Jak przekazać skrzynkę, kalendarz i hasła i dalej mieć kontrolę

Dostęp do skrzynki nie jest tym samym co hasło do całego Twojego życia w firmie. Da się oddać pracę na poczcie, w kalendarzu i w plikach tak, żeby asystentka mogła działać, a Ty w każdej chwili widziała, co zostało zrobione, i mogła ten dostęp zabrać.

Strach przed „obcą osobą w skrzynce” jest rozsądny. Nierozsądne jest rozwiązanie, które ludzie wybierają ze strachu: wysłanie swojego hasła w wiadomości albo trzymanie wszystkiego przy sobie, aż skrzynka przestaje być do ogarnięcia. Poniżej jest procedura na pierwszy dzień współpracy. Jest krótka celowo.

Zasada, od której nie ma wyjątku na start

Asystentka dostaje własne konto albo uprawnienie do konkretnego zasobu. Nie dostaje loginu, którym Ty wchodzisz do banku, do urzędu, do prywatnej poczty i do Facebooka właściciela. Jedno hasło do wszystkiego oznacza, że nie da się odebrać tylko pracy, gdy współpraca się kończy. Trzeba wtedy zmieniać dostępy wszędzie, zwykle w pośpiechu i z lukami.

Drugie zdanie tej zasady: hasła nie wysyła się mailem, w SMS-ie ani w komunikatorze. Jeśli narzędzie nie umie udostępnić folderu albo skrzynki bez hasła, hasło idzie przez menedżer haseł, jako osobna pozycja, którą można wyłączyć.

Skrzynka: wspólna praca, nie Twoje konto

Są trzy sposoby, od najprostszego. Wybierz jeden, nie mieszaj.

• Alias albo wspólny adres, na przykład biuro@ Twojej domeny. Asystentka ma do niego własne logowanie. Ty też. Historia zostaje na tym adresie, nie na czyimś prywatnym koncie.
• Udostępnienie skrzynki z Twojego narzędzia (Google, Microsoft) z prawem czytania i wysyłania jako ten adres, bez prawa zmiany hasła i bez prawa dodawania przekierowań.
• Foldery, które asystentka widzi, i foldery, których nie widzi. Księgowość, wspólnik i sprawy osobiste zostają poza jej widokiem.

Czego nie robić: przekierowania całej poczty na prywatny adres asystentki. Wtedy korespondencja firmy żyje poza firmą i nie masz jej w jednym miejscu, gdy osoba znika.

Zakres samej pracy na skrzynce jest opisany przy wirtualnej sekretarce. Ten tekst jest o kluczach, nie o treści odpowiedzi.

Kalendarz: może zmieniać spotkania, nie jest właścicielem konta

Asystentka potrzebuje prawa do tworzenia i przesuwania wydarzeń w godzinach, które wskażesz. Nie potrzebuje być właścicielem kalendarza ani widzieć kalendarza prywatnego, jeśli trzymasz go osobno. Jeśli wszystko jest w jednym kalendarzu, załóż drugi, roboczy, i udostępnij tylko ten.

• Prawo: edycja wydarzeń. Nie: zarządzanie całym kontem.
• Widełki zapisane w opisie zadania. Na przykład spotkania tylko w oznaczonych blokach.
• Powiadomienie do Ciebie, gdy pojawia się termin poza widełkami. Nie ciche dopisanie.

Pliki i narzędzia: rola, nie „admin”

Na dysku udostępniasz folder, nie cały dysk. Asystentka jest edytorem tego folderu. Właścicielem zostajesz Ty, żeby nie dało się przenieść plików firmy na konto, którego nie kontrolujesz.

W CRM, w sklepie i w narzędziach do projektów konto asystentki ma zakres równy zadaniu. Kto ma odpowiadać klientom o status, nie musi widzieć marży, wypłat ani listy wszystkich haseł. Jeśli narzędzie ma tylko rolę „admin” albo „nic”, nie dawaj admina „na chwilę”. Albo zawężacie narzędzie, albo to zadanie jeszcze nie idzie do asystentki.

Czego nie wysyłać „żeby było szybciej”

• Hasła, kody z SMS i linki do resetu hasła.
• Skany dowodu, pełnomocnictwa do banku i dane logowania do ZUS albo urzędu skarbowego.
• Eksportu całej bazy klientów „do przejrzenia w domu”.
• Dostępu do skrzynki przez podanie hasła na spotkaniu online, które jest nagrywane.

Szybciej jest raz ustawić uprawnienie. Wolniej jest później ustalać, kto jeszcze ma kopię hasła.

Jak odebrać dostęp, gdy współpraca się kończy

To się wpisuje w pierwszym tygodniu, nie ostatniego dnia. Lista jest krótka i warto ją mieć w tym samym dokumencie co opis zadań. Przy ustalaniu współpracy przechodzimy ją z firmą, zanim asystentka dostanie pierwszy dostęp.

1. Wyłączenie konta asystentki w skrzynce, na dysku, w CRM i w każdym narzędziu, które dostała.
2. Sprawdzenie reguł przekierowania poczty i dodatkowych „wyślij jako”.
3. Zmiana haseł tylko tam, gdzie asystentka znała samo hasło. Przy poprawnym udostępnieniu nie znała go, więc nie ma czego rotować w panice.
4. Zabranie pozycji z menedżera haseł. Wspólne dokumenty zostają u Ciebie, bo Ty jesteś właścicielem folderu.
5. Krótka notatka: co jest niedokończone i gdzie leży.

Dane klientów zostają danymi Twojej firmy. Asystentka pracuje na Twoje polecenie i w zakresie, który opiszecie. W umowie warto napisać wprost, do czego ma dostęp i że po zakończeniu go nie zatrzymuje. To nie jest wykład o RODO. To jest zdanie, które ma być w dokumencie, zanim padnie pierwsze hasło. Szerzej o codziennym porządku przy danych piszemy w tekście o bezpieczeństwie w wirtualnym biurze.

Lista na dzień przed startem

• Jest adres firmowy albo folder, z którego asystentka naprawdę będzie korzystać. Nie „zobaczymy”.
• Ty wchodzisz na ten zasób swoim kontem i widzisz to samo, co ona.
• Wiesz, jak ją odłączyć. Klikałaś to raz, na sucho.
• Prywatna poczta, bank i urząd nie są na tej liście.
• Opis zadania mówi, czego nie otwierać.

Jak pierwszy zakres pracy ułożyć, jest w tekście co oddać asystentce w pierwszym miesiącu. Jeśli chcesz, żebyśmy przeszli tę listę na Twoich narzędziach, napisz w formularzu, z czego korzystasz (poczta, kalendarz, dysk). Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.