Godzin nie wybiera się z cennika, którego tu nie ma. Liczy się je z tygodnia, który już przeżyłaś: z zadań, które wracają, i z minut, które przy nich stoisz. Dopiero ta suma mówi, czy na start wystarczy kilka godzin w miesiącu, czy potrzebna jest stała pula.
Firmy, które nie wysyłają zapytania, zwykle utykają w tym miejscu. „Nie wiem, ile tego jest” brzmi jak brak decyzji. To jest brak rachunku. Da się go zrobić w pół godziny, bez stopera przy każdym mailu.
Weź ostatni tydzień, nie wyobrażenie o firmie
Otwórz kalendarz i skrzynkę z pięciu ostatnich dni roboczych. Wypisz tylko to, co powtórzyło się albo powtórzy się w kolejnym tygodniu. Jednorazowa awaria, wyjazd i sprawa, która zdarza się raz na kwartał, nie wchodzą do puli startowej. One zostają przy Tobie albo dokładacie je później, gdy już wiecie, jak wam się pracuje.
Przy każdej pozycji zapisz trzy liczby: jak często, ile minut zajmuje jedno podejście, ile wychodzi w tygodniu. Minuty mogą być z grubsza. Różnica między 15 a 20 minutami nie zmienia decyzji. Różnica między „codziennie” a „raz w miesiącu” zmienia.
Przykład, nie norma
To jest rachunek wymyślony dla jednoosobowej firmy usługowej, która sama odbiera pocztę, sama układa spotkania i sama wrzuca faktury do folderu dla księgowej. Twoje liczby będą inne. Chodzi o sposób liczenia.
| Zadanie | Jak często | Jedno podejście | W tygodniu |
|---|---|---|---|
| Sortowanie skrzynki i odpowiedzi z wzoru | codziennie, 5 dni | 25 min | 2 h 5 min |
| Terminy i potwierdzenia spotkań | codziennie, 5 dni | 15 min | 1 h 15 min |
| Faktury do folderu dla księgowej | 2 razy | 20 min | 40 min |
| Statusy dla klientów według procedury | 3 razy | 20 min | 1 h |
| Nazwanie i odłożenie plików z pulpitu | 1 raz | 45 min | 45 min |
| Razem praca powtarzalna | ok. 6 h |
Sześć godzin w tygodniu to około 24 godziny w miesiącu, gdy miesiąc ma cztery takie tygodnie. W pierwszym miesiącu dolicz czas na opisanie zadań i poprawki. Bezpieczny zapas na start to około jedna trzecia więcej, tutaj około 8 godzin tygodniowo, czyli rząd wielkości „do kilkunastu godzin”, nie „cały etat”. Jeśli Twoja skrzynka sama zjada godzinę dziennie, sam ten jeden wiersz daje 5 godzin tygodniowo i cały rachunek przesuwa się w górę. Dlatego nie ma jednej liczby dla wszystkich firm.
Trzy progi, które pokrywają się z formularzem
W formularzu pytamy o orientacyjną pulę, bo na tej podstawie wiemy, czy rozmawiamy o jednym zadaniu, czy o stałym wsparciu. Progi nie są cennikiem. Są opisem tego, co przy danej liczbie godzin da się naprawdę utrzymać.
- Do 10 godzin miesięcznie. Jeden kanał, dobrze opisany. Na przykład sama skrzynka albo sam kalendarz. W przykładzie wyżej to za mało na wszystko naraz, ale dość na samą pocztę, jeśli jest lżejsza niż 25 minut dziennie.
- 10–20 godzin miesięcznie. Dwa koszyki, zwykle poczta i kalendarz, albo poczta i zbieranie dokumentów. Mało miejsca na klientów.
- 20–40 godzin miesięcznie. Początek stałej współpracy: poczta, kalendarz, dokumenty i proste statusy, plus krótkie podsumowanie tygodnia.
- Powyżej 40 godzin. Wtedy nie zgaduj w formularzu. Napisz, co dokładnie ma być robione codziennie. Dobierzemy zakres na rozmowie, a nie z listy.
W przykładzie z tabeli, po doliczeniu pierwszego miesiąca na wdrożenie, firma ląduje bliżej progu 20–40 godzin miesięcznie, jeśli chce oddać wszystkie pięć wierszy. Jeśli odda tylko pocztę i kalendarz (około 3,5 godziny tygodniowo, czyli około 14 godzin miesięcznie plus wdrożenie), wystarczy próg 10–20.
Co zjada godziny na początku i nie jest „prawdziwą” pracą
Pierwsze dwa tygodnie są droższe w godzinach niż kolejne, bo asystentka uczy się Waszych wyjątków. To nie znaczy, że trzeba od razu kupować zapas „na wszelki wypadek”. To znaczy, że w opisie warto wpisać wprost: pierwsze dziesięć dni roboczych to wspólne poprawianie instrukcji, a nie milczące wykonywanie.
- Napisanie pięciu wzorów odpowiedzi. Raz. Potem już z nich korzystacie.
- Ustawienie folderów i etykiet. Raz.
- Dwa krótkie spotkania, po pół godziny, zamiast dwudziestu wiadomości „a jeszcze jedno”.
Jak ułożyć sam zakres, żeby te godziny nie wracały do Ciebie, jest w artykule co oddać w pierwszym miesiącu. Jak nie oddać przy tym hasła do wszystkiego, jest obok: skrzynka, kalendarz i hasła.
Kiedy zwiększyć pulę, a kiedy nie
Zwiększ, gdy przez dwa tygodnie z rzędu te same sprawy czekają dłużej niż dwa dni robocze albo gdy wracasz do nich wieczorem, choć są na liście asystentki. To znak, że godzin jest za mało albo że opis mówi „ogarnij”, a nie „zrób do 10:00”.
Nie zwiększaj tylko dlatego, że „tak wypada mieć wsparcie na pełen etat”. Puste godziny nie porządkują firmy. Jeśli po miesiącu zostaje niewykorzystana pula, zdejmijcie zadania, których i tak nie ma, albo zmniejszcie pulę. O modelu współpracy, bez stawek, piszemy na stronie dla firm.
Co wpisać w formularzu, gdy nadal nie masz liczby
Wpisz „nie wiem, doradźcie” i w opisie daj trzy zdania: co robisz codziennie sama, co najbardziej Cię uwiera i z jakich narzędzi korzystasz. Z tego da się złożyć pierwszy rachunek na rozmowie. Nie trzeba przychodzić z gotową tabelą, choć tabela skraca tę rozmowę.
Formularz jest tutaj. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Jeśli wolisz najpierw zobaczyć, jak wygląda sam początek współpracy, zajrzyj na stronę o współpracy.
Pytania, które słyszymy przed startem
Czy te godziny z przykładu są typowe?
Nie. To jest jeden wymyślony tydzień, żeby pokazać rachunek. Twoja skrzynka może być dwa razy lżejsza albo dwa razy cięższa. Liczy się sposób, nie ta tabela.
Czy niewykorzystane godziny przepadają?
To ustalamy przy konkretnej współpracy. W formularzu napisz, czy wolisz mniejszą pulę na start. Nie zbieramy tu cennika.
Czy licząc godziny, mam wliczać swoje tłumaczenie asystentce?
W pierwszym miesiącu tak, jako zapas. Od drugiego miesiąca tłumaczenie powinno znikać. Jeśli nie znika, opis zadania jest za krótki.
Mam sezon. Który tydzień brać?
Tydzień zwykły, nie szczyt i nie przestój. Szczyt dopiszesz jako osobną informację: „w listopadzie dochodzi wysyłka”.
