Wirtualna asystentka administracyjna a księgowa: co komu oddać

Wirtualna asystentka administracyjna nie prowadzi ksiąg. Zbiera to, z czego księgowa dopiero robi swoją pracę: faktury, umowy, braki w folderze, terminy, o których sama musisz pamiętać. Firmy szukają „asystentki administracyjnej”, a dostają albo osobę od skrzynki, albo oczekują biura rachunkowego. Jedno i drugie mija się z nazwą.

Granica jest praktyczna. Asystentka dba, żeby dokument był, miał nazwę i leżał tam, gdzie księgowa go znajdzie. Księgowa decyduje, jak ten dokument wchodzi do rozliczenia. Tej drugiej rzeczy nie oddawaj osobie, która nie prowadzi Twoich ksiąg.

Co należy do asystentki administracyjnej

• Odkłada faktury kosztowe do jednego folderu, dwa razy w tygodniu, według jednej reguły nazw.
• Pisze, czego w folderze brakuje: numer, data, kontrahent. Nie poprawia faktury i nie wystawia korekty.
• Przypomina o terminie, który sama wpiszesz: polisa, koniec umowy, data, której nie chcesz przegapić. Przypomnienie nie jest płatnością.
• Pilnuje, żeby pliki z poczty nie zostawały w załącznikach. Załącznik ląduje w folderze albo na liście „do decyzji”.
• Prowadzi prostą tabelę: co wpłynęło, od kogo, czy jest komplet. Bez słów „koszt” i „przychód” w znaczeniu księgowym.
• Porządkuje pulpit i pobrane pliki raz w tygodniu. To, co nie ma nazwy, dostaje nazwę albo wraca do Ciebie.

Taki zakres opisujemy jako obsługę administracyjną. To jest miejsce, w którym umawiasz tę pracę. Tu jest tylko granica, żebyś nie oddała za dużo.

Co zostaje u księgowej

• Księgowanie, deklaracje, rozliczenie podatku i składek.
• Ocena, czy wydatek jest kosztem.
• Korekty, gdy faktura jest błędna.
• Kadry i płace, jeśli masz zespół. To osobna usługa, nie dodatek do wirtualnej asysty.
• Odpowiedź na pytanie „czy mogę to wrzucić w koszty”. Asystentka może zapytać księgową Twoimi słowami. Nie odpowiada za Ciebie.

Jeśli biuro rachunkowe narzeka, że dokumenty przychodzą w ostatnim dniu i w pięciu formatach, problemu nie rozwiąże kolejna księgowa. Rozwiąże go osoba, która zbiera komplet wcześniej. To jest właśnie ta rola.

Jak wygląda tydzień, gdy granica jest jasna

1. Poniedziałek. Asystentka sprawdza skrzynkę pod faktury i wrzuca je do folderu bieżącego miesiąca.
2. Środa. Dopisuje braki: która faktura nie ma numeru, którego rachunku nie ma wcale.
3. Piątek. Wysyła Tobie pięć linijek: co jest kompletne, co czeka, czy zbliża się termin, który kazałaś pilnować.
4. Raz w miesiącu, w dniu ustalonym z biurem rachunkowym, folder jest zamknięty. Nie w nocy przed terminem.

Skrzynka i kalendarz mogą iść obok, ale nie zamiast tego. Jeśli administracja tonie, a recepcja jest lekka, nie zaczynaj od recepcji tylko dlatego, że łatwiej ją opisać. Kolejność jest w tekście co oddać w pierwszym miesiącu.

Czego nie nazywać administracją

• Wystawiania faktur sprzedażowych z głowy, bez Twojego cennika i bez sprawdzenia, czy usługa w ogóle weszła.
• Kontaktu z urzędem w Twoim imieniu i logowania do konta, z którego składasz deklaracje.
• Negocjacji z dostawcą o płatność.
• „Ogarnięcia księgowości”, bo to zdanie nie ma końca i nie ma właściciela.

Dostępy do folderu ustaw tak, jak do każdej innej pracy: asystentka edytuje folder, właścicielem zostajesz Ty. Hasła do banku i do urzędu nie wchodzą do tego zestawu. Procedura jest w tekście o skrzynce, kalendarzu i hasłach.

Po czym poznać, że to działa

Po miesiącu biuro rachunkowe nie dzwoni w ostatnim tygodniu z listą braków. Ty nie szukasz faktury w poczcie. Asystentka nie pyta przy każdym pliku „co z tym zrobić”, bo reguła nazwy i folder są zapisane w jednym zdaniu.

Jeśli tego nie ma, nie dokładaj godzin w ciemno. Popraw opis: skąd brać plik, jak go nazwać, kiedy folder jest kompletny. Godziny bez tej reguły tylko mnożą bałagan.

Chcesz ułożyć ten folder pod swoje biuro rachunkowe? Napisz w formularzu, kto dziś księguje i w jakim dniu miesiąca potrzebuje dokumentów. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.