Wirtualna sekretarka a wirtualna asystentka: czym się różnią

Wirtualna sekretarka to nie skrócona nazwa wirtualnej asystentki. Sekretarka prowadzi recepcję: skrzynkę, kalendarz, potwierdzenia, pierwsze „odezwiemy się”. Asystentka bierze szerszy kawałek firmy, jeśli ten kawałek da się opisać. Firmy mylą te słowa i potem albo płacą za zakres, którego nie używają, albo dziwią się, że „sekretarka” nie ogarnęła projektu.

Ten tekst jest dla firmy, która chce wiedzieć, kogo szuka. Jeśli szukasz pracy na tym stanowisku, zacznij od przewodnika, jak zostać wirtualną asystentką, a nie od oferty dla zleceniodawców.

Co robi wirtualna sekretarka

Recepcja online ma wąski i codzienny rytm. Dobrze opisana sekretarka nie czeka na „ogarnij firmę”. Ma listę sytuacji i wzór na każdą z nich.

• Rozdziela pocztę na firmowy adres: klient, dostawca, faktura, oferta, reszta.
• Odpowiada tam, gdzie jest zatwierdzony wzór. Najczęściej: dwa terminy spotkania albo informacja, że wiadomość doszła.
• Pilnuje kalendarza w godzinach, które wskażesz. Przekłada spotkanie, gdy ktoś odwołuje, i nie dopisuje nic poza tymi godzinami.
• Wysyła jedno przypomnienie, jeśli gość nie potwierdził. Drugie zostawia Tobie.
• Rano daje krótką listę spraw, które wymagają Twojej decyzji. Kilka punktów, nie dziennik.

To jest zakres, który opisujemy na stronie wirtualnej sekretarki. Tam jest oferta. Tu jest różnica, żebyś wiedziała, czy w ogóle tej oferty potrzebujesz.

Co dochodzi, gdy potrzebujesz asystentki, a nie tylko recepcji

Asystentka wchodzi tam, gdzie sekretarka się zatrzymuje: przy zadaniu, które ma początek, koniec i miejsce w folderze, ale nie jest samą odpowiedzią na maila.

• Zbiera faktury do folderu dla księgowej i mówi, czego brakuje. Nie księguje.
• Prowadzi prosty status dla klienta według Twojej procedury: co już jest, czego jeszcze nie ma.
• Przygotowuje materiał do decyzji: trzy oferty dostawcy w jednej tabeli, bez wyboru za Ciebie.
• Pilnuje, żeby pliki miały nazwę i leżały w umówionym miejscu, a nie na pulpicie.
• Spina kilka osób wokół jednego terminu, gdy recepcja już nie wystarcza, bo w grę wchodzi więcej niż kalendarz.

Jeśli po dwóch tygodniach samej skrzynki widzisz, że i tak wracasz do tych samych dokumentów, to nie jest porażka sekretarki. To znak, że zakres jest szerszy. Kolejność, od czego zacząć, jest w tekście co oddać w pierwszym miesiącu.

Kiedy wystarczy sekretarka

Zostaw samą recepcję, jeśli spełnione są trzy warunki naraz. Poczta i kalendarz zjadają Ci każdy dzień. Masz wzory odpowiedzi albo dasz radę je zatwierdzić w pierwszym tygodniu. Reszta firmy, czyli pieniądze, ludzie i obietnice wobec klientów, ma zostać przy Tobie jeszcze przez najbliższy miesiąc.

Wtedy szerszy tytuł „asystentka” tylko rozmyje start. Lepiej jedną rzecz doprowadzić do końca niż pięć zacząć.

Kiedy sam tytuł „sekretarka” zawiedzie

• Chcesz, żeby ktoś „prowadził klienta” od pytania do realizacji. To już jest procedura, nie recepcja.
• W skrzynce większość wątków to wyjątki, nie powtórzenia. Bez wzoru sekretarka albo milczy, albo obiecuje za dużo.
• Potrzebujesz porządku w plikach i w fakturach, a poczta jest przy tym dodatkiem.
• Szukasz osoby do projektu z kilkoma osobami i terminem, nie do umawiania spotkań.

W tych sytuacjach zajrzyj do całego katalogu wsparcia, nie tylko do recepcji. Dobór osoby, gdy nie chcesz sama rekrutować, jest na stronie znajdz wirtualną asystentkę.

Jak nie pomylić słów w ogłoszeniu i w rozmowie

Napisz, co ma być gotowe pod koniec dnia, a nie stanowisko. „Do 16:00 skrzynka bez zaległości starszych niż jeden dzień roboczy i trzy sprawy do mojej decyzji” rozumie i sekretarka, i asystentka. „Ogarnij biuro” nie rozumie nikt.

Na pierwszej rozmowie zapytaj wprost: które z tych zadań robisz z wzoru, a które oddajesz z powrotem. Osoba, która bierze wszystko, zwykle nie ma granicy. Osoba, która potrafi powiedzieć „tego nie ruszę bez Twojej decyzji”, nadaje się i do recepcji, i do szerszej współpracy.

Jeśli chcesz, żebyśmy wskazali, czy u Ciebie wystarczy recepcja, opisz w formularzu dwa ostatnie dni: ile maili, ile spotkań, co jeszcze wraca wieczorem. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.