej potrzeba czasu, aby stworzyć sobie portfel klientów, którzy zapewnią Ci możliwość utrzymania się bez obniżania Twojego poziomu życia.
- Znajdź sobie mentorkę – wirtualną asystentkę, która działa już na rynku kilka lat i która może Ci podpowiedzieć co możesz zrobić w problematycznej sytuacji, jeśli taka się pojawi; obecnie w branży jest kilka WA, które dają konsultacje w tym zakresie.
- Sprawdź też mój kurs dla początkujących wirtualnych asystentek [link do kursu] – znajdziesz tam mnóstwo przydatnej wiedzy zupełnie bezpłatnie.
Dorota: Wiele początkujących osób zastanawia się nad tym, jak powinna wyglądać ich oferta oraz cennik. Na jakie usługi w branży VA jest według Ciebie największy popyt?
Ela: Aktualnie najczęściej poszukiwane umiejętności to: obsługa WordPressa, prowadzenie kanałów w Social Mediach, tworzenie i obsługa newsletterów, tworzenie grafik, pisanie tekstów czy obsługa sklepów internetowych. Coraz częściej poszukiwane są specjalistki od obróbki podcastów oraz wideo. Za tego typu umiejętności klienci są skłonni płacić wyższe stawki, niż za np. obsługę administracyjną.
Moja rada dla początkujących WA jest taka, aby przy tworzeniu oferty nie wpisywać w niej czegoś, czego nie jesteśmy w stanie wykonać, tylko dlatego, że mają to w ofercie inne wirtualne asystentki. Prędzej czy później prawda i tak wyjdzie na jaw. Jasne, jeśli jesteś sprytna być może uda Ci się ograć to tak, że klient się nawet nie zorientuje, bo w międzyczasie zdążysz się danej umiejętności nauczyć, ale na pewno będzie Cię to kosztować sporo stresu.
Podejdź bardzo obiektywnie do oceny swoich umiejętności, jednocześnie biorąc pod uwagę to, w czym faktycznie czujesz się dobrze i co chciałabyś robić. Przeanalizuj dokładnie jakie umiejętności zdobyłaś w swojej dotychczasowej karierze zawodowej lub w ramach hobby. Jakie programy obsługiwałaś? W jakich działaniach czujesz się pewnie?
Następnie wyceń swoje usługi. W jednym z pierwszych kroków polecam przyjrzeć się konkurencji. Zestawienie stawek WA, które już długo działają na rynku ze stawkami początkujących osób na pewno da Ci rozeznanie, w ramach jakich widełek powinnaś się poruszać, aby nie przestrzelić zarówno w jedną, jak i w druga stronę.
Rzetelnie wylicz swoje wymagania finansowe uwzględniając w nich wszystkie wydatki. Oszacuj liczbę godzin, którą chcesz/możesz przeznaczyć w ciągu miesiąca na pracę. Następnie podziel te wartości przez siebie. Wynik da Ci Twoją stawkę godzinową. A wraz z podnoszeniem swoich kwalifikacji podnoś również swoje stawki.
Pamiętaj też, że rozliczając się z klientem na podstawie ilości faktycznie przepracowanych godzin zawsze nieco czasu będzie Ci uciekało. Przerwa na kawę, przekąskę, rozmowa z osobą, która przebywa obok, chwila przerwy na zajrzenie na Facebooka – to jest czas, za który nie masz płacone. W efekcie z 8-godzinnego dnia pracy ucieknie Ci przeważnie 1-2h. To jest kolejna kwestia, którą trzeba uwzględnić przy ustalaniu swojej stawki.
Dorota: Prowadzisz firmę zrzeszającą VA i oferującą szeroki pakiet usług dla przedsiębiorców. W jaki sposób rozwinęłaś działalność od świadczenia usług wirtualnej asysty po godzinach, jako dodatek do pracy etatowej, do zarządzania większym zespołem?
Ela: Pierwsze zadania jako WA realizowałam dla jednego ze znajomych przedsiębiorców, od którego zresztą dowiedziałam się, że jest coś takiego jak zawód wirtualnej asystentki. Kolejnym krokiem była rozmowa z moim ówczesnym pracodawcą i zaproponowanie przejścia z umowy o pracę na rozliczenie na podstawie wystawianej przeze mnie faktury. Dzięki temu otrzymywałam więcej pieniędzy na konto i mogłam odłożyć nieco oszczędności, żeby w razie kłopotów z pozyskaniem kolejnych zleceń mieć jakąś rezerwę. Na szczęście kłopoty takie się nie pojawiły, ponieważ kolega, z którym zaczęłam swoją karierę WA zaczął polecać mnie swoim znajomym. Dodatkowo udzielałam się często na grupach na Facebooku dla początkujących biznesów czy start-up’ów i stamtąd pozyskałam kilka stałych zleceń. Po około 3-4 miesiącach zauważyłam, że powoli brakuje mi rąk do pracy, więc zaczęłam szukać pierwszych osób do pomocy.
Przejście z samodzielnej pracy dla klientów do zarządzania zespołem WA wyszło dość naturalnie, ponieważ od kilku lat planowałam założyć własny biznes, który oparty będzie o pracę zespołu wykwalifikowanych osób i nie będzie zależny wyłącznie ode mnie. Dlatego praktycznie od samego początku nastawiona byłam na zatrudnianie osób kiedy tylko zacznie przybywać zleceń. Wyszłam też z założenia, że jako jedna osoba nie będę w stanie znać się na wszystkich dziedzinach związanych z prowadzeniem biznesu. Interesowały mnie tematy związane z księgowością, kadrami czy obiegiem dokumentów w firmie, natomiast w copywritingu czy tworzeniu postów do social mediów nie czułam się za pewnie. A ponieważ takich zleceń było najwięcej, więc doszłam do wniosku, że łatwiej będzie znaleźć osoby, które będą dobre właśnie w tych tematach i przejmą za mnie tego typu zadania.
Dorota: Jak wygląda Twój standardowy dzień pracy? Czy praca w pełni zdalna nie odbija się na Twoim życiu prywatnym?
Ela: Jestem jedną z tych osób, która nie znosi wstawać wcześnie rano. Poza tym znam już na tyle swój organizm, że wiem, że zmuszanie się do pracy o wczesnych godzinach porannych jest dla mnie najzwyczajniej w świecie nieefektywne. Dlatego siadam do zadań około godziny 10.00, sprawdzam i porządkuję skrzynkę mailową. Nowe zadania, które otrzymuję od klientów najczęściej za pomocą wiadomości mailowych przenoszę i rozpisuję w Asanie. Następnie sprawdzam zadania na Asanie zaplanowane na dany dzień i wybieram te, które zajmą mi najwięcej czasu i są najtrudniejsze. Przeznaczam na nie około 2-3h, czyli wtedy, kiedy mój mózg jest wypoczęty i pracuje najsprawniej. Przykładem takich zadań może być ustawienie przelewów za wynagrodzenia pracowników czy przygotowywanie raportu z ich pracy.
Następnie wybieram jedno zadanie, które planuję przeznaczyć na rozwój własnego biznesu. Są to zadania związane z publikacją postów w moich social mediach, napisaniem nowego artykułu na bloga czy wystawieniem faktur klientom – wszystko zależy od tego, co w danym dniu najpilniej trzeba zrobić. Kolejne 2 godziny przeznaczam na domykanie mniejszych zadań dla klientów – takich, które nie wymagają już mojego 100% skupienia, czyli np. jakiś prostszy research, kontakt telefoniczny z biurem rachunkowym klienta, skompletowanie faktur za poprzedni miesiąc.
Pracę kończę zwykle koło godziny 17.00-18.00, czasem wcześniej. Jeśli mam mniej zadań, to ostatnią godzinę czy dwie przeznaczam dla siebie – na czytanie artykułów czy książek z zakresu rozwoju osobistego.
Czy praca zdalna odbija się na moim życiu prywatnym? To zależy. Są takie dni, kiedy tych zadań od klientów jest dużo więcej i trzeba posiedzieć po godzinach. Są też momenty, kiedy przygotowuję lub jestem w trakcie kampanii marketingowej swojego nowego poradnika i wtedy moja Druga Połówka wie, że przez kilka dni myślami jestem gdzie indziej i będę siedziała przy laptopie póki nie skończę tego, co zaplanowałam. Ale są też takie okresy, kiedy zadań od klientów jest znacznie mniej i z czystym sumieniem mogę sobie zrobić dzień lub dwa wolne od pracy nawet w środku tygodnia. I co najlepsze – nie muszę pytać nikogo o zgodę.
Zauważyłam natomiast, że dobrze robi mi zmiana miejsca, w którym pracuję. Jeszcze w zeszłym roku pracowałam przeważnie w biurze, podnajmując biurko w firmie mojej Drugiej Połówki. Zdecydowaliśmy się jednak je zamknąć, ponieważ większość pracowników i tak wolała pracować zdalnie. Aktualnie dużo czasu spędzamy w domu z wiadomych powodów, natomiast bardzo lubimy pracować w kawiarni, restauracji czy w co-worku (często w centrach handlowych są wygospodarowane specjalne miejsca do pracy). Jeśli tylko mamy okazję, to jedziemy do wybranego miasta w Polsce, tam wynajmujemy na 2-3 dni mieszkanie lub pokój w hotelu. Do godzin obiadowych zajmujemy się sprawami firmowymi, a potem zamykam laptopa i idziemy zwiedzać okolice. Liczymy, że kolejne kierunki zwiedzania będą już poza granicą Polski.
Dorota: Jak wygląda rozpoczęcie współpracy z nowym klientem? Załóżmy, że jestem zainteresowana współpracą w ramach Project Managementu i właśnie skontaktowałam się z VAssistance, by uzgodnić zasady współpracy. Czego mogę się spodziewać w następnych krokach?
Ela: W VAssitance cały proces rozpoczynania współpracy z nowym klientem opieramy o procedurę, którą dzielę się w moim poradniku “Onboarding klienta”. Pozwala nam to rzetelnie podchodzić do każdego nowego zlecenia oraz porządkować wszystkie elementy współpracy z klientem, co przy pracy w zespole jest szczególnie ważne i wpływa na jego profesjonalny wizerunek.
Pierwszym elementem tej procedury jest wywiad wstępny z klientem, w czasie którego ustalamy najważniejsze informacje odnośnie funkcjonowania firmy klienta, ustalamy zakres naszego wsparcia, narzędzia, którymi posługuje się klient, a także rozmawiamy o zasadach współpracy, kanałach komunikacji i sposobach delegowania zadań. Po takiej rozmowie klient otrzymuje podsumowanie naszego spotkania wraz z wyszczególnionymi wszystkimi ustaleniami oraz umową. Po jej podpisaniu wraz z zespołem bierzemy się za realizację zdań.
Kolejnym etapem jest stworzenie pliku z preferencjami klienta, który aktualizujemy w trakcie współpracy. Gromadzimy w nim wszystkie przydatne informacje, dzięki czemu mamy je w jednym uporządkowanym dokumencie, co zapobiega czasochłonnemu przeszukiwaniu skrzynki odbiorczej w poszukiwaniu danych, które są nam potrzebne, czy niepotrzebnemu zawracaniu głowy klientowi.
Dzięki tym prostym zasadom każda współpraca przebiega dużo przyjemniej zarówno dla jednej jak i dla drugiej strony.
Dorota: Czy zdarzyło Ci się współpracować z trudnym klientem? Jak radzisz sobie w takich sytuacjach?
Ela: Współpraca z trudnym klientem to temat rzeka i każda wirtualna asystentka powinna liczyć się z tym, że prędzej czy później będzie miała (nie)przyjemność trafić na takiego osobnika. Sama po kilku latach pracy z klientami wyróżniam nawet kilka typów trudnych klientów. Pokusiłam się wręcz o nadanie im nazw. I trzy główne, które wyróżniam to:
Mistrzowie Chaosu – to osoby, które zlecają dużo i bez większego zastanowienia się nad delegowanymi zadaniami; dużo też mówią i mają potrzebę przedyskutowywania każdej kwestii ze swoją WA. Często zmieniają zdanie i mają mnóstwo nowych pomysłów, z których równie szybko rezygnują, przez co często dezorganizują pracę wirtualnej asystentki. Przeważnie na początku takiej współpracy jest miło i wesoło, z czasem jednak coraz większy bałagan i trzymanie klienta w ryzach, żeby nie wszedł nam na głowę, staje się po prostu męczące. Dobrą metodą na takie osoby jest stanowcze określenie granic współpracy, ustalanie zadań „na piśmie” (np. w jakimś zbiorczym dokumencie lub w wiadomościach mailowych) oraz szczegółowe doprecyzowywanie co mamy do zrobienia.
Szefowie-bogowie – to osoby, które chcą mieć wszystko pod kontrolą, mają potrzebę uczestniczenia we wszystkich, nawet najmniej istotnych procesach w firmie. Nie pozwalają na samodzielne decydowanie o tym co i jak powinno być zrobione. Często kontaktują się telefonicznie bez uprzedzenia, dezorganizując pracę wirtualnej asystentki. Oczekują, żeby większość zadań była gotowa „na wczoraj”. Przeważnie będą traktowali WA jak podwładnego, a nie współpracownika. Rzadko kiedy można się od nich spodziewać zadowolenia z naszej pracy. Metodą na nich jest nabycie dobrych umiejętności negocjacyjnych i asertywności. Jeśli mamy miękkie serce i brak twardych pośladków, lepiej z takiej współpracy zrezygnować.
Ostatni najczęściej spotykany typ to Dusigrosze – można go rozpoznać po hasłach „czy jest szansa na rabat?” lub „dlaczego tak drogo?”, często też płaci z opóźnieniem za naszą pracę lub… nie płaci wcale. Z takimi osobami trzeba krótko. Jeśli już przy negocjacjach słyszysz, że cena za Twoje usługi jest za wysoka, to najlepiej od razu umów się na płatność z góry, lub weź chociaż zaliczkę. A jeśli klient spóźnia się z płatnością, nie obawiaj się wysłać ponaglenia.
Z ostatnim typem trudnego klienta miałam do czynienia kilka razy. Czasami byłam zmuszona poczekać 2-3 miesiące na płatność za swoją fakturę, nawet raz poszło zgłoszenie przez Elektroniczne Postępowanie Upominawcze. Ale zwykle postraszenie naliczeniem rekompensaty za koszty odzyskania należności pomagało.
Dorota: Czy Twoim zdaniem wśród polskich przedsiębiorców świadomość istnienia zawodu Wirtualnej Asystentki jest już mocno zakorzeniona, czy wielu z nich wciąż nie wie, jakie korzyści mogą wyniknąć z usługi wirtualnej asysty?
Ela: Choć pojęcie wirtualnej asysty funkcjonuje na polskim rynku od kilku lat, dla wielu przedsiębiorców jest ono nadal bardzo egzotyczne. Myślę, że dla tych “tradycyjnych” przedsiębiorców, działających w biznesach lokalnych, jest to zagadnienie kompletnie nieznane. Nie mają pojęcia na temat tego, jak może przebiegać współpraca oraz z jakimi korzyściami się wiąże. Dlatego tak ważne jest edukowanie klientów, pokazywanie działań WA szerszej publiczności i promowanie tego zawodu. Dla osób, które działają w świecie online jest ono dobrze znane, bo właśnie najczęściej od zatrudnienia WA rozpoczynają skalowanie swoich biznesów.
Na pewno pandemia i fakt, jak wielu przedsiębiorców musiało przenieść swoje biznesy do świata online, przyczyniły się do jeszcze większego zainteresowania tematem zdalnego wsparcia. Dla wielu przedsiębiorców pomoc WA okazała się niezastąpiona w odnalezieniu się w nowej, wirtualnej rzeczywistości. Ilości nowych ofert współpracy zarówno ze strony WA jak i ogłoszeń klientów, którzy poszukują takiego wsparcia na pewno to potwierdza.
Dorota: Które spośród usług oferowanych przez Ciebie mogą być szczególnie przydatne dla przedsiębiorców w obecnych czasach?
Ela: Aktualnie praktycznie żaden przedsiębiorca nie funkcjonuje bez strony internetowej oraz profili w social mediach. Jest to podstawa, która gwarantuje zaistnienie w świadomości klientów, a skupiając się na prowadzeniu biznesu, ciężko jest znaleźć czas na aktualizację treści, czy aktywne działanie w sieci.
Wraz z moim zespołem kompleksowo prowadzimy obsługę stron www oraz blogów opartych o WordPressa, zajmujemy się także prowadzeniem profili społecznościowych na Facebooku, Instagramie czy LinkedIn. Zajmujemy się zarówno copywritingiem, jak i tworzeniem prostych grafik.
Dodatkowo to, co każdy klient na pewno doceni, to fakt, że odciążymy go z wielu najbardziej żmudnych zadań, takich jak: research informacji, zadań administracyjnych, tworzenia prezentacji, raportów czy zadań prywatnych, które wiele osób postanawia oddelegować w pierwszej kolejności.
Sama często podejmuję się też zadań z zakresu project managementu, zwłaszcza jeśli klient potrzebuje wsparcia w koordynacji zadań związanych z wydaniem własnego produktu (e-booka, kursu czy aplikacji).
Dorota: Bardzo dziękuję Ci za obszerne odpowiedzi! Mam nadzieję, że dzięki nim początkujące VA zyskają zastrzyk motywacji do działania, a te o nieco dłuższym stażu w branży – skorzystają z Twoich doświadczeń do rozwinięcia swojego biznesu.
