Jak ułatwić komunikację z klientami – 5 prostych sposobów

Skuteczna komunikacja z klientami to kluczowa kompetencja. Szczególnie w pracy wirtualnej asystentki. Jak ułatwić sobie pracę i zadbać o sprawną komunikację z klientami? Oto 5 wskazówek.

1. Bądź empatyczna i szczera od początku współpracy

Wirtualna asystentka to bardzo wymagająca profesja. Warunkiem odnalezienia się w wirtualnym gąszczu informacji i relacji jest autentyczność. Autentyczność z kolei wynika z bycia sobą. Po prostu. W relacjach z drugim człowiekiem, tym bardziej w kontakcie wirtualnym, kluczowa jest wiarygodność. Jak być autentycznym  i wiarygodnym w relacji biznesowej? Postawić się w sytuacji klienta, wyczuć jego potrzeby, wykazać się empatią i słuchać. Szczerością wzbudzisz jego zaufanie już
na starcie. Zatem – słuchaj, zadawaj pytania, ale też nie koloryzuj rzeczywistości.
Jeśli nie czujesz jakiegoś zadania – powiedz o tym, poleć kogoś innego. Jeśli nie jesteś w stanie wykonać zadania w określonym terminie – poinformuj o tym klienta, szanując jego czas. Jestem pewna, że doceni twoją szczerość.

2. Umów się na wideo rozmowę jako pierwszy kontakt z klientem

Dlaczego pierwszy kontakt z klientem powinien być w formie wideo? Podczas wideorozmowy jesteś w stanie wyczytać dużo “między wierszami”. Obserwując mowę ciała, możesz ,,wyczuć” klienta. Z drugiej strony klient widzi w nas realną osobę. Pomaga to w stworzeniu bardziej otwartej relacji.  Dzięki wideorozmowie jesteś w stanie określić potrzeby klienta, stworzyć więź. Pomagają w tym widoczne gesty, mimika twarzy i ton głosu. Jeszcze jedna wskazówka – podczas pierwszej rozmowy przede wszystkim słuchaj. Dzięki temu zadasz bardziej szczegółowe pytania i ustalisz detale współpracy. Podczas rozmowy zadbaj również o niezbędne zaplecze techniczne:

• naładowany telefon
• naładowany laptop
• dobre źródło internetu
• słuchawki
• cichą przestrzeń do rozmowy

Wymienione składowe zagwarantują Ci komfort rozmowy i możliwość stuprocentowej koncentracji na kliencie.

Odwiedź nasz Fanpage Facebook

Otwórz Fanpage

3. Ustal zasady kontaktu z klientem

Nieodzownym elementem sprawnej komunikacji jest ustalenie zasad kontaktu
i współpracy. Podczas pierwszej rozmowy z klientem:

• określ  terminy komunikacji (na przykład  od poniedziałku do piątku)
• ustal zakres godzin do kontaktu (na przykład 7-16)
• przekaż  komplet dokumentów (umowę współpracy, umowę poufności, RODO)

Dzięki zastosowaniu tych wskazówek zwiększysz szansę na bezproblemową komunikację z klientem. Oszczędzi to również wasz czas i wyeliminujecie niechciane szumy komunikacyjne. Polecam również na późniejszym etapie raportowanie pracy. Zakres i formę raportów również warto ustalić podczas rozmowy.

4. Sprecyzuj preferowane kanały i narzędzia komunikacji

Wspominałam, jak ważne są zasady kontaktu z klientem. Warto również określić, jakimi kanałami i narzędziami będziecie się posługiwać w czasie współpracy.
Jakie są preferencje klienta w tym zakresie? 

Do dyspozycji macie:

• rozmowę  telefoniczną/sms
• wszelkie komunikatory ( na przyklad Messenger, Whats App, Viber)
• wideokonferencje ( na przykład Whats App, Zoom, Skype)
• e-mail
• narzędzia do zarządzania projektami (na przykład Asana, Trello)

Warto określić, jakie kanały i narzędzia będą używane dla danych obszarów aktywności. Po sprecyzowaniu tej części komunikacji staje się ona bardziej przejrzysta. Wiadomo gdzie, czego i w jakim czasie się spodziewać.

Narzędzia w pracy Wirtualnej Asystentki

Przeczytaj Artykuł

5. Używaj programów do zarządzania projektami

Mając już ustalone preferowane przez klienta narzędzia do zarządzania projektami – korzystaj z nich systematycznie. Programy typu Asana lub Trello znacznie ułatwiają nie tylko komunikację, ale też codzienną pracę wirtualnej asystentki.
Dzięki programom do zarządzania projektami przede wszystkim masz:

• uporządkowane dokumenty, pliki, projekty
• pewność, że klient na bieżąco widzi efekty twojej pracy
• możliwość szybszego przekazywania informacji zwrotnej

Największym plusem programów do zarządzania projektami jest ułatwienie
i skoordynowanie pracy całego zespołu.

A ty jakie masz wskazówki odnośnie komunikacji z klientem? 

Zapraszam do kontaktu i na moją stronę internetową.