Dobór wirtualnej asystentki
Szukasz wirtualnej asystentki? Dobierzemy ją za Ciebie
Nie musisz przeglądać ogłoszeń ani prowadzić rozmów z kandydatkami. Opisujesz, czego potrzebuje Twoja firma, a my dobieramy wirtualną asystentkę do zadań, narzędzi i sposobu pracy, wdrażamy ją i prowadzimy współpracę.
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
„Szukam wirtualnej asystentki” – i co dalej?
Dlaczego samodzielne szukanie bywa trudne
Wpisanie w wyszukiwarkę hasła „szukam wirtualnej asystentki” to dopiero początek. Potem trzeba porównać oferty, sprawdzić kompetencje, przeprowadzić rozmowy i zorganizować start. Dla właściciela firmy to kolejny projekt, na który zwykle brakuje czasu.
Czas
Przeglądanie ofert, rozmowy i pierwsze zadania próbne zajmują godziny. A asystentki szukasz właśnie dlatego, że tych godzin brakuje.
Sprawdzenie kompetencji
Z profilu czy portfolio trudno ocenić, jak ktoś poradzi sobie z Twoją skrzynką, Twoim CRM i Twoimi klientami. Różnicę widać dopiero w codziennej pracy.
Ciągłość
Gdy jedyna osoba, która zna Twoje sprawy, choruje, wyjeżdża albo kończy współpracę, zadania stają, a wdrażanie zaczynasz od nowa.
Brak procesu
Bez ustalonego zakresu, kanału komunikacji i raportów współpraca opiera się na dobrej woli. Trudno wtedy ocenić, co zostało zrobione i za co płacisz.
Nie wiesz, czy to już moment na wsparcie? Przeczytaj artykuł 9 mocnych sygnałów, że potrzebujesz wsparcia VA.
Dobór
Jak dobieramy wirtualną asystentkę do Twojej firmy
Nie szukamy „asystentki w ogóle”. Szukamy osoby, która odnajdzie się w Twoich zadaniach, narzędziach i rytmie pracy. Dlatego dobór zaczynamy od rozmowy o tym, jak naprawdę działa Twoja firma.
Dopasowanie do zadań
Zaczynamy od tego, co asystentka ma robić: administracja, skrzynka i kalendarz, obsługa klienta, koordynacja projektów czy marketing. Inne doświadczenie przyda się w sekretariacie gabinetu, a inne w sklepie internetowym.
Dopasowanie do narzędzi
Bierzemy pod uwagę, w czym pracuje Twoja firma: poczta, kalendarz, dysk, CRM, system zadań czy panel sklepu. Asystentka pracuje w Twoich narzędziach, więc ich znajomość skraca start.
Sposób komunikacji
Jedni wolą krótkie wiadomości na komunikatorze, inni jedno podsumowanie dziennie. Ustalamy, jak chcesz przekazywać zadania i jak często chcesz dostawać informację zwrotną.
Rytm pracy firmy
Sezonowość, pory, w których klienci piszą najczęściej, terminy na koniec miesiąca. Układamy wsparcie tak, żeby pasowało do tego, jak pracujesz na co dzień.
Wdrożenie
Gdy asystentka jest dobrana, ustalamy dostępy, zasady i kanał komunikacji, a pierwsze zadania omawiamy razem. Krok po kroku opisujemy to na stronie Jak wygląda współpraca.
Jeden punkt kontaktu
W sprawach współpracy – zakresu, liczby godzin, zmian – masz jedną osobę kontaktową po naszej stronie. Nie musisz koordynować kilku osób ani pilnować formalności.
Co dostajesz
Asystentkę i poukładaną współpracę, a nie tylko kontakt
Dobór to dopiero początek. Najwięcej czasu oszczędzasz wtedy, gdy wokół pracy asystentki są jasne zasady: co robi, w jakich godzinach, jak raportuje i do kogo się zwracasz, gdy coś trzeba zmienić.
Współpracujemy w modelu abonamentu miesięcznego: ustalasz z nami pulę godzin i zakres zadań, a płacisz za godziny pracy, nie za etat. Ile to kosztuje? Wycena zależy od zakresu i liczby godzin – po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję.
W każdej współpracy
- asystentkę dobraną do Twoich zadań, narzędzi i sposobu pracy
- wdrożenie: dostępy, zasady i pierwsze zadania omówione razem
- jasny zakres zadań i miesięczną pulę godzin
- ustalony kanał komunikacji i czas reakcji
- raport z wykonanych zadań i przepracowanego czasu
- jeden punkt kontaktu w sprawach współpracy
- umowę z zasadami poufności i przetwarzania danych
- możliwość zmiany zakresu, gdy zmieniają się potrzeby firmy
Szczegóły współpracy
Termin startu, zastępstwa i języki ustalamy na rozmowie
Każda firma ma inne potrzeby, dlatego nie obiecujemy rozwiązań z szablonu. Te kwestie omawiamy na bezpłatnej konsultacji i zapisujemy w propozycji współpracy.
Termin startu
Zależy od zakresu zadań, narzędzi i dostępów, które trzeba przygotować. Ustalamy go na rozmowie. Na zgłoszenie odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Urlopy i zastępstwa
To, jak zapewnić ciągłość pracy podczas urlopu lub choroby asystentki, ustalamy na rozmowie i opisujemy w propozycji współpracy.
Języki
Jeśli potrzebujesz korespondencji lub obsługi klientów w innym języku niż polski, napisz o tym w formularzu. Możliwości ustalamy na rozmowie.
Liczba godzin
Nie wiesz, ile godzin potrzebujesz? To częste. Na rozmowie pomożemy oszacować zakres, a po pierwszym miesiącu sprawdzimy go na prawdziwych danych.
Dwie drogi
Agencja czy freelancerka?
Kryteria wyboru
Wirtualną asystentkę możesz znaleźć na dwa sposoby: samodzielnie, podejmując współpracę z freelancerką, albo przez agencję wirtualnych asystentek, która dobiera osobę i prowadzi współpracę. Obie drogi mają sens – w różnych sytuacjach.
Uczciwie o naszej perspektywie. Asystentkowo.pl świadczy usługi wirtualnej asysty – opisujemy kryteria, którymi sami się kierujemy.
Ciągłość
Agencja: Ustalenia i sposób pracy nie są tylko w głowie jednej osoby. To, jak zapewnić ciągłość podczas urlopu lub choroby, ustalamy na rozmowie i zapisujemy w propozycji współpracy.
Freelancerka: Współpraca zależy od jednej osoby. Urlop, choroba czy zmiana planów zawodowych oznaczają przerwę albo szukanie kogoś nowego.
Zakres
Agencja: Łatwiej połączyć różne zadania – administrację, skrzynkę, obsługę klienta, marketing – i rozszerzać zakres, gdy firma rośnie.
Freelancerka: Najlepiej sprawdza się w obszarze, w którym dana osoba się specjalizuje. Szerszy zakres często oznacza kilka osób do koordynowania.
Odpowiedzialność
Agencja: Za organizację, terminy i jakość odpowiada agencja. Gdy coś trzeba zmienić, masz jeden punkt kontaktu.
Freelancerka: Odpowiada bezpośrednio wykonawczyni. Kontrolę jakości, terminów i planu na nieobecności organizujesz samodzielnie.
Formalności
Agencja: Jedna umowa z firmą, w której są zakres, zasady poufności, powierzenie przetwarzania danych i model rozliczenia.
Freelancerka: Umowę, poufność i powierzenie danych ustalasz z każdą osobą osobno. Warto o nie zadbać przed pierwszym zadaniem.
Elastyczność
Agencja: Zakres i liczbę godzin zmienia się w ramach jednej współpracy, bez szukania nowej osoby od zera.
Freelancerka: Dużo zależy od dostępności konkretnej osoby. Przy stałym, przewidywalnym zadaniu to często w zupełności wystarcza.
Kiedy freelancerka to dobry wybór
Freelancerka bywa dobrym wyborem przy jednym, wąskim zadaniu: na przykład stałej obsłudze jednego narzędzia albo jednorazowym projekcie, gdy masz czas samodzielnie ułożyć zasady współpracy.
Agencja ma przewagę, gdy zadań jest więcej, zależy Ci na ciągłości i nie chcesz zajmować się organizacją pracy asystentki.
Lista kontrolna
Pytania, które warto zadać przed współpracą
Bez względu na to, czy wybierasz agencję, czy freelancerkę, zadaj te pytania przed podpisaniem umowy. Odpowiedzi szybko pokażą, jak będzie wyglądać codzienna praca i co się stanie, gdy coś pójdzie inaczej niż w planie.
O tym, jak przekazywać dostępy i chronić dane, piszemy w artykule Zasady bezpieczeństwa w wirtualnym biurze. O umowach we współpracy z asystentką opowiada prawnik w wywiadzie Umowy w biznesie.
- Kto będzie wykonywać zadania i jak wygląda wdrożenie w pierwszych dniach?
- W jakich narzędziach pracuje asystentka i czy zna te, których używa moja firma?
- Jakim kanałem będziemy się komunikować i jaki jest czas reakcji na zadania?
- Jak wygląda raport z wykonanych zadań i przepracowanych godzin?
- Co się dzieje z moimi zadaniami podczas urlopu lub choroby asystentki?
- Jak chronione są moje dane i dostępy? Czy podpiszemy umowę powierzenia przetwarzania danych?
- Jak zmienić zakres albo liczbę godzin, gdy zmienią się potrzeby firmy?
- Na jakich zasadach można zakończyć współpracę i jak odbierane są dostępy?
FAQ
Najczęstsze pytania o dobór asystentki
Czym różni się dobór asystentki od szukania jej na własną rękę?
Szukając samodzielnie, przeglądasz oferty, prowadzisz rozmowy, sprawdzasz kompetencje i samodzielnie układasz zasady współpracy. Gdy zgłaszasz się do nas, ten etap jest po naszej stronie: opisujesz potrzeby, a my dobieramy asystentkę, wdrażamy ją i prowadzimy współpracę.
Czy Asystentkowo.pl to agencja wirtualnych asystentek?
Świadczymy usługi wirtualnej asysty dla firm. Dobieramy asystentkę do Twoich zadań, wdrażamy ją i prowadzimy współpracę w modelu miesięcznej puli godzin. Masz jedną umowę i jeden punkt kontaktu. Od 2020 r. prowadzimy też bezpłatną edukację dla wirtualnych asystentek.
Ile kosztuje wirtualna asystentka?
Wycena zależy od zakresu i liczby godzin – po krótkiej rozmowie przygotujemy propozycję. Współpracujemy w modelu abonamentu miesięcznego: płacisz za godziny pracy, nie za etat.
Jak szybko asystentka może zacząć pracę?
Termin startu ustalamy na rozmowie. Zależy od zakresu zadań, narzędzi i dostępów, które trzeba przygotować. Na zgłoszenie odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Co, jeśli współpraca nie będzie działać tak, jak oczekujesz?
Powiedz nam o tym. Wspólnie sprawdzimy, co wymaga zmiany – zakres, sposób przekazywania zadań czy komunikacja – i zaproponujemy rozwiązanie. Zasady zmian i zakończenia współpracy opisuje umowa.
Czy mogę zacząć od jednego obszaru, na przykład od skrzynki i kalendarza?
Tak. Możesz zacząć od jednego obszaru i rozszerzać zakres, gdy współpraca się sprawdzi. Zobacz, co możesz zlecić, na stronie Usługi dla firm.
Jestem wirtualną asystentką. Czy mogę zgłosić się przez tę stronę?
Ta strona i formularz są przeznaczone dla firm, które szukają wsparcia, i nie prowadzimy przez nie naboru. Bezpłatną wiedzę o zawodzie znajdziesz w dziale Wiedza dla VA, a rozmowy z innymi asystentkami – w naszych grupach na Facebooku i LinkedIn.
Nie ma tu Twojego pytania? Zajrzyj do pełnego FAQ albo napisz do nas przez formularz poniżej.
Bezpłatna konsultacja
Opisz, jakiego wsparcia szukasz
Napisz w kilku zdaniach, co zabiera Ci czas. Resztę ustalimy na rozmowie.
- Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
- Na krótkiej rozmowie doprecyzujemy zakres i liczbę godzin.
- Przygotujemy propozycję współpracy dopasowaną do Twojej firmy.
- Zgłoszenie do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz e-mail? Napisz na biuro@asystentkowo.pl.